Was haben das Gesundheitswesen, Sozialdienste, Finanz- und Versicherungsdienste, Rechtsdienste und die Wissenschaft gemeinsam? Sie verlassen sich immer noch stark auf physische Dokumente für ihren laufenden Betrieb. Trotz der Zurückhaltung dieser Branchen beim Umstieg auf die Digitalisierung gibt es gute Gründe für das Scannen von Dokumenten und die Speicherung in der Cloud.
Warum sind einige Branchen immer noch papierlos?
Auch wenn es im Jahr 2025, in dem Lösungen wie Folderit die Verwaltung von Dokumenten unglaublich einfach machen, ein Selbstläufer zu sein scheint, sind einige Branchen aus verschiedenen Gründen immer noch auf physische Dokumente angewiesen:
- Regulatorische Anforderungen
Einige Branchen wie das Gesundheits- und Finanzwesen unterliegen strengen Vorschriften (z.B. HIPAA für das Gesundheitswesen), die die Führung von physischen Aufzeichnungen vorschreiben. Diese Anforderungen erfordern oft eine nasse Unterschrift und eine Dokumentation in Papierform. - Kostenüberlegungen
Die finanzielle Belastung durch die Digitalisierung von Systemen kann beträchtlich erscheinen, insbesondere für Unternehmen mit etablierten papierbasierten Prozessen. - Kulturelle Trägheit
Langjährige Gewohnheiten und Widerstand gegen Veränderungen spielen eine Rolle bei der anhaltenden Abhängigkeit von Papier. - Technologische Beschränkungen
Ältere Systeme lassen sich möglicherweise nicht nahtlos in moderne digitale Tools integrieren. - Wahrgenommene Vertrauenswürdigkeit von Papier
Einige Unternehmen halten das physische Vorhandensein von Dokumenten für zuverlässiger und weniger anfällig für Verlust oder Fälschung im Vergleich zu digitalen Dateien. - Hybride Modelle
Einige Unternehmen verwenden hybride Modelle, die digitale Tools mit physischen Dokumenten kombinieren.
Business Case für das Scannen von Dokumenten und Cloud-Speicher
Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als heute, um vollständig auf die Digitalisierung umzusteigen, denn sie ist aus einer Vielzahl von Gründen äußerst sinnvoll:
Kosteneinsparungen
Eine Umfrage hat ergeben, dass ein Unternehmen durch die Umstellung auf die Digitalisierung pro Jahr und Mitarbeiter 7.500 Dollar an Kosten für die Papierverwaltung einspart, was bedeutet, dass die Umstellung auf die Digitalisierung für große Unternehmen unglaublich kosteneffizient ist.
Darüber hinaus können Unternehmen die Kosten sparen, die mit der Verwaltung des physischen Speicherplatzes für die Speicherung und Zuweisung von Dateien verbunden sind.
Durch das Scannen und Speichern der Dokumente in der Cloud entfällt die Notwendigkeit von Vor-Ort-Lösungen, was Kosten für Nebenkosten und Miete spart.
Effizienter
Die Arbeit mit physischen Dokumenten erfordert jemanden, der das System gut genug kennt, um Etiketten, Sicherheit und Verwendung zu verfolgen und zu verwalten, während sich die Zusammenarbeit darauf beschränkt, das Dokument physisch anzusehen, ohne dass kontrolliert werden kann, wer was sehen darf.
Die digitale Dokumentenverwaltung ermöglicht es Mitarbeitern, über eine von überall auf der Welt zugängliche Weboberfläche schnell nach Dokumenten zu suchen und diese abzurufen, Genehmigungen einzuholen, Prüfungen durchzuführen, Zugriffsrechte zu vergeben und zusammenzuarbeiten.
Mehr Sicherheit
Vor Ort installierte Systeme können durch Cyber-Bedrohungen und Naturkatastrophen gefährdet sein, da sie an ihre Hardware und ihren Standort gebunden sind.
Eine Cloud-basierte Lösung für die Dokumentenverwaltung ist jedoch durch eine 256-Bit-Verschlüsselung auf Bankenniveau gesichert, die funktionell unangreifbar ist. Die Digitalisierung hat den zusätzlichen Vorteil, dass die Dokumente vor Naturkatastrophen wie Bränden oder Überschwemmungen geschützt sind, da die Speichereinrichtungen für Cloud-Server speziell für den Schutz vor solchen Ereignissen ausgelegt sind.
Vorteile für die Umwelt
Die weltweite Jahresproduktion von Papier und Pappe beträgt mehr als 400 Millionen Tonnen, was zwei Blatt Papier pro Person und Stunde entspricht.
Die Papierindustrie verbraucht 13%-15% der weltweiten Holzproduktion und trägt damit zur raschen Abholzung der Wälder bei.
Die Digitalisierung ist nachhaltiger, verbraucht keine natürlichen Ressourcen und ist generell effizienter.
Konformität und Zugänglichkeit
Vollständig digitalisierte Unternehmen haben es leichter, die Branchenvorschriften einzuhalten, die sicherstellen, dass Dokumente leicht durchsuchbar und abrufbar sind, insbesondere wenn es darum geht, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.
Auch der schnelle Zugriff auf digitale Aufzeichnungen, wie z.B. eine leistungsstarke OCR-fähige Suche, die es einfach macht, jedes Dokument aus dem Archiv sofort aufzuspüren, gekoppelt mit Prüfpfaden, erleichtert die Durchführung und Navigation einer Prüfung.
Skalierbarkeit
Die Skalierung eines Unternehmens, das auf physischen Dokumenten basiert, verursacht astronomische Kosten für Infrastruktur und Humanressourcen. Eine Cloud-basierte Lösung hingegen lässt sich mit einem einfachen Mausklick vergrößern oder verkleinern.
Flexibilität für Fernarbeit
Digitale Dokumente sind über einen Cloud-Speicher überall auf der Welt zugänglich, wo eine funktionierende Internetverbindung und ein Webbrowser vorhanden sind. Das System ist plattform-, betriebssystem- und hardwareunabhängig und ermöglicht es Mitarbeitern, aus der Ferne und flexibel zu arbeiten, ohne die Sicherheit oder Effizienz zu beeinträchtigen.
Schulung und Implementierung
Die Umstellung auf digitale Systeme erfordert eine Investition in Schulungen, Technologieanpassungen und möglicherweise die Einstellung entsprechender Fachleute oder Berater. Ein umfassendes Schulungsprogramm sorgt jedoch für einen reibungslosen Übergang zu neuen Tools und Prozessen.
Durch das Scannen von Dokumenten und die Speicherung in der Cloud können Unternehmen papierlos arbeiten und ihre Abhängigkeit von physischen Dokumenten auf ein Minimum reduzieren. Davon profitieren sie selbst und die Umwelt in Form von Arbeitszeit und eingesparten Ressourcen.
Folderit ist ein überzeugendes Argument für das Scannen von Dokumenten und die Speicherung in der Cloud, da es dafür sorgt, dass Sie vollständig papierlos arbeiten können.
