Os oito sistemas de gestão documental desta comparação são Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte e NetDocuments. Servem diferentes situações de compra: controlo diário de documentos, organização liderada por metadados, captura de faturas, gestão de documentos de arquivo, colaboração Microsoft 365, partilha externa, grandes ficheiros de projetos e trabalho jurídico.
Comece com os documentos e decisões que a sua equipa deve controlar e depois compare o plano e a implementação exatos. Um preço de armazenamento baixo não mostra quanto custará um processo de aprovação, uma política de retenção ou uma implementação completa. Da mesma forma, uma plataforma de colaboração já pode fornecer controlos úteis de documentos; verifique a sua configuração em vez de a descartar por categoria.
Somos o fornecedor do Folderit, que aparece em primeiro lugar como a nossa opção para o controlo de documentos empresariais. A comparação utiliza informações oficiais atuais sobre produtos e preços revistas a 2 de novembro de 2026, e não uma alegação de testes práticos ou uma classificação universal. As capturas de ecrã provêm do artigo original em inglês: mostram as interfaces originais e não configurações testadas recentemente. Para obter uma lista de verificação de avaliação detalhada, consulte o nosso guia de escolha de um sistema de gestão documental para PME.
Como comparar os oito sistemas
Compare o controlo de documentos, o âmbito comercial, a implementação, as provas de segurança e o esforço de implementação. Pergunte qual o plano que fornece cada ação necessária, quem o configura e que serviços ou licenças adicionais são necessários. Um relatório de certificação ou auditoria deve ser verificado quanto ao seu âmbito real; não é uma garantia de que os processos da sua organização cumprem todas as obrigações aplicáveis.
| Sistema | Um motivo útil para o incluir na lista | Modelo de compra | Verificação importante do âmbito |
|---|---|---|---|
| Folderit | Controlo de documentos para equipas de pequena e média dimensão | Planos com utilizadores incluídos e armazenamento | Medium adiciona fluxos de trabalho simples e retenção; Tailor adiciona o designer de fluxo de trabalho, eForms e acesso à API. |
| M-Files | Organização liderada por metadados e o trabalho no Microsoft 365 | Preço por utilizador publicado para Essentials; orçamento para Enterprise | Distinguir a assistência Aino quotidiana dos agentes de classificação e extração Enterprise. |
| DocuWare | Introdução de documentos e faturas com workflow | Subscrição de nuvem dimensionada para utilizadores e armazenamento; orçamento personalizado | Estão incluídos os fluxos de trabalho principais na cloud e o módulo Forms; o IDP e outros módulos especializados têm um custo extra. |
| Laserfiche | Formulários, automatização de processos e governação documental | Planos de cloud com um número mínimo de utilizadores; opção auto-hospedada | Verifique o direito de gestão de documentos de arquivo, os serviços de implementação e o número mínimo de utilizadores contratados. |
| Microsoft SharePoint | Organizações que já utilizam Microsoft 365 | Subscrição do Microsoft 365 e suplementos relevantes | Mapeie cada requisito de retenção ou gestão de documentos de arquivo do Purview para a sua licença. |
| Box | Colaboração de conteúdos na nuvem com parceiros externos | Planos empresariais por utilizador e produtos adicionais | Verifique os funcionalidades de automatização necessários e se a governação está incluída ou é opcional. |
| Egnyte | Substituição de servidor de ficheiros e colaboração de ficheiros de grandes projetos | Camadas por utilizador; Orçamento para Ultimate | A gestão do ciclo de vida, os fluxos de trabalho avançados e as capacidades de IA aparecem em diferentes níveis. |
| NetDocuments | Escritórios de advogados e outras equipas jurídicas | Orçamento adaptado à organização | Incluir estrutura dos processos, arquivo de e-mail, requisitos de segurança e migração no âmbito. |
Os exemplos numéricos abaixo referem-se às ofertas em dólares americanos exibidas pelos fornecedores na data de revisão, com os termos de faturação indicados quando confirmados. Não são cotações em moeda local. Impostos, região, utilizadores mínimos, permissões de utilização e implementação podem alterar o total. O preço público de Folderit depende da moeda, por isso verifique a sua oferta local atual em vez de tratar um valor antigo convertido como um preço global fixo.
