Što je DocuWare?

DocuWare je sveobuhvatan elektronički sustav za upravljanje dokumentima (DMS) i platforma za automatizaciju tijeka rada za digitalizaciju i upravljanje poslovnim informacijama. Softver DocuWare nudi snažne mogućnosti integracije i prikladan je za različite sektore, poput financija, ljudskih resursa i prodaje. Djeluje kao središnja pohrana u kojoj organizacije sigurno prikupljaju, pohranjuju, indeksiraju i pronalaze dokumente. Osim jednostavne pohrane, DocuWare digitalnim tijekovima rada automatizira poslovne procese poput odobravanja računa i uvođenja zaposlenika.

Dostupan kao SaaS rješenje u oblaku (softver kao usluga) i lokalna instalacija, DocuWare pomaže tvrtkama prijeći na okruženje bez papira pretvaranjem fizičkih dokumenata u digitalni format. Osigurava integritet podataka, podržava regulatornu usklađenost i povezuje odvojene timove sigurnim dijeljenjem informacija. 

Ključne komponente DocuWarea

Platforma DocuWare sastoji se od nekoliko integriranih modula koji zajedno pružaju sveobuhvatan softver za upravljanje dokumentima:

• Digitalni arhivi: To su središnja digitalna spremišta za organiziranu pohranu dokumenata. Djeluju kao baza podataka u kojoj su dokumenti indeksirani i zaštićeni.
• Workflow Manager: Grafički uređivač koji olakšava izradu složenih tijekova rada. Korisnici jednostavno povlače i ispuštaju pojedine elemente u dijagram tijeka bez programerskog znanja.
• Intelligent Indexing: Usluga pokretana umjetnom inteligencijom koja automatski klasificira dokumente i izdvaja podatke (metapodatke) za popunjavanje indeksnih polja.
• E-obrasci: Web-obrasci koji prikupljaju informacije za pokretanje digitalnih tijekova rada bez fizičkog dokumenta.
• Mobilna aplikacija: Izvorna aplikacija koja zaposlenicima omogućuje praćenje novosti, odobravanje zahtjeva i brzo dovršavanje zadataka pri radu na daljinu.

Kako DocuWare radi

Razumijevanje tehničke arhitekture pomaže organizacijama planirati uspješno uvođenje. Sustav DocuWare djeluje prema logici „Unesi, pohrani, upravljaj i automatiziraj”.

• Upravljanje životnim ciklusom dokumenta: Od unosa, dijeljenja, pregleda, odobravanja i arhiviranja do konačnog izlučivanja. DocuWare centralizira upravljanje dokumentima iz bilo kojeg izvora (e-pošta, papir, web-obrasci), izdvaja ključne podatke i strukturirano ih pohranjuje kako bi korisnici odmah pronalazili datoteke i dovršavali zadatke.
• Inteligentna obrada dokumenata (IDP): IDP koristi umjetnu inteligenciju i automatizaciju za poboljšanje unosa, razumijevanja i upravljanja dokumentima, stvarajući brže i točnije tijekove rada. To proširenje DocuWarea učinkovito izdvaja složene, nestrukturirane podatke, čak i s rukom pisanih ili oštećenih stranica, te ih u pozadini klasificira radi kontinuiteta poslovanja.
• Upravljanje zadacima i obavijesti: Automatizacija DocuWarea osigurava da korisnici ne propuste zadatke. Zadaci se grupiraju u automatski ažurirane popise poput „Pregled novih ugovora” ili „Odobravanje dokumenata ljudskih resursa”. Dokumenti se odmah dodaju ili uklanjaju prema kriterijima. Obavijesti e-poštom upozoravaju sudionike na potrebnu pažnju.

Koje su glavne funkcije i mogućnosti DocuWarea?

DocuWare nudi skup alata osmišljenih za upravljanje cijelim životnim ciklusom dokumenta. Nakon uvođenja optimizira tijekove rada s dokumentima i integrira se u postojeće poslovne procese za najveću učinkovitost.

Glavne funkcije i mogućnosti DocuWarea uključuju:

• Intelligent Indexing: Platforma DocuWare koristi umjetnu inteligenciju (AI) i optičko prepoznavanje znakova (OCR) za „čitanje” dokumenata. Automatski prepoznaje ključna podatkovna polja (poput naziva dobavljača, datuma ili ukupnog iznosa) i pretvara ih u strukturirane indeksne pojmove.
• Automatizirana obrada: Sustav može podijeliti skupne skenove u pojedinačne datoteke i usmjeriti ih u odgovarajuću digitalnu ladicu. Time uklanja ručni unos podataka i od početka osigurava pravilno razvrstavanje.

• Upravljanje zadacima: Kada poslovni dokument zahtijeva pažnju (npr. račun koji treba odobrenje), sustav dodjeljuje zadatak odgovornom korisniku.
• Okidači i pravila: Tijekovi rada s dokumentima pokreću se određenim događajima, poput pohrane poslovnog dokumenta ili promjene statusnog polja. Primjerice, ako iznos računa prijeđe zadanu granicu, tijek ga može automatski usmjeriti višem rukovoditelju na pregled.

