Upravljanje dokumentima obuhvata procese i alate kojima organizacija prikuplja, organizuje, kontroliše i prati dokumente tokom celog životnog ciklusa: od izrade, pregleda i odobrenja do korišćenja, čuvanja, arhiviranja ili brisanja. Nije dovoljno samo pronaći datoteku. Potrebno je znati koja je verzija aktuelna, ko joj može pristupiti, koje su odluke donete i koliko dugo dokument mora ostati dostupan.
Sistem za upravljanje dokumentima, ili DMS, obezbeđuje softver za ove zadatke. Organizacija i dalje definiše odgovornosti, pravila pristupa i procedure. Ovaj vodič objašnjava životni ciklus, osnovne kontrole i praktičan način da odlučite šta je vašem preduzeću potrebno.
Upravljanje dokumentima i skladištenje datoteka: u čemu je razlika?
Skladištenje datoteka pruža mesto za čuvanje i deljenje informacija. Upravljanje dokumentima dodaje kontrolisan proces oko tih informacija. Razlika zavisi od funkcija koje konfigurišete, a ne samo od kategorije proizvoda: platforme za skladištenje u oblaku i platforme za saradnju takođe mogu da obezbede istoriju verzija, dozvole, zapise revizije ili alate za zadržavanje, u zavisnosti od njihovog plana i podešavanja.
Korisno poređenje je da li vaš izabrani sistem može pouzdano da odgovori na određena pitanja:
- Koja verzija je aktuelna, a koja je odobrena?
- Ko je to odobrio, kada i u okviru kog procesa?
- Koje relevantne radnje su zabeležene, sa čijim identitetom i vremenskom oznakom?
- Ko može da pregleda, preuzme, promeni ili otpremi dokument?
- Koje pravilo zadržavanja se primenjuje i ko odlučuje kada se dokument sme obrisati?
Na primer, zamolite kolegu da pronađe odobrenu verziju procedure i dokaze o njenom odobrenju. Ako to zahteva pretragu nekoliko prijemnih sandučića i pitanje njegovog autora, proces treba poboljšati. Sam naziv softvera ne dokazuje da proces funkcioniše.
| Područje | Šta proveriti u stvarnom podešavanju |
|---|---|
| Čuvanje i deljenje | Gde se čuvaju datoteke, ko može da ih deli i kako se kontroliše spoljni pristup. |
| Verzije | Kako se aktuelne i starije verzije identifikuju, preuzimaju i povezuju sa odobrenjem. |
| Odluke | Kako se evidentiraju pregled, odobrenje, potvrda upoznavanja i potpis. |
| Pristup i revizija | Šta svaka uloga može da uradi i koji događaji se snimaju i dostupni su ovlašćenim korisnicima. |
| Rokovi čuvanja | Koje stavke pravilo pokriva, kada počinje period i šta se dešava na njegovom kraju. |
| Plan i obim integracije | Da li je potrebna kontrola uključena, opciona, konfigurisana ili zavisi od druge usluge. |
Proces upravljanja dokumentima u šest faza
Upravljanje dokumentima je stalni životni ciklus, a ne jednokratna vežba. Praktični proces definiše šta se dešava u svakoj od ovih faza.
1. Prijem
Prikupljanje je način na koji dokument ulazi u kontrolisano okruženje. Može uključivati otpremljenu digitalnu datoteku, skenirani papirni dokument, prilog e-pošte ili dokument kreiran od šablona. Ti putevi moraju biti verifikovani za određeni proizvod i integraciju. Definišite destinaciju, ko dostavlja dokument i minimum informacija potrebnih pri prijemu.
Optičko prepoznavanje znakova (OCR) može učiniti tekst u skeniranom dokumentu pretraživim. To ne uklanja potrebu za proverom čitljivosti ili proverom važnih izdvojenih informacija. Testirajte reprezentativna skeniranja, uključujući pečate, iskrivljene stranice i starije PDF-ove.
2. Organizacija
Organizacija daje dokumentu logičnu lokaciju i identitet koji se može pretraživati. Strukture fascikli, pravila imenovanja, numerisanje i metapodaci doprinose tome. Metapodaci mogu uključivati tip dokumenta, odeljenje, projekat, kupca, vlasnika ili datum pregleda.
Ugovor sa dobavljačem, na primer, može da ostane u jednoj fascikli dok njegov dobavljač, osoba odgovorna za ugovor i datum isteka pružaju druge načine da ga pronađete. Počnite sa poljima koje ljudi mogu dosledno održavati. Definišite ko ispravlja nedostajuće ili netačne unose.
3. Skladištenje
Skladištenje se odnosi na to gde se informacije čuvaju i kako su zaštićene. Procenite šifrovanje, rezervne kopije, aranžmane oporavka, administratorski pristup i lokacije na kojima servis i rezervne kopije rade. Potvrdite ugovorne zahteve sa dobavljačem.
Usluga u oblaku, namensko okruženje i instalacija u sopstvenoj infrastrukturi podrazumevaju različite odgovornosti i ugovorni obim. Proverite ko upravlja infrastrukturom, ažuriranjima i oporavkom i gde se podaci obrađuju.
