Elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS)
Elektronski sistem za upravljanje dokumentima
Doba upravljanja papirom čvrsto je iza nas i svijet prolazi kroz opću digitalizaciju. Ipak, to ne bi trebalo uticati na način na koji kompanija postupa s dokumentima.
Dobar elektronski sistem za upravljanje dokumentima (EDMS) pomaže pojednostaviti poslovanje. To je sistem koji omogućava digitalnu pohranu, organizaciju i arhiviranje podataka. EDMS je razvijen da primi svaki dokument — digitalni, skenirani, sliku, PDF i druge — i pohrani ga sigurno i pristupačno. Folderit elektronski sistem za upravljanje dokumentima pomaže ostvariti ciljeve dokumentacije uz snažnu sigurnost i veliku jednostavnost, bez dodavanja složenosti toku rada.
Jednostavan pristup
Folderit je web-rješenje dostupno s bilo kojeg uređaja povezanog na internet. Cijela infrastruktura nalazi se u izuzetno sigurnom oblaku sa šifriranjem bankarskog nivoa. Ne morate brinuti da uređaju ponestaje prostora ili sistemskih resursa. Kod kuće, na poslu ili u pokretu, dok imate internet, imate pristup Folderitu. Ako očekujete da budete offline, Folderit omogućava generisanje offline kopije nekih ili svih datoteka za rad.
Jednostavno dijeljenje
Samo odlučite ko dobija koliko pristupa, a Folderit rješava ostalo. Folderit štedi trud zasebnog upravljanja timovima i pravima pristupa kroz korisničke grupe i javne linkove. Vi birate ko ima koliko pristupa čemu. Možete dijeliti neke datoteke ili cijele mape s timovima i pojedincima kao korisnicima s pravom pregleda, preuzimanja ili uređivanja. Ili omogućiti javni pristup putem linka koji je teško pogoditi.
Da prati postupanje s dokumentima, Folderit vodi dnevnike revizije koji daju potpun pregled svake radnje bilo koje osobe u sistemu.
Jednostavna pretraga
Nije dovoljno da se digitalni dokumenti lako pohranjuju; trebaju se lako i pronalaziti. Naši algoritmi pretrage ne koriste samo prilagođene metaoznake i sadržaj za pronalaženje traženog nego i optičko prepoznavanje znakova (OCR) za pretragu dokumenata bez sadržaja koji se može uređivati, poput skenova, slika ili PDF-ova. Više ne morate brinuti o ponovnoj izradi starijih datoteka.
Jednostavno upravljanje hijerarhijom
Folderit nevjerovatno olakšava uvođenje i održavanje odobravanja. Možete pozvati ljude da odobre i dodaju komentar bilo kojem dokumentu, poput faktura, zahtjeva za godišnji odmor ili internih dopisa. Omogućava i postavljanje perioda čuvanja bilo koje datoteke ili mape u danima, sedmicama, mjesecima ili godinama, prema pravilima evidencije organizacije.
Jednostavne obavijesti
Folderit omogućava postavljanje obavijesti i podsjetnika za elektronske dokumente i interakciju timova s njima. Ako želite, može vas obavijestiti kada neko pristupi ili na bilo koji način promijeni datoteke. Vi odlučujete koliko često želite ažuriranja, bilo odmah ili u određenim intervalima.
Jednostavna struktura
Folderit je razvijen s potpunim razumijevanjem da vi najbolje znate organizovati svoju kompaniju. Radi lakšeg korištenja daje slobodu prilagođavanja odnosa između mapa i dodavanja metapodataka za prilagođeno indeksiranje, potpisnika, napomena i rokova, što zajedno stvara stabla dokumenata koja se lako indeksiraju i pretražuju.
Jednostavno upravljanje datotekama
Folderit pruža mir održavanjem verzija kako se dokumenti razvijaju. Starije verzije su potpune rezervne kopije datoteka, uz jedinstvene metapodatke kroz sve verzije. Time kriteriji pretrage ostaju dosljedni.
Ako želite spriječiti više saradnika da rade na jednom dokumentu, možete pojedinim korisnicima dodijeliti isključiva prava uređivanja. Ostali smiju komunicirati s datotekom prema dozvolama, ali ne mogu dodavati nove verzije ili je uređivati. Dok se datoteka uređuje, prikazuje se informativna traka.
Jednostavna sigurnost
Folderit je veoma siguran i snažan elektronski sistem za upravljanje dokumentima u oblaku. Razvijen je uz razumijevanje da će kompanije vjerovati web-rješenju samo ako podatke može održati sigurnim i dostupnim. Radi sigurnosti, Folderit podatke prenosi sigurnim SSL-om i čuva trostruke rezervne kopije, sve uz šifriranje bankarskog nivoa. Možete uvesti i prilagođena pravila lozinki za korisnike, osiguravajući složenost i promjene onoliko često koliko smatrate potrebnim.