Dokumendihaldustarkvara vs pilvesalvestus: mis on erinevus ettevõtte jaoks?

Paljud ettevõtted alustavad dokumentide hoidmist lihtsast pilvesalvestusest. Google Drive, OneDrive, Dropbox või mõni muu failijagamise lahendus võib olla alguses täiesti piisav. Failid on ühes kohas, neile pääseb ligi kontorist ja kodust ning neid saab kolleegidega jagada.

Aga ühel hetkel tekib küsimus: kas sellest ikka piisab?

Kui dokumente on vähe ja need ei vaja erilist kontrolli, võib pilvesalvestus olla hea lahendus. Kui aga dokumentidega kaasnevad õigused, tähtajad, kinnitused, digiallkirjad, versioonid, metaandmed ja auditivajadus, on vaja juba midagi enamat. Siis ei ole küsimus enam lihtsalt failide hoidmise kohas, vaid kogu dokumentidega seotud töö juhtimises. Siin tulebki mängu dokumendihaldustarkvara.

Pilvesalvestus hoiab faile, dokumendihaldustarkvara juhib dokumente

Pilvesalvestuse peamine eesmärk on lihtne: failid peavad olema kättesaadavad ja jagatavad. See on kasulik, kuid ettevõtte dokumenditöö jaoks sageli liiga vähe.

Dokumendihaldustarkvara vaatab dokumenti laiemalt. Dokument ei ole ainult failinimi ja kaust. Sellel võib olla dokumendi liik, vastutav isik, klient, projekt, versioon, kehtivusaeg, säilitustähtaeg, töövoo staatus, allkirjastamise seis ja auditilogi.

Näiteks lepingu puhul ei huvita ettevõtet ainult see, kus PDF asub. Oluline on ka see, kes lepingu koostas, kas see on kooskõlastatud, kas see on allkirjastatud, kes sellele ligi pääseb, millal see aegub ja kas selle uuendamiseks on meeldetuletus olemas.

Sama kehtib personalidokumentide, kvaliteedidokumentide, juhendite, poliitikate, ostuarvete, projektidokumentide ja juhtkonna materjalide kohta. Need ei ole lihtsalt failid. Need on tööprotsesside osa.

Millal pilvesalvestusest piisab?

Pilvesalvestus võib olla täiesti mõistlik valik, kui ettevõttel on vähe dokumente, kasutajaid on vähe ja dokumentidega ei kaasne keerulisi nõudeid.

Näiteks võib sellest piisata siis, kui failid ei ole eriti tundlikud, neid ei pea ametlikult kinnitama, allkirjastama ega pikalt auditeeritavalt haldama. Kui põhiline vajadus on “paneme faili üles ja jagame lingi kolleegile”, siis võib pilvekaust olla praktiline.

Probleem tekib tavaliselt hiljem. Alguses tundub kaustastruktuur loogiline, aga aastate jooksul tekib sinna sadu või tuhandeid faile. Failinimed ei ole ühtsed. Samast dokumendist on mitu versiooni. Ligipääsuõigused ei ole enam selged. Otsing ei leia õiget dokumenti piisavalt kiiresti. Kinnitusi ja allkirju tuleb taga ajada e-posti teel.

Sellisel hetkel ei ole pilvesalvestus enam mugav lahendus, vaid hakkab ise tööd juurde tekitama.

Millal on vaja dokumendihaldustarkvara?

Dokumendihaldustarkvara muutub vajalikuks siis, kui ettevõte tahab dokumentidega seotud tööd kontrollitult juhtida.

See tähendab näiteks olukordi, kus dokumentidel on kindel elutsükkel: loomine, kooskõlastamine, kinnitamine, allkirjastamine, kasutamine, ülevaatamine, arhiveerimine või kustutamine. Samuti on dokumendihaldustarkvara vajalik siis, kui ettevõttel peab olema hiljem tõendatav ülevaade sellest, kes mida tegi.

Vajadus tekib eriti kiiresti valdkondades, kus dokumentidega kaasneb vastutus. Lepingud peavad olema korrektselt allkirjastatud. Personalidokumendid peavad olema turvaliselt piiratud. ISO ja kvaliteedidokumendid peavad olema kontrollitud versioonidega. SOP-id ja juhendid peavad läbima kinnituse või tutvumise kinnituse. Projektidokumentide puhul peab olema selge, milline versioon on viimane.

Kui dokument on äriliselt, õiguslikult või sisekontrolli mõttes oluline, vajab see rohkemat kui lihtsalt kausta.

Peamised erinevused pilvesalvestuse ja dokumendihaldustarkvara vahel

Pilvesalvestus vastab peamiselt küsimusele: kus fail asub?

Dokumendihaldustarkvara vastab ka küsimustele: kes vastutab, kes näeb, milline versioon kehtib, kas dokument on kinnitatud, kas see on allkirjastatud, millal seda tuleb uuendada ja mida sellega on tehtud?