4. Tok rada
Tok posla je način na koji se dokumenti kreću kroz pregled, odobrenje, potvrdu upoznavanja ili potpisivanje. Konfigurišite primaoce, redosled, rokove i rukovanje izuzetcima umesto da se oslanjate na ljude da rekonstruišu odluke iz poruka.
Hipotetičko ažuriranje procedure može ići imenovanim recenzentima, zatim odobravaocu, a zatim zaposlenima koji moraju da potvrde da su se s njom upoznali. To su različite akcije. Pre upotrebe kombinovanog procesa, proverite podržane metode, plan i konfiguraciju, uključujući šta se dešava nakon odbijanja ili revidirane verzije.
5. Pronalaženje
Pronalaženje informacija zavisi od pravilnog prikupljanja i organizovanja dokumenata. Pretraživanje celog teksta, OCR indeksiranje, metapodaci i srodni zapisi pomažu ljudima da pronađu informacije bez poznavanja originalne fascikle. Pretraga treba da poštuje pristup korisnika.
Folderit kombinuje pretragu metapodataka sa pretragom celog teksta i OCR (engleski). Procenite to sa sopstvenim dokumentima i normalnim korisničkim nalogom, a ne samo administratorskim nalogom.
6. Čuvanje i uklanjanje
Zadržavanje definiše koliko dugo se zapis čuva, koji događaj pokreće taj period i šta se dešava nakon toga. Tačno pravilo zavisi od evidencije, svrhe, nadležnosti i primenljivih obaveza. Ne postoji jedinstveni period čuvanja za svu finansijsku evidenciju ili evidenciju zaposlenih.
Tamo gde se primenjuje GDPR, njen princip ograničenja skladištenja u članu 5 (na engleskom) je zasnovan na svrsi; nije univerzalni broj godina. Organizacija mora da identifikuje relevantne dužnosti, ograničenja i izuzetke pre konfigurisanja odlaganja.
Podešavanja zadržavanja Folderit (engleski) mogu da koriste definisana polja datuma i konfigurisane krajnje akcije, sa ograničenjima obima i plana. Potvrdite koje stavke i podfoldere su pokrivene. Za trajno brisanje je potrebna posebna pažnja: konfigurisani tajmer ne odlučuje da li zakonsko ograničenje ili nerešena stvar dozvoljavaju uništavanje.
Sedam osnovnih komponenti DMS-a
Kontrola verzija
Kontrola verzija drži revizije zajedno tako da korisnici mogu razlikovati najnoviju verziju od prethodnog rada i oporaviti ili uputiti na ranije stanje kada je to dozvoljeno. Smanjuje oslanjanje na imena datoteka kao što je „Final_v3_REAL_final“.
Trenutna i odobrena su različita svojstva. Dokumentacija o istoriji verzija Folderit (engleski) objašnjava da aktivni zahtev za odobrenje ostaje sa podnetom verzijom ako se otpremi novija verzija. Novija verzija se ne odobrava automatski.
Kontrola pristupa
Kontrola pristupa definiše ko može da vidi ili deluje na dokument, fasciklu ili drugi resurs. Primenite najmanji pristup koji je osobi potreban, a zatim testirajte rezultat. Kadrovski dokumenti i projektni dokumenti ne bi trebalo da naslede širok pristup samo zato što je to bilo zgodno prilikom podešavanja.
Folderit nudi nivoe dozvola (engleski) uključujući pregled, gledanje uz preuzimanje, uređivanje i samo otpremanje, sa razlikama prema resursima i planu. Testirajte svaku ulogu sa sopstvenim nalogom; ne izvodite njegove dozvole iz administratorskog pogleda.
Revizijski trag
Revizorski trag beleži podržane događaje, povezani identitet i vreme. Proverite stvarne snimljene događaje, pristup evidenciji i dostupne dokaze za vaš proces. Izbegavajte pretpostavku da se svaka moguća radnja u svakoj povezanoj usluzi pojavljuje u jednom dnevniku.
Korisna svakodnevna pitanja uključuju ko je otpremio datoteku, koja je odluka doneta i kada je došlo do promene. Dnevnik podržava odgovornost; organizaciji su i dalje potrebni pouzdani računi i procedure.
Automatizovani tokovi rada
Kontrole toka posla mogu zameniti neformalno traženje odobrenja dodeljenim zadacima i zabeleženim odlukama. Folderit podržava odobrenja dokumenata (engleski) i tokove potvrđivanja upoznavanja (engleski), dok napredniji dizajn zavisi od plana.
Navedite ko postupa, kojim redosledom i šta se dešava kada neko odbije, ne odgovori ili podnese ispravku. Odobrenje, potvrda upoznavanja i elektronsko potpisivanje nisu zamenljivi dokazi.
Pretraga i metapodaci
Pretraga punog teksta i metapodaci pružaju komplementarne načine za pronalaženje informacija. Kvalitet pretrage zavisi od kvaliteta izvora i indeksiranja; kvalitet metapodataka zavisi od smislenih polja i održavanih vrednosti.
