Folderit DMS Software wird ständig verbessert. Meistens optimieren wir Dinge hinter den Kulissen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, und manchmal fügen wir umfangreiche neue Funktionen hinzu, wie z.B. Genehmigungs-Workflows. Und manchmal fügen wir eine Funktion hinzu, die irgendwie zwischen diesen beiden Extremen liegt, aber dennoch wichtig ist. Heute führen wir die Möglichkeit ein, ein Dokument für die Bearbeitung zu sperren.
Jetzt können Sie ein Dokument sperren, so dass Sie, während Sie es aus der Cloud herunterladen und auf Ihrem lokalen Rechner bearbeiten, sicher sein können, dass niemand zur gleichen Zeit das Gleiche tut. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass zwei oder mehr Personen dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten und leicht abweichende Versionen davon zurück ins DMS hochladen.
Wenn Sie das Dokument nun sperren, kann es niemand mehr bearbeiten, bis Sie es wieder entsperren oder 6 Stunden vergangen sind. Das stimmt – wir haben eine Sicherheitsvorkehrung für den Fall eingebaut, dass die Person, die das Dokument ausgecheckt und verschlossen hat, es vergessen hat. Vielleicht sind sie sogar in den Urlaub gefahren (und haben seltsamerweise nicht einmal ihr Smartphone mitgebracht!), so dass niemand weiterarbeiten konnte. Und 6 Stunden sollten ausreichen.
Während das Dokument gesperrt ist, können andere Benutzer, die die Berechtigung haben, das Dokument zu sehen, es dennoch herunterladen und auf ihrem Computer/Tablet/Smartphone ansehen. Sie können jedoch keine neue Version hochladen oder die Metadaten bearbeiten, bis die Datei wieder freigeschaltet wird. Sie können jedoch sehen, wer die Datei gesperrt hat und einen Countdown, bis das Dokument automatisch entsperrt wird.
Die Schaltfläche Sperren ist nur sichtbar, wenn die Datei für andere Personen freigegeben ist, d.h. wenn tatsächlich die Möglichkeit besteht, dass jemand anderes sie gleichzeitig mit Ihnen bearbeitet. Also eine Taste weniger (Ablenkung), wenn Sie sie gar nicht brauchen werden.