• Integracije ERP-a i CRM-a: Povezuje se sa sustavima poput SAP-a, Microsoft Dynamicsa, Salesforcea i QuickBooksa.
• Integracija e-pošte: Korisnici mogu pohraniti e-poštu i privitke izravno iz Microsoft Outlooka ili Gmaila u središnju arhivu bez napuštanja klijenta e-pošte.
• Oprema: Softver radi s gotovo svakim skenerom ili višenamjenskim pisačem za unos papirnatih zapisa.

• Pretraživanje cijelog teksta: Pretraživanje bilo koje riječi u sadržaju dokumenta.
• Indeksna polja: Filtriranje prema određenim metapodacima, poput „Datum”, „ID klijenta” ili „Vrsta dokumenta”.
• Prikazi mapa: Pregledavanje tradicionalne strukture mapa koja odražava indeksne podatke.

Koje sigurnosne funkcije ima DocuWare?

DocuWare pruža sigurnost na razini velikih poduzeća za zaštitu osjetljivih poslovnih podataka i pomoć regulatornoj usklađenosti.

• Šifriranje: Svi dokumenti pohranjuju se uz AES šifriranje (256-bitno), američki državni standard za sigurne podatke. Komunikacija klijenta i poslužitelja zaštićena je HTTPS/TLS-om.
• Prava pristupa: Administratori mogu postaviti stroge razine prava. Prema korisničkim ulogama ili grupama kontroliraju tko smije čitati, uređivati, izvoziti ili brisati dokumente.
• Tragovi revizije: Sustav bilježi svaku radnju na dokumentu. Time stvara transparentnu povijest tko je pristupio datoteci i što je promijenio, što je ključno za revizije.
• Pravila čuvanja: Organizacije mogu postaviti automatizirana pravila za čuvanje dokumenata u obveznom roku (npr. 7 godina za porezne zapise), a zatim ih automatski izbrisati. To pomaže ispuniti zahtjeve GDPR-a, HIPAA-e i SOC 2.

Koji su modeli uvođenja DocuWarea?

DocuWare nudi fleksibilan hosting softvera za različite IT strategije.

• DocuWare Cloud: To je model softvera kao usluge (SaaS) smješten na Microsoft Azureu. Nudi visoku skalabilnost, automatska ažuriranja i bez održavanja poslužitelja za klijenta. Idealan je za organizacije koje žele brzo uvođenje bez ulaganja u internu opremu.
• Lokalno uvođenje: Za organizacije koje traže izravnu kontrolu poslužitelja i pohrane, DocuWare se može instalirati na vlastite poslužitelje tvrtke. Ta verzija pruža iste funkcije kao oblak, ali odgovornost za sigurnosne kopije i održavanje poslužitelja prebacuje na interni IT tim.

Uobičajene primjene DocuWarea

Iako nije vezan uz određenu industriju, DocuWare se često koristi za modernizaciju pojedinih odjela. Pojednostavljivanjem upravljanja dokumentima pomaže korisnicima poboljšati poslovne procese, povećati učinkovitost i zadovoljstvo zaposlenika.

• Obveze prema dobavljačima: Automatizacija obrade računa, trostruke provjere podudaranja i usmjeravanja odobravanja radi bržih plaćanja, uklanjanja pogrešaka unosa i uštede troškova ručne obrade.
• Upravljanje ljudskim resursima: Upravljanje evidencijama zaposlenika, automatizacija popisa zadataka uvođenja u posao i sigurna pohrana osjetljivih kadrovskih datoteka.
• Prodaja i upravljanje ugovorima: Centralizacija pohrane ugovora i automatizirani podsjetnici obnove kako se ne bi propustio nijedan rok te praćenje promjena i odobravanja dokumenata u stvarnom vremenu.
• Usklađenost i čuvanje zapisa: Automatski primjenjuje obustavu brisanja zapisa radi poštovanja pravila čuvanja na bilo koji dokument prema metapodacima. To određuje način pohrane, vrijeme označavanja za izlučivanje (brisanje) i osobe koje treba obavijestiti prije radnje.

Tko je ciljna publika DocuWarea?

DocuWare je skalabilan softver za upravljanje dokumentima koji može rasti i služiti tvrtkama svih veličina, od malih i srednjih do velikih poduzeća. Njegova svestranost omogućuje uporabu u različitim sektorima za konkretne potrebe i izazove.

• Zdravstvo: U zdravstvu DocuWare upravlja zapisima pacijenata i osigurava usklađenost s propisima poput HIPAA-e. Poboljšava skrb brzim i sigurnim pristupom ključnim informacijama, unapređujući ukupno zdravstveno iskustvo.
• Financije: Financijske institucije oslanjaju se na DocuWare za pojednostavljivanje obrade računa i pripreme revizija. Osigurava i sigurnost osjetljivih financijskih podataka uz pridržavanje industrijskih standarda.
• Obrazovanje: Obrazovne ustanove koriste DocuWare za učinkovito upravljanje evidencijama učenika i studenata, jednostavnije administrativne procese i bolju komunikaciju odjela, studenata i roditelja.
• Proizvodnja: Proizvođači koriste DocuWare za učinkovitu obradu narudžbi, evidencija zaliha i dokumenata usklađenosti. Time osiguravaju nesmetano poslovanje uz ispunjavanje regulatornih zahtjeva i očekivanja kupaca.