AI karakteristike na tržištu variraju. Ako dobavljač nudi klasifikaciju ili ekstrakciju, pitajte koja karakteristika i plan to izvode, koje informacije napuštaju sistem i kako osoba potvrđuje rezultat. Nemojte pretpostavljati da su OCR, AI klasifikacija i poslovno rasuđivanje ista sposobnost.
Automatizovano čuvanje
Automatizacija primenjuje pravilo koje su ljudi definisali: obuhvaćene stavke, datum početka, trajanje i završnu radnju. Testirajte granične uslove pre nego što se oslonite na njih, uključujući revidirane datume, zamene i izuzetke. Radnja arhiviranja i trajno brisanje imaju veoma različite posledice.
Integracije
Procenite veze sa alatkama u kojima posao počinje, kao što su Office aplikacije, e-pošta, CRM ili ERP sistemi. Odvojite ugrađene funkcije od opcionih konektora, prilagođenog API rada i licenci trećih strana. Dostupni API sam po sebi ne stvara radnu integraciju.
Trenutni planovi Folderit odvajaju mogućnosti prema obimu: napredni dizajn toka posla, eForms i pristup API-ju uključeni su u plan Tailor. Uključite kompletan zahtevani obim i sve povezane usluge kada uporedite troškove.
Zašto organizacije ulažu u upravljanje dokumentima
Sledljivost. Jasne verzije, odluke i pravila pristupa pomažu timu da proizvede relevantne dokaze. Kvalitet, privatnost i obaveze specifične za sektor se razlikuju; softver podržava proces, ali ne daje sertifikat ili zakonsku usklađenost.
Efikasnost. Sadržaj koji se može pretraživati i dosledni metapodaci smanjuju potrebu da se od kolega traži kopija, ponavlja rad ili rekonstruiše niti za odobrenje. Procenite poboljšanje svojih zadataka umesto da se oslanjate na opštu tvrdnju o uštedi vremena.
Bezbednost. Definisani pristup, kontrolisano deljenje i snimljene radnje mogu zameniti neformalno kruženje priloga. Pregledajte bezbednosne informacije Folderit i njegov centar za poverenje zajedno sa svojom konfiguracijom i obavezama.
Rast. Kako se osoblje i odeljenja povećavaju, odgovornosti i pronalaženje treba da ostanu razumljivi bez da zavise od sećanja nekolicine ljudi. Upotrebljiva struktura je važnija od dugačke liste karakteristika.
Kome su potrebne ove kontrole?
- Timovi za kvalitet: procedure, uputstva za rad, odobrenja, revizije i potvrde upoznavanja gde je potrebno.
- HR timovi: ograničeni dosijei osoblja, distribucija politika i odgovarajuće definisano zadržavanje.
- Pravni i ugovorni timovi: pouzdane verzije, kontrolisan eksterni pristup, odluke i potpisi.
- Finansije i administracija: fakture, narudžbenice i dokazi koji podržavaju pregled i odobrenje.
- IT i bezbednost: upravljanje nalogom, odvajanje pristupa, obim integracije, oporavak i zahtevi za hostovanje.
Nije svakom preduzeću potreban isti tok rada ili implementacija. Mala organizacija može imati značajne potrebe za dokazima čak i sa malo korisnika; većoj organizaciji će možda biti potrebno postepeno uvođenje u odeljenja.
Kako odabrati sistem
Počnite sa dokumentima koji izazivaju zabunu ili kašnjenje. Identifikujte odgovornu osobu, korisnike, odluke, osetljive informacije i datume. Zatim ih pretvorite u mali skup zadataka koje svaki dobavljač koji uđe u uži izbor mora pokazati.
- Potvrdite opseg. Uskladite neophodne kontrole sa tačnim planom, konfiguracijom i opcionim uslugama.
- Proverite upotrebljivost. Neka ljudi koji će sistem administrirati i koristiti obavljaju svoje zadatke.
- Procenite bezbednost i hosting. Proverite dokaze i odgovornosti za predloženu primenu, uključujući rezervne kopije i oporavak.
- Planirajte implementaciju. Uključite migraciju, čišćenje metapodataka, dozvole, obuku i trajnu odgovornost za administraciju.
- Uporedite ukupne troškove. Uračunajte uključene korisnike, skladište, obim toka posla, povezane usluge i administraciju, bilo da se naplaćuje po korisniku ili po planu.
Koristite prave dokumente i pravi put odobrenja. Zatražite od dobavljača da prikaže tešku pretragu, izmenjenu verziju, ograničen pristup, odbijanje i vraćanje dokaza odluke. Pre širenja procesa na druga odeljenja proverite i obradu grešaka i odbijenih zahteva.
Upravljanje dokumentima je uspešno kada ljudi mogu dosledno da pronađu, koriste i objasne svoje informacije. Počnite sa jednom oblasti kojom se može upravljati, procenite pilot-projekat i proširite sistem uz jasno određene odgovornosti. Možete da razgovarate o upravljanju dokumentima sa timom Folderit da biste planirali relevantnu demonstraciju.
