Es ist leicht einzusehen, warum ein digitales Dokumentenmanagementsystem das traditionelle Papiersystem schlägt. Auch nur einen Tag damit zu verbringen, eine verlegte oder falsch abgelegte Seite aufzuspüren, zu fotokopieren, abzuheften, dem gesamten Team zuzustellen oder zu versuchen, bei einem Brand oder einer Überschwemmung verloren gegangene Dokumente wiederzufinden, wäre für die meisten Menschen überzeugend genug, um den Wechsel zu einem papierlosen Büro zu vollziehen.
Aber warum ist die Online-Dokumentenverwaltung besser als die Speicherung digitaler Daten auf der Festplatte Ihres Computersystems oder in einem externen Speichersystem? Nun, wenn Sie Ihre digitalen Dokumente nur auf Ihrem Computer oder lokalen Server aufbewahren, setzen Sie sich verschiedenen Risiken aus: Systemausfall, Überschwemmung, Feuer, Einbruch oder einfach nur das Risiko, dass Unbefugte sie einsehen.
Was würde außerdem passieren, wenn Sie ein Dokument für einen potenziellen Kunden erstellen müssten, während Sie nicht im Büro sind? Könnte Ihr mobiles Gerät auf die Dateien auf Ihrer Festplatte zugreifen? Nein, das kann es nicht, und Sie würden Gefahr laufen, den Kunden zu verlieren!
Außerdem steigen die Kosten für die Hosting-Lösungen, die Software, die Sie für Ihre üblichen Dokumentenverwaltungssysteme installieren müssen, ist schon morgen veraltet, und Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens haben keine zuverlässige Möglichkeit, auf Ihre Unternehmensdokumente zuzugreifen.
Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Geld Sie sparen könnten, wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem wie Folderit nutzen würden. Anstatt nach Dokumenten zu suchen, könnten Sie sich um neue Kunden bemühen oder kreative neue Werbung entwickeln!
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