Алат за сарадњу на документима
Алат за сарадњу на документима
Било да сте компанија или извођач, потребан вам је ефикасан алат за сарадњу на документима који помаже да останете продуктивни и организовани кроз цијели низ активности.
Према Salesforce-у, 86% запосленика и руководилаца сматра да недостатак сарадње или неефикасна комуникација доводе до неуспјеха на радном мјесту.
Изградња културе сарадње путем облака може помоћи да уклоните препреке у пословању. Чак 97% од 1.400 руководилаца, власника компанија и едукатора вјерује да склоност компаније пропуштању рокова због недостатка управљања пројектима и лошег дијељења докумената може директно утицати на финансијски резултат. Ако ваше пословање има проблема са сарадњом, могли бисте губити профит.
Зато ћемо данас детаљно објаснити како вам Folderit може помоћи да створите простор у којем запосленици сарађују када је потребно и формирају динамичне радне групе ради подстицања продуктивности, иновација и ангажмана у цијелој организацији.
Заједничко дијељење докумената
Заједничко дијељење докумената има дубоке коријене који сежу до 1968. године. Концепт који је представио Douglas Engelbart био је познат као „Тхе Мотхер оф Алл Демос”.
Ипак, оно што је некада била новост данас постаје раширена пракса кориштења алата за дијељење докумената ради веће ефикасности и организације у свим фазама пословања.
Заједничко дијељење обухвата датотеку или мапу коју сви могу дијелити, отворити и уређивати у реалном времену. Документ за сарадњу може бити у различитим форматима, попут текстуалне датотеке, PDF-а или чак видеа. Модерне организације овакве алате често користе за свакодневне активности путем презентација, дописа и конференцијских соба.
Уз Folderit добијате интуитиван систем за управљање документима који ради сигурно у облаку. Лако управљате документима, дијелите их и одобравате. Цијели рачуни могу се једноставно преузети или појединачно похранити као датотеке или мапе на локални тврди диск. Можете и потпуно интегрисати Office 365 ради приступа постојећим директоријима и мапама и повезати Folderit с водећим организацијским пакетима путем API-ја за још већу продуктивност. Тако престајете трошити сате на прекопавање докумената, праћење промјена и ревизија те тражење старијих верзија у стално растућем мору информација.
Ток одобравања и аутоматизовано чување
Према Finance Online-у, припрема докумената повезана је с губитком 50% радног времена. Већина стручњака троши готово 18 минута тражећи датотеке и шаљући их на одобравање. Недостатак одговарајућег тока управљања документима може нарушити укупну ефикасност компаније и довести до губитка прихода.
Ако сте уморни од сталног низа одобравања, било фактура или пријава, уживат ћете у Folderit-овом цјеловитом процесу одобравања који корисницима омогућава одобравање докумената и додавање коментара ради брже комуникације и једноставнијег рјешавања. Уосталом, није тајна да одговарајући систем за управљање документима (DMS) тиму може уштедјети много времена и новца.
Уз DMS попут Folderit-а уклањате загубљене фактуре и омогућавате праћење и контролу неплаћених рачуна, што може повећати профит. Проблеми управљања настају и када не знате када треба чувати документе, попут порезних датотека, уговора или личних података запосленика. У Folderit-у лако додајете рокове чувања датотекама или мапама, које се према поставкама аутоматски уништавају након одређеног периода.
Сигурна похрана с флексибилним контролама приступа
Како велике повреде сигурности података постају све чешће у дигиталном свијету, сигурност докумената и датотека кључна је за несметану сарадњу међу људима. Ако компанија трпи губитак података, пхисхинг нападе или преузимање рачуна, можда је вријеме да размотрите cloud алат за сарадњу ради заштите себе, запосленика и клијената од дигиталних напада.
Уз Folderit-ову сигурну cloud похрану податке чувате путем везе са 256-битним AES шифрирањем и напредног заштитног зида који спречавају неовлаштене покушаје преузимања или приступа информацијама. 256-битно AES шифрирање додаје слој сигурности који је знатно теже пробити грубом силом од других метода. Исти приступ првобитно је усвојила америчка савезна влада за заштиту осјетљивих информација. NSA га је чак одобрила за најстроже повјерљиве информације.
У Folderit-у имамо податковне центре у Ирској и Аустралији који управљају сигурношћу информација и омогућавају сигуран приступ и дијељење међу стотинама чланова тима. Флексибилне детаљне контроле приступа омогућавају да управљате приступом корисника мапи или одређеним документима. Можете спријечити читање, мијењање, извршавање или брисање датотека без потребних дозвола.
Ви и ваш тим имате приступ информацијама на свим дигиталним уређајима, што олакшава комуникацију у покрету. Не морате бринути о одласку у канцеларију или исцрпљујућим телефонским разговорима с колегама.
Подсјетници и лични пријемни сандучић
Према Quantum Workplace-у, око 80% запосленика навело је да се неспоразуми на послу дешавају често, а половина је признала директну укљученост у такве пропусте комуникације.
Уз Folderit управљање пројектима подижете на виши ниво слањем докумената и других прилога директно у Folderit пријемни сандучић. Свим посланим датотекама у метаподатке се додају подаци о пошиљаоцу, наслову и садржају у обичном тексту.
Уз наше ефикасне подсјетнике можете поставити обавијести за одређене датуме и времена како никада не бисте пропустили рок документа. Можете поставити неограничен број подсјетника и одабрати различите имејл адресе прималаца. Тако избјегавате празнине и запосленицима дајете могућност значајног доприноса у досљедном, сљедивом току комуникације.
Снажна претрага с OCR-ом
Уморни сте од прегледања безброј датотека и трошења сати на проналажење једног документа? Највећи губитак продуктивности настаје када запосленици ручно прегледају документе уз друге обавезе.
Заправо, претраживање датотека просјечну компанију кошта додатних 3.900 $ годишње по запосленику. Запосленици могу провести до 30 минута дневно тражећи ресурсе, документе, видеозаписе и табеле.
Револуционисали смо основне функције претраге и структуре похране, омогућавајући да искористите OCR и повезивање датотека у облаку за проналажење докумената потребних да завршите посао.
Оптичко препознавање знакова (OCR) омогућава претраживање докумената, фотографија и чак снимака екрана према називу датотеке, метаподацима и кључним ријечима садржаја. Уз Folderit сви документи и информације које покрећу пословање постају одмах доступни надохват руке.