Digiarhiiv: praktiline teejuht turvalise ja kasutajasõbraliku arhiivi loomiseks

Digiarhiiv ei ole “koht, kuhu kõik vanad failid unustada”. Hästi korraldatud digitaalne arhiiv on töökindel mälu, mis aitab vastata auditeerijate küsimustele, tõestada teie organisatsiooni vastavust regulatsioonidele ja leida vajaliku dokumendi sekunditega. Kui olete kunagi otsinud lepingut sadade kaustade seast või muretsenud, kas keegi ehk kustutas midagi kogemata, siis teate, miks korralik digiarhiiv oluline on.

Mis on digiarhiiv?

Digiarhiiv on reeglite ja tööriistade kogum, millega säilitate, kaitsete ja teete kättesaadavaks oma organisatsiooni olulised dokumendid kogu nende elutsükli vältel. See tähendab: arusaadavad säilitustähtajad, selge versiooniajalugu, logid/kontrolljäljed, usaldusväärne varundus, detailne auditeeritavus ja kontrollitud ligipääs. Õigesti üles ehitatud digiarhiiv säästab aega ja raha ning vähendab õigus- ja mainekahju riski.

Digiarhiiv Folderit DHSiga: kasutusmugav ja turvaline

Meie lähenemine on lihtne — arhiiv peab olema nii mugav, et inimesed seda päriselt kasutada sooviks ja nii turvaline, et IT ja compliance magavad rahulikult. Folderitis saate dokumente sirvida ja eelvaadata brauseris, vajadusel piirata allalaadimist (nt lubada ainult süsteemisisest eelvaadet), seadistada rollipõhised õigused  ning jagada turvaliselt ka väliste osapooltega ajutiste avalike linkide kaudu. Kõik toimingud jäävad audit-logisse.

Turvalisus on mitmekihiline: 256-bitine krüpteerimine salvestatud andmetele, krüpteeritud EV SSL-ühendused, kahefaktoriline autentimine, SSO (Entra ID/Azure AD, Google, Okta), IP-põhised ligipääsupiirangud, dünaamiline vesimärk eelvaadetele ja allalaadimistele ning kolmekordsed varundused AWS-is. Saadaval nii standardteenusena kui ka single-tenant instantsina või suuremate asutuste puhul lausa etetvõtte oma serverisse paigaldatuna.

Otsitavus ja metaandmed: digiarhiivi süda

Arhiiv ei tohi olla must kast. Folderitis on mitmekeelne OCR tekstituvastus, mis muudab skaneeringud ja pildid ka sisu järgi otsitavaks. Saate lisada ka kohandatud metaandmed (nt lepingupartner, kehtivusaeg, projekt, versioon, klassifikaator), salvestada need kaustapõhise mallina ja filtreerida ning leida dokumente hetkega! Dokumentide vahele saab luua ka seosed, nt leping + lisa + hinnapakkumine + akt.

Säilitustähtajad ja vastavus: digiarhiiv, mida audiitorid armastavad

GDPR, ISO 27001 või sisemised poliitikad – teie digiarhiiv peab neid toetama. Folderitis saate säilitustähtajad automatiseerida kaustatasemel: tähtaja saabudes arhiveeritakse fail määratud asukohta või kustutatakse see vastavalt teie seadetele. Versiooniajalugu on piiramatu, nii et saate alati naasta eelmise versiooni juurde. Kontrolljälg on allalaaditav ja vastab hetkega küsimustele “kes, mida ja millal”.

Töövood ja e-allkirjad arhiivi igapäevas: mitte ainult “lõppjaam”

Digiarhiiv ei ole pelgalt dokumentide viimane hoiupaik. Enne arhiivi jõudmist vajavad dokumendid kinnitamist, kooskõlastust või allkirjastamist. Folderitis on kinnitusringid, tutvumine/teadmiseks, ülevaatus ja digiallkirjastamine. Seadistada saab töövooge järjestikusesse, paralleelsesse või kohandatud režiimi. Ka välised osapooled saavad kutse alusel allkirjastamisel osaleda. Pärast kooskõlastusringi lõpetamist saate alla laadida PDF-i koos kokkuvõttelehega, mis näitab lõpptulemust, igat otsust, kommentaare ja ajatempleid.

Standardteenus, single-tenant või on-premises

Kõigile ei sobi sama. Enamiku jaoks on Euroopa Liidus asuv pilv kulusäästlik, kiire ja kõige õigem valik. Tundlikuma andmeprofiiliga organisatsioonid saavad valida single-tenant lahenduse. Eritingimuste täitmiseks pakume on-premises ehk kohapealset paigaldust, millega täidame samad funktsioonid teie infrastruktuuris. Soovi korral saame lisada ka AI-funktsioonid (nt dokumentide liigitus, kokkuvõtted, privaatne juturobot).

Digiarhiiv eri valdkondadele

Avalik sektor ja KOV-id vajavad läbipaistvat säilitust ning nt eelnõude kinnitusringe. Tervishoid väärtustab kontrolljälge ja juurdepääsupiiranguid. Haridusasutused tahavad jagada valikuliselt ka väljapoole, lapsevanematele. Ehitus ja tootmine eelistavad DWG-eelvaateid, versioonihaldust ja tehniliste dokumentide numeratsiooni. Kõiki neid kasutusvajadusi saab lihtsasti katta sama süsteem, kui vaid seadistus on õige.

Kuidas alustada: 4 sammu digiarhiivini

1. Kaardistage: millised dokumendiklassid, kui pikad säilitustähtajad, kes vastutab.
2. Määratlege metaandmed: looge kaustamallid ja kohustuslikud väljad, et kirjetel oleks konteksti.
3. Seadistage töövood ja õigused: paralleelne või järjestikune; eelvaade või muutmine; rollid ja aegumised.
4. Migreerige: importida saab nii failid kui metaandmed.

Miks valida kasutajasõbralik digiarhiiv

Digiarhiiv peab vastama kahele nõudele korraga: inimesed peavad tahtma seda kasutada ja süsteem peab olema tõestatult turvaline ja korrastatud. Kui otsing leiab teile sekunditega õige faili, kinnitusringid ei jää toppama, õigused on peenhäälestatavad ning kogu tegevus on logitud, muutub arhiiv kohustusest igapäevaselt elu lihtsustavaks väärtuseks. Just sellist kogemust me Folderitiga pakkuda soovime!

Kas soovite näha, kuidas teie dokumendid saavad muutuda muutuvad õigetele inimestele kiiresti leitavaks, jälgitavaks ja turvaliselt silitatavaks? Võtke meiega ühendust ja demonstreerime teile hea meelega!

Digiarhiiv ei pea olema keeruline. See peab olema õige.

Lisainfot arhiiviseaduses.