Instrument de colaborare pe documente

Indiferent dacă sunteți companie sau prestator independent, aveți nevoie de un instrument eficient de colaborare pe documente pentru a păstra activitatea organizată și productivă.

Potrivit Salesforce, 86% dintre angajați și manageri afirmă că lipsa colaborării ori comunicarea ineficientă provoacă eșecuri la locul de muncă.

O cultură de colaborare susținută de cloud vă poate ajuta să depășiți barierele din companie. De fapt, 97% din 1.400 de manageri, antreprenori și educatori consideră că termenele ratate din cauza gestionării deficitare a proiectelor și a partajării slabe a documentelor pot afecta direct rezultatele financiare. Dacă aveți dificultăți de colaborare, este posibil să pierdeți profit.

Mai jos explicăm cum Folderit poate ajuta la crearea unui spațiu în care angajații colaborează atunci când este necesar și formează grupuri de lucru, susținând productivitatea, inovația și implicarea în organizație.

Partajarea colaborativă a documentelor este o practică cu rădăcini încă din 1968. Introdus de Douglas Engelbart, conceptul a fost prezentat în demonstrația cunoscută ca „The Mother of All Demos”.

De la o noutate tehnologică, folosirea instrumentelor de partajare a devenit o practică răspândită pentru organizarea și eficientizarea activității companiilor.

Partajarea colaborativă înseamnă un fișier sau folder pe care oricine îl poate partaja, accesa și edita în timp real. Un document colaborativ poate avea multe formate, de la text și PDF până la videoclip. Organizațiile moderne folosesc frecvent asemenea instrumente în activitatea zilnică, prin prezentări, note și săli de conferință.

Cu Folderit beneficiați de un sistem intuitiv de gestionare a documentelor care funcționează sigur în cloud. Puteți gestiona, partaja și aproba documentele cu ușurință. Conturile întregi pot fi descărcate sau salvate separat în fișiere ori foldere pe hard discul local. Puteți integra complet Office 365 pentru acces la directoarele și folderele existente și conecta Folderit prin API la suite organizaționale importante, sporind productivitatea. Nu mai pierdeți ore căutând documente, modificări, revizii sau versiuni vechi într-un volum de informații în continuă creștere.

Aprobări și retenție automatizată

Potrivit Finance Online, pregătirea documentelor este asociată cu o pierdere de 50% din timpul de lucru. Majoritatea profesioniștilor petrec aproape 18 minute căutând fișiere și trimițându-le la aprobare. Lipsa unui flux documentar adecvat poate afecta eficiența afacerii și poate provoca pierderi de venituri.

Dacă gestionați numeroase aprobări de facturi sau cereri, Folderit oferă un proces în care participanții pot aproba documentele și adăuga comentarii. Comunicarea și soluționarea devin mai clare, iar un DMS bine configurat poate economisi timp și resurse echipei.

Cu un DMS precum Folderit eliminați facturile rătăcite și puteți monitoriza și controla plățile restante, ceea ce poate crește profitul. Probleme apar și când nu știți cât timp trebuie păstrate documentele fiscale, contractele sau datele angajaților. În Folderit adăugați ușor perioade de retenție fișierelor sau folderelor, iar acestea sunt distruse automat potrivit setărilor după perioada stabilită.

Stocare securizată cu acces flexibil

Pe măsură ce incidentele majore de securitate devin mai frecvente, protejarea documentelor este esențială pentru colaborarea sigură și fluentă. Dacă afacerea se confruntă cu pierderi de date, phishing sau compromiterea conturilor, poate fi momentul să luați în calcul un instrument cloud de colaborare, pentru a vă proteja pe dumneavoastră, angajații și clienții împotriva atacurilor digitale.

Cu stocarea securizată în cloud Folderit, datele sunt salvate folosind o conexiune cu criptare AES de 256 de biți și un firewall avansat, care protejează împotriva încercărilor neautorizate de acces ori compromitere. AES de 256 de biți adaugă un strat de securitate semnificativ mai greu de spart prin forță brută decât alte metode de criptare. Această abordare a fost adoptată inițial și de guvernul federal pentru protecția informațiilor sensibile, iar NSA a aprobat-o chiar și pentru informații strict secrete.

Folderit are centre de date în Irlanda și Australia care asigură securitatea informațiilor, pentru acces și partajare în siguranță între sute de colegi. Permisiunile flexibile și detaliate vă permit să stabiliți cine are acces la un folder sau la anumite documente. Puteți împiedica citirea, modificarea, executarea sau ștergerea fișierelor fără permisiunile necesare.

Dumneavoastră și echipa aveți acces la informații de pe toate dispozitivele digitale, pentru comunicare simplă și în deplasare. Nu mai trebuie să vă deplasați la birou ori să purtați apeluri dificile cu colegii.

Mementouri și căsuță de primire

Potrivit Quantum Workplace, aproximativ 80% dintre angajați au indicat apariția frecventă a problemelor de comunicare la serviciu, iar jumătate au recunoscut implicarea directă în această lipsă de comunicare.

Cu Folderit, duceți gestionarea proiectelor la un nivel superior trimițând documente și atașamente direct în căsuța de primire Folderit. Pentru toate fișierele trimise, expeditorul, subiectul și conținutul în text simplu sunt adăugate ca metadate.

Mementourile eficiente pot fi stabilite la anumite date și ore, astfel încât să nu ratați niciodată termenul unui document. Puteți adăuga un număr nelimitat de mementouri și alege adrese de e-mail diferite ca destinatari. Astfel eliminați golurile de comunicare și permiteți angajaților să contribuie semnificativ într-un flux consecvent și verificabil.

Căutare eficientă cu OCR

Petreceți prea mult timp căutând un singur document printre multe fișiere? Căutările manuale întrerup celelalte sarcini și pot reduce productivitatea.

De fapt, căutarea fișierelor costă în medie o companie încă 3.900 USD pe an pentru fiecare angajat. Angajații pot petrece până la 30 de minute zilnic căutând resurse, documente, videoclipuri și tabele.

Folderit combină căutarea, OCR și asocierile dintre fișiere în cloud pentru a ajuta utilizatorii să găsească informațiile de care au nevoie.

Recunoașterea optică a caracterelor, OCR, permite căutarea documentelor, fotografiilor și chiar capturilor de ecran după nume, metadate și cuvinte-cheie din conținut. Cu Folderit, toate documentele și informațiile de afaceri devin ușor accesibile, chiar la îndemâna dumneavoastră.

Încercați Folderit gratuit timp de 14 zile!