Digiallkirjastamine ei peaks olema eraldi maailm

Eestis on digiallkirjastamine igapäevane osa äritegevusest. Seetõttu on Eesti ettevõtte jaoks väga oluline, et dokumendihaldustarkvara ei käsitleks allkirjastamist kui kõrvalist tegevust.

Kui dokumendid luuakse ühes süsteemis, kooskõlastatakse teises, allkirjastatakse kolmandas ja salvestatakse lõpuks neljandasse kohta, tekib palju tarbetut liikumist. Fail laetakse alla, saadetakse edasi, allkirjastatakse eraldi platvormil, laaditakse tagasi üles ja siis loodetakse, et õige versioon jõudis õigesse kausta.

See on ebamugav ja tekitab riske.

Palju parem on, kui dokument tekib, liigub ja allkirjastatakse samas keskkonnas. Näiteks saad luua või muuta dokumendi Microsoft 365 abil otse Folderitis, lisada sellele metaandmed, saata selle kooskõlastamisele, kinnitamisele või allkirjastamisele ning hoida kogu protsessi ühes kohas.

Folderitis saab kasutada töövooge ning saata dokumente allkirjastamisele. Eesti ja Balti turu jaoks on eriti oluline, et allkirjastada saab Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-ID abil. Vajadusel saab allkirjastama kutsuda ka väliseid inimesi, kes ei ole Folderiti kasutajad. Nii saab näiteks klient, partner, juhatuse liige või tarnija dokumendi allkirjastada ilma, et kogu dokumendihalduskeskkonda peaks talle eraldi kasutajakontona avama.

See muudab allkirjastamise keskseks, lihtsaks ja kontrollitavaks. Eraldi digiallkirjastamise platvormi kasutamine ei pea olema vajalik iga kord, kui dokument vajab ametlikku allkirja.

Kooskõlastamine, kinnitamine ja allkirjastamine ühes süsteemis

Ettevõtte dokumentidega seotud töö ei ole tavaliselt ainult üks tegevus. Sageli peab dokument liikuma mitme inimese vahel.

Näiteks võib leping vajada kõigepealt müügijuhi kooskõlastust, siis juhatuse kinnitust ja lõpuks kliendi allkirja. Personalipoliitika võib vajada HR-i ettevalmistust, juhtkonna kinnitust ja töötajate tutvumise kinnitust. Kvaliteedidokument võib vajada ülevaatust, parandusi ja lõplikku kinnitamist.

Kui seda kõike tehakse e-posti ja eraldi tööriistadega, kaob ülevaade kiiresti. Keegi peab käsitsi jälgima, kelle vastus on puudu, milline failiversioon on õige ja kuhu allkirjastatud dokument lõpuks salvestati.

Dokumendihaldustarkvara teeb selle töö palju selgemaks. Töövoog määrab, kes peab midagi tegema ja mis järjekorras. Dokument jääb süsteemi. Otsused ja tegevused jäävad jälgitavaks. Allkirjastatud versioon ei kao kellegi postkasti, vaid jääb õigesse kohta koos muu dokumendi ajalooga.

See ongi suur erinevus failide hoidmise ja dokumentide juhtimise vahel.

Metaandmed teevad dokumendid leitavaks

Tavalises pilvekaustas sõltub dokumentide leidmine sageli failinimest ja kaustast. Kui failinimi on kehv või dokument on vales kaustas, võib selle leidmine võtta kaua aega.

Dokumendihaldustarkvaras saab dokumentidele lisada metaandmeid. Need on dokumendi kohta käivad lisaväljad: kliendi nimi, lepingu number, dokumendi tüüp, osakond, projekt, vastutav isik, kuupäev, staatus või säilitustähtaeg.

See muudab otsingu palju praktilisemaks. Sa ei pea meenutama täpset failinime. Saad otsida näiteks kõik ühe kliendi lepingud, kõik kinnitamist ootavad dokumendid, kõik järgmisel kuul aeguvad lepingud või kõik kindla osakonna personalidokumendid.

Kui süsteem toetab ka OCR-i, saab otsida teksti ka skaneeritud dokumentide ja pildipõhiste PDF-ide seest. See on väga oluline ettevõtetele, kellel on palju vanu dokumente, skaneeritud lepinguid, arveid või kvaliteedidokumente.

Õiguste haldus on rohkem kui jagamislink

Pilvesalvestuses on lihtne linki jagada. Aga ettevõtte jaoks ei ole alati küsimus selles, kuidas dokument kiiresti kellelegi kätte saada. Küsimus on selles, kas õige inimene saab õige ligipääsu õigeks ajaks ja õiges ulatuses.

Dokumendihaldustarkvara võimaldab õigusi täpsemalt juhtida. Kas kasutaja võib dokumenti ainult vaadata? Kas ta võib selle alla laadida? Kas ta võib muuta? Kas ta võib jagada edasi? Kas ligipääs peaks aeguma? Kas välisele osapoolele piisab ainult allkirjastamise kutsest, mitte ligipääsust kogu kaustale?

