Politika čuvanja dokumenata definiše koje zapise vaša organizacija čuva, zašto ih čuva, koliko dugo ostaju neophodni i ko ovlašćuje uništavanje. Politika postavlja pravila; raspored čuvanja ih primjenjuje na pojedinačne kategorije zapisa.
Predložak prilagodite zajedno s odgovornima za dokumentaciju, pravne poslove, zaštitu podataka i poslovne procese. Ne određuje jedan rok za sve dokumente. Nakon odobrenja politike pogledajte vodič za provedbu čuvanja u DMS-u.
Obrazac politike čuvanja dokumenata
Svrha i obim
Definirajte poslovne subjekte, lokacije, kategorije zapisa i obuhvaćene sisteme. Uključite papirne zapise, e-poštu, dijeljene diskove, aplikacije u oblaku, izvezene datoteke i relevantne kopije na uređajima. Identifikujte mjerodavnu kopiju kada zapisi postoje na nekoliko mjesta.
Odgovornosti
Imenujte osobu odgovornu za politiku, njenog odobravatelja i odgovorne osobe za svaku kategoriju zapisa. Odredite ko održava raspored, primjenjuje tehničke postavke, razmatra izuzetke i odobrava uništavanje. Navedite kontakt za pitanja i moguće greške.
Raspored čuvanja
Popunite unos rasporeda za svaku kategoriju. Primjeri u nastavku pokazuju pitanja koja treba riješiti; nisu zakonski rokovi čuvanja.
Pomjerite tabelu vodoravno da uporedite sve četiri kolone.
| Kategorija zapisa | Početni događaj koji treba definirati | Osnova koju treba provjeriti | Odgovorna osoba i završna radnja |
|---|---|---|---|
| Finansijska i poreska evidencija | Relevantni događaj prijave, izvještavanja ili transakcije. | Primjenjiva porezna i računovodstvena pravila u jurisdikciji. | Finansije; odobrena provjera ili uništavanje. |
| Ugovori | Istek, prekid ili drugi definirani događaj. | Ugovorni zahtjevi, rokovi zastare i sektorska pravila. | Pravna služba ili osoba odgovorna za ugovor; provjera prije uništavanja. |
| Evidencija o zapošljavanju | Događaj određenog zapisa, kao što je prestanak radnog odnosa. | Zapošljavanje, platni spisak i zahtjevi privatnosti. | Ljudski resursi; pregled i uništavanje uz ograničen pristup. |
| Politike i odobrenja | Zamjena, povlačenje ili završetak relevantnog procesa. | Potrebe dokazivanja poslovanja i primjenjiva sektorska pravila. | Osoba odgovorna za politiku; kontrolisano arhiviranje ili uništavanje. |
Za svaki dovršeni unos zabilježite trajanje, definiciju pokretača, nadležnost, izvor i datum provjere, poslovno opravdanje, lokaciju sistema, pravila izuzetaka, odobravatelja i datum pregleda. Odvojite minimalni zakonski period od opravdane odluke da se zadrži duže.
Očuvanje i izuzeci
Definirajte kako se nalog za očuvanje izdaje, evidentira, provodi i ukida. Navedite obuhvaćene zapise i odgovorne osobe u svim sistemima. Objasnite kako se obustavlja redovno uništavanje, ko odobrava izuzetke i kako se razmatraju neriješeni slučajevi.
Uništavanje i dokazi
Opišite proces odobrenja i sigurnog uništavanja za svaki medij. Definirajte dokaze koji se zadržavaju nakon uništavanja i rukovanje duplikatima, izvozima i rezervnim kopijama. Odredite kako se prijavljuje neispravno brisanje i kako se kontrolira vraćanje.
Obuka i održavanje
Učinite politiku dostupnom osoblju i izvođačima koji vode evidenciju. Postavite interval pregleda i zahtijevajte pregled nakon relevantnih zakonskih, ugovornih, organizacijskih ili sistemskih promjena. Zabilježite odobrenje politike i povijest verzija.
Odaberite periode iz važećih pravila
Nazivi kao što su GDPR, HIPAA ili porezni zakon nisu zamjenjivi rasporedi čuvanja. Odredite da li se pravilo primjenjuje na organizaciju i na određeni zapis. Zamolite odgovornog pravnog vlasnika ili vlasnika dokumentacije da riješi sukobe prije postavljanja automatskog uništavanja.
Načela GDPR-a Evropske komisije (na engleskom) povezuju čuvanje ličnih podataka sa svrhom i zakonskim obavezama. Odredite rokove za preispitivanje ili brisanje. Čuvanje svega zauvijek nije opće rješenje.
Za konkretan primjer varijacije, smjernice za vođenje evidencije IRS-a (Sjedinjene Američke Države, engleski) razlikuju nekoliko američkih poreznih scenarija. Sedmogodišnji period koji se tamo spominje ne primjenjuje se automatski na sve poslovne evidencije ili zemlje.
Kontrolna lista za pregled politike od 14 tačaka
- Opseg: imenovani su svi relevantni entiteti, lokacije i formati zapisa.
- Inventar: tim zna gdje se nalaze mjerodavni zapisi i kopije.
- Odgovornosti: svaka kategorija zapisa ima imenovanu odgovornu osobu iz poslovnog procesa.
- Nadležnost: svaki unos u rasporedu identificira primjenjivi pravni kontekst.
- Izvori: obaveze su dokumentovane sa izvorom i datumom pregleda.
- Početni događaji: računanje svakog roka počinje od nedvosmislenog događaja.
- Trajanje: odabrani period ima odobreno opravdanje.
- Privatnost: nepotrebno čuvanje ličnih podataka kritički se preispituje.
- Očuvanje: nalozi za očuvanje i izuzeci obuhvataju sve relevantne kopije.
- Dozvole: samo ovlaštene osobe mogu mijenjati pravila ili uništavati zapise.
- Odlaganje: odobrenje, metoda i dokazi su definisani.
- Sigurnosne kopije i uređaji: definirani su istek kopija i vraćanje podataka.
- Obuka: korisnici znaju kako klasificirati zapise i prijaviti probleme.
- Pregled: odgovorna osoba, interval i provjere nakon promjena održavaju politiku ažurnom.
Stavite odobrenu politiku u funkciju
Folderit pomaže organizirati zapise u folderima s metapodacima, kontrolirati pristup, tražiti odobrenje politike ili potvrdu čitanja te primijeniti podešene radnje čuvanja. Odobreni raspored čuvajte odvojeno od softverskih postavki kako bi se svako pravilo moglo povezati s njegovom osnovom.
Za praktične korake—uključujući polja datuma početka, nasljeđivanje mapa i iznimke datoteka—slijedite naš vodič za implementaciju čuvanja dokumenata. Provjerite rezultat s malim testnim skupom prije nego što omogućite široke automatizirane radnje.
Folderitov vodič za automatizaciju čuvanja opisuje početne datume i završne radnje. Prema javnom poređenju paketa, funkcija je uključena u Medium i Tailor. Prije aktivacije provjerite obuhvat stavki i foldera, odabrano polje datuma i izuzetke za datoteke. Pravilo foldera ne podešava automatski zasebno pravilo podfoldera.
Nemojte pretpostavljati da instrukcija za očuvanje automatski suspenduje svako softversko pravilo. Identifikujte zahvaćene zapise, kontrolirajte njihove postavke čuvanja i pristup, zabilježite izuzetak i testirajte da ih uobičajeno uništavanje ne može ukloniti. Primijenite odobreni proces i na druge sisteme, izvoze i sigurnosne kopije.
