Sistema de gestión documental de la contraloría

Sistema de gestión documental de la contraloría

El sistema de gestión documental de la contraloría exige control total sobre expedientes, evidencias y plazos, sin comprometer seguridad ni cumplimiento. Folderit ofrece la opción on-premises más moderna del mercado para contralorías: una plataforma empresarial, escalable y segura que se instala en su propia infraestructura, con las mismas funciones avanzadas disponibles en la nube europea. Así, la institución mantiene soberanía del dato y compatibilidad con normativas internas, mientras conserva la agilidad de un DMS actual.

Por qué elegir un sistema de gestión documental de la contraloría on-premises

El despliegue on-premises es la elección natural cuando la normativa exige datos dentro del perímetro institucional, enlaces restringidos o redes segmentadas. Con Folderit, obtiene control de acceso granular por equipos, auditoría completa y flujos de fiscalización sin exponer información sensible a terceros. Además, la operación local favorece latencias bajas, integración profunda con sistemas internos y planes de continuidad acordes con TI.

Arquitectura on-premises moderna y escalable

La propuesta on-prem de Folderit es modular y escalable, preparada para crecer por volumen, usuarios o sedes. Ofrece alta disponibilidad y mantenimiento orquestado para minimizar ventanas de servicio. Las actualizaciones se planifican con TI, manteniendo compatibilidad hacia atrás y preservando históricos, permisos y metadatos. Todo ello con cifrado en tránsito y reposo, y opciones de segmentación de redes según políticas institucionales.

Expediente electrónico en el sistema de gestión documental de la contraloría

Consolide cada proceso de control en un expediente único con portada, índice y metadatos (órgano auditado, alcance, periodo, responsables, plazos). Relacione oficios, actas, contratos, descargos y evidencias; aplique control de versiones y recupere cualquier iteración. La búsqueda con OCR y filtros por metadatos localiza información en segundos incluso en fondos documentales extensos.

Flujos de trabajo de fiscalización y firma electrónica

Automatice pasos en serie o en paralelo para requerimientos, análisis de hallazgos, emisión de informes y seguimiento de medidas. Defina vencimientos, recordatorios automáticos y movimientos de expediente al completar una etapa. Incorpore Folderit eSign (firma electrónica ilimitada) o integre proveedores externos cuando la regulación lo requiera; todas las acciones quedan registradas para fines probatorios.

Trazabilidad, cadena de custodia y transparencia

Cada visualización, descarga, comentario o firma se registra con usuario, sello de tiempo e IP. Las marcas de agua dinámicas en vistas y descargas refuerzan la disuasión y aportan evidencia. Para transparencia activa, publique versiones no confidenciales mediante enlaces de solo lectura con caducidad y permisos acotados.

Seguridad y cumplimiento en entornos públicos

El sistema aplica 2FA, restricciones por IP y auditoría inalterable. Está alineado con buenas prácticas de ISO 27001 y facilita políticas de archivo, retención y privacidad exigidas en el sector público. Para expedientes sensibles, TI puede endurecer controles de red, frecuencia de respaldos y segregación de funciones.

Integraciones on-premises con identidad y sistemas institucionales

Integre identidad con Microsoft Entra ID (Azure AD), Google Workspace u Okta para SSO y gestión de usuarios. La API REST permite conectar el sistema de gestión documental de la contraloría con mesa de partes, ERP/finanzas, portales de transparencia o sistemas de denuncias, automatizando la ingestión de correos, anexos y metadatos.

Alta disponibilidad, respaldo y continuidad operativa

Folderit on-premises soporta esquemas de alta disponibilidad acordes con su política de TI. Defina respaldos programados, retención por series documentales y restauraciones verificadas. Los reportes de salud y la observabilidad ayudan a anticipar cuellos de botella y a mantener el servicio estable durante picos de carga.

Nube europea como opción flexible e híbrida

Aunque el foco es on-premises, puede optar por la nube europea para pilotos rápidos, sedes pequeñas o escenarios híbridos (p. ej., portal externo en nube y núcleo de expedientes en local). Ambas modalidades comparten experiencia de uso, flujos, auditoría y firma, facilitando una evolución por fases sin rehacer procesos.

Migración y adopción sin fricciones

Importe masivamente legados y servidores de archivos conservando estructura, permisos por equipos y metadatos. La interfaz clara reduce la curva de aprendizaje; los equipos trabajan en días, no en meses. Acompañamos con formación y mejores prácticas para fiscalización, archivo y transparencia.

Beneficios clave del sistema de gestión documental de la contraloría (on-prem)

Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión documental de la contraloría

¿Podemos mantener todo dentro de nuestro CPD? Sí. La implementación on-premises se instala en su infraestructura y se ajusta a sus políticas de red, respaldo y acceso.

¿Cómo se dimensiona la plataforma? Se evalúan volumen de documentos, concurrencia y picos de auditoría; dimensionamos recursos y crecimiento previsto junto con TI.

¿Qué pasa con la actualización del sistema? Las actualizaciones se planifican con TI para minimizar impacto y preservar históricos, permisos y flujos.

¿Podemos ofrecer consulta pública segura? Sí. Publique versiones no confidenciales con enlaces de solo lectura, caducidad y marcas de agua dinámicas.

¿Se puede probar antes? Sí. Ofrecemos prueba en nube europea para validar flujos y, si procede, piloto controlado on-premises. Prueba gratis ahora.

A continuación encontrarás una visión general del sistema DMS de Folderit. Disculpa que el video esté en inglés; el sistema admite el idioma español de forma nativa en la interfaz de usuario, el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y el resto de la plataforma.