Os sistemas em detalhe
1. Folderit: controlo de documentos empresariais com preços baseados em planos
Melhor opção: equipas que necessitam de documentos pesquisáveis, versões claras, controlo de acessos e decisões registadas em funções como qualidade, RH e administração. Avalie com as pessoas responsáveis por estes documentos no dia a dia.
Os planos listados de Folderit incluem a pesquisa de texto integral por OCR, histórico de versões e registos de auditoria. Mini inclui cinco utilizadores e 150 GB; Medium inclui dez utilizadores e 500 GB e acrescenta fluxos de trabalho simples de aprovação e confirmação de leitura, retenção automatizada, numeração e metadados personalizados. Tailor adiciona design de fluxo de trabalho avançado, eForms e registos personalizados, permissões granulares, autenticação única (SSO) e acesso à API.
Mantenha os controlos distintos. Uma confirmação de leitura registada comprova a ação do utilizador; não é prova de compreensão. Uma aprovação aplica-se à versão submetida, e não automaticamente a cada revisão posterior. As regras de retenção implementam os períodos e as ações que a sua organização define; não decidem a base legal para destruir um registo.
Custo e limites: compare os utilizadores incluídos, o armazenamento e o âmbito do fluxo de trabalho na página de preços atual de Folderit. Os formulários avançados ou o designer visual requerem Tailor. As opções de cloud e locais com âmbito separado necessitam de avaliação para a implementação proposta; não pressuponha condições comerciais idênticas. Reveja as informações de segurança e a Central de Fiabilidade juntamente com os seus próprios requisitos.
2. M-Files: organização documental liderada por metadados
Melhor opção: organizações que pretendam uma organização de documentos orientada por metadados e uma ligação estreita com Microsoft 365. Vale a pena testar a sua abordagem quando o mesmo documento precisa de ser encontrado em vários contextos de negócio, em vez de num caminho de pasta.
As edições atuais listam os fluxos de trabalho gráficos, os controlos de acesso, a gestão de versões e o ciclo de vida e assistência diária do M-Files Aino. O Enterprise adiciona agentes de classificação e extração de metadados, capacidades de auditoria alargadas e outros controlos avançados. Um assistente de IA e um agente de extração são requisitos de compra diferentes.
Custo e limites: Essentials apresenta um preço de 65 dólares americanos por utilizador e por mês; Enterprise requer um orçamento de acordo com o âmbito. Confirme o compromisso de faturação, a edição necessária e o modelo de implementação. M-Files oferece opções de cloud e auto-hospedadas e afirma que o pacote e os funcionalidades disponíveis podem variar entre eles. Inclua a configuração, a administração e a implementação na avaliação.
3. DocuWare: captura e workflow para operações com muitos documentos
Melhor opção: equipas com entrada substancial de faturas ou documentos em papel que pretendam captura e automatização no mesmo ambiente. Utilize digitalizações representativas e exceções de aprovação reais numa demonstração.
A orientação atual de preços de cloud da DocuWare inclui Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, pesquisa de texto completo, versões e controlos de acesso na sua oferta principal de cloud. O processamento inteligente de documentos (IDP), as assinaturas digitais e a integração SAP são módulos com preços separados. Não trate todos os funcionalidades de captura ou IA como incluídos apenas porque o sistema básico suporta a introdução de documentos.
Custo e limites: o fornecedor oferece um intervalo típico de cloud de 30 a mais de 125 dólares por utilizador por mês, dependendo do plano, tipo de utilizador e escala, com uma subscrição anual e um orçamento personalizado. Inclua armazenamento, complementos e serviços nesta cotação. Confirme a interface do cliente e a