Sellised küsimused muutuvad oluliseks kohe, kui dokumentides on tundlikku infot. Personalidokumendid, finantsdokumendid, lepingud, meditsiini- või laboridokumendid, juhatuse materjalid ja kliendifailid ei tohiks liikuda kontrollimatult.

Lihtne jagamine on hea. Kontrollitud jagamine on parem.

Auditilogi annab hiljem vastused

Üks suur erinevus pilvesalvestuse ja dokumendihaldustarkvara vahel on tõendatavus.

Kui tekib küsimus, kes dokumenti vaatas, muutis, kinnitas, allkirjastas või alla laadis, peab ettevõttel olema võimalik sellele vastata. Eriti oluline on see auditite, vaidluste, sisekontrolli, ISO nõuete, infoturbe ja kvaliteedijuhtimise puhul.

Auditilogi ei ole lihtsalt tehniline detail. See annab ettevõttele kindluse, et dokumentidega seotud tegevused ei jää nähtamatuks. Kui midagi on tehtud, on sellest jälg. Kui keegi peab otsuse tegema, on näha, kas ja millal ta selle tegi.

Tavaline kaustastruktuur ei anna tavaliselt sama selget ülevaadet dokumendi elust.

Levinud probleemid, kui ettevõte jääb liiga kauaks ainult kaustade juurde

Kõige tavalisem probleem on versioonisegadus. Kui sama dokumenti saadetakse e-postiga edasi-tagasi või hoitakse mitmes kaustas, ei ole lõpuks selge, milline on viimane versioon.

Teine probleem on nõrk otsing. Failid on olemas, aga nende leidmine sõltub sellest, kas keegi mäletab õiget nime või kausta.

Kolmas probleem on ligipääsude kontroll. Aastate jooksul jagatakse kaustu ja faile paljude inimestega, aga keegi ei tea täpselt, kellel on endiselt ligipääs.

Neljas probleem on töövoogude puudumine. Kooskõlastused, kinnitused ja allkirjad liiguvad eraldi e-kirjades. Dokument ise võib olla ühes kohas, otsus teises ja allkirjastatud versioon kolmandas.

Viies probleem on see, et digiallkirjastamine muutub eraldi protsessiks. Dokument laetakse alla, allkirjastatakse väljaspool süsteemi ja laaditakse tagasi. See katkestab dokumendi tervikliku elutsükli.

Dokumendihaldustarkvara eesmärk on need katkestused ära vähendada.

Folderit kui samm pilvesalvestusest päris dokumendihalduseni

Folderit sobib ettevõttele, kes tahab pilvelahenduse mugavust, kuid vajab rohkem kontrolli kui tavaline failikaust pakub.

Folderitis saab dokumente turvaliselt hoida, kirjeldada metaandmetega, otsida OCR-i abil, hallata versioone, määrata ligipääsuõigusi, kasutada töövooge, lisada meeldetuletusi, jälgida auditilogi ja hallata dokumentide säilitamist.

Eriti oluline on Eesti ettevõtete jaoks see, et dokumentide allkirjastamine ei pea toimuma eraldi platvormil. Folderitis saab dokumente saata allkirjastamisele ja kasutada Smart-ID, ID-kaardi ning Mobiil-ID võimalusi. Allkirjastama saab kutsuda ka väliseid inimesi, kes ei ole Folderiti kasutajad.

See tähendab, et dokumendi töö võib toimuda ühes keskkonnas: lood dokumendi Microsoft 365 abil Folderitis, lisad vajalikud metaandmed, saadad selle kooskõlastamisele või kinnitamisele, kutsud vajadusel välised osapooled allkirjastama ning hoiad lõpliku allkirjastatud dokumendi samas süsteemis.

Nii ei ole dokumendihaldus, kooskõlastamine ja digiallkirjastamine kolm eraldi tegevust kolmes eraldi kohas. Need muutuvad üheks selgeks protsessiks.

Kokkuvõtteks

Pilvesalvestus on hea koht failide hoidmiseks ja lihtsaks jagamiseks. Aga kui ettevõtte dokumendid vajavad õigusi, versioone, metaandmeid, töövooge, digiallkirjastamist, auditilogi ja säilitustähtaegu, jääb tavalisest kaustapõhisest lahendusest sageli väheks.

Dokumendihaldustarkvara ei vasta ainult küsimusele, kus fail asub. See aitab vastata ka sellele, kes vastutab, kes näeb, milline versioon kehtib, kas dokument on kooskõlastatud, kas see on allkirjastatud ja mida sellega on tehtud.

Eesti ettevõtte jaoks on eriti oluline, et dokumendihaldus ja digiallkirjastamine töötaksid koos. Kui Smart-ID, ID-kaardi ja Mobiil-IDga allkirjastamine, väliste inimeste allkirjastama kutsumine, kooskõlastused, kinnitused ja Microsoft 365 dokumenditöö toimuvad ühes süsteemis, muutub kogu dokumentidega töötamine lihtsamaks ja usaldusväärsemaks.