Sistema de gestión documental para empresas
Folderit es un sistema de gestión documental para empresas (DMS) que centraliza, organiza y protege toda la información de tu negocio en un solo lugar. Con una interfaz intuitiva, búsqueda avanzada y flujos de trabajo automatizados, reduce costes operativos, elimina el caos de carpetas y mejora la colaboración entre equipos. Está alineado con ISO 27001, cumple GDPR y es compatible con HIPAA para organizaciones sanitarias. Si buscas un software de gestión documental para empresas fácil de usar y seguro, Folderit es tu mejor opción.
Por qué elegir Folderit
Folderit combina facilidad de uso con capacidades empresariales: metadatos personalizados, numeración documental, control de versiones, auditoría completa y firma electrónica ilimitada con Folderit eSign. Al estar alojado en la nube europea y ofrecer opciones single-tenant y on-premises, este gestor documental empresarial se adapta a requisitos estrictos de privacidad y soberanía del dato.
Organización y búsqueda avanzada
Clasifica documentos en una estructura clara con carpetas, subcarpetas, etiquetas y metadatos. La búsqueda del DMS para empresas localiza archivos por nombre, contenido (OCR), fechas, estado del flujo, etiquetas y campos personalizados. Soporta cualquier tipo de archivo y cargas de hasta 50 GB por elemento, con previsualización en línea para trabajar sin descargas innecesarias.
Acceso y trazabilidad por equipos
Gestiona permisos por equipos (no por usuario suelto) para simplificar la administración y mantener la confidencialidad. Define quién puede ver, editar, aprobar o firmar por carpeta o documento. Cada acción queda registrada en un historial de auditoría con sello de tiempo, útil para políticas internas y exigencias regulatorias dentro de tu software de gestión documental para empresas.
Flujos de trabajo y firma electrónica
Configura flujos de aprobación, revisión y acuse de recibo en serie o en paralelo. Lanza recordatorios automáticos, mueve documentos al completar cada paso y visualiza cuellos de botella en tiempo real. Integra la firma electrónica en tus procesos con Folderit eSign (ilimitada) o usa DocuSign si lo prefieres; obtén evidencias con sellado temporal y auditoría y firma desde cualquier dispositivo para acelerar la gestión documental empresarial.
Seguridad y cumplimiento
La seguridad es prioritaria: cifrado en tránsito y en reposo, autenticación multifactor (2FA), restricciones por IP, monitoreo continuo y pruebas de penetración. Alineado con ISO 27001 y cumplimiento de GDPR, con opciones pensadas para sectores regulados. Compatibilidad con HIPAA para organizaciones sanitarias, reforzando la confianza en tu gestor documental empresarial.
Nube europea y despliegue dedicado
Trabaja desde cualquier lugar con alta disponibilidad en la nube europea. Para requisitos de aislamiento y control, Folderit ofrece entornos dedicados (single-tenant) y despliegue on-premises en tu infraestructura, manteniendo las mismas capacidades de metadatos, flujos y auditoría del software de gestión documental para empresas.
Integraciones y API
Conecta Folderit a tu ecosistema: Microsoft Entra ID (Azure AD), Google Workspace, Okta y más. Con Zapier y la API REST completa puedes automatizar altas/bajas de usuarios, publicar listados de documentos, buscar por metadatos, generar enlaces de previsualización/descarga seguros y sincronizar información con otras aplicaciones y portales dentro de tu DMS para empresas.
Versiones, retención y VDR
Conserva el contexto con control de versiones, comparación y restauración. Define reglas de retención para ciclos de vida documentales. Añade marcas de agua dinámicas (usuario, fecha, hora) en previsualizaciones y descargas para trazabilidad, ideal para salas de datos virtuales (VDR) y colaboración segura con terceros en tu sistema de gestión documental para empresas.
Migración y adopción
Migra desde servidores de archivos o nubes previas manteniendo estructuras y permisos por equipos. Importa masivamente carpetas y metadatos, minimizando tiempos de parada. La interfaz clara reduce la curva de aprendizaje: adopción en días, no en meses para tu software de gestión documental para empresas.
Casos de uso
Calidad e ISO: manuales, procedimientos, registros, control de cambios y evidencias de lectura en la gestión documental.
Compras y contratos: aprobaciones, firma electrónica, seguimiento de vencimientos y renovaciones con el gestor documental empresarial.
RR. HH.: expedientes, onboarding, políticas con acuse de recibo en el DMS para empresas.
Legal y compliance: accesos limitados, auditoría completa, custodia de documentación sensible en tu sistema de gestión documental.
Proyectos: control de versiones, revisiones, entregables y documentación técnica dentro del software de gestión documental para empresas.
Beneficios clave
• Búsqueda ultrarrápida con OCR y metadatos en el gestor documental empresarial
• Permisos por equipos y auditoría completa en la gestión documental
• Flujos de trabajo y Folderit eSign ilimitada en el DMS para empresas
• Marcas de agua y VDR para intercambio seguro en tu sistema de gestión documental
• Integraciones con Entra ID, Google Workspace y Okta para tu software de gestión documental para empresas
• API REST para automatizar y conectar procesos en la gestión documental empresarial
• Nube europea, single-tenant y on-premises para tu sistema de gestión documental
• Cumplimiento con GDPR y alineado con ISO 27001 en el gestor documental
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de gestión documental para empresas? Un software (DMS) que centraliza documentos, controla accesos, automatiza flujos (aprobación, revisión, firma) y asegura trazabilidad y cumplimiento normativo dentro de la gestión documental empresarial.
¿Folderit cumple con GDPR e ISO 27001? Sí. Este software de gestión documental para empresas está alineado con ISO 27001 y cumple GDPR, con cifrado, 2FA, control por IP, auditoría y prácticas europeas de privacidad.
¿La firma electrónica es ilimitada? Con Folderit eSign puedes firmar sin límites adicionales y mantener evidencias y registro de auditoría. También es compatible con DocuSign dentro del DMS para empresas.
¿Puedo desplegar Folderit on-premises? Sí. Además de la nube europea, Folderit ofrece single-tenant y on-premises para entidades con requisitos específicos que necesitan un sistema de gestión documental para empresas.
¿Cómo se gestionan los permisos? Por equipos, de forma granular por carpeta y documento. Esto facilita la administración y refuerza la confidencialidad en tu gestor documental empresarial.
¿Puedo migrar desde otras plataformas? Sí. Hay importación masiva de carpetas y metadatos manteniendo estructuras y permisos para una transición rápida a tu software de gestión documental para empresas.
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Te presentamos una visión general del DMS de Folderit. Disculpa que el video esté en inglés; el sistema cuenta con español nativo en la interfaz, el OCR y demás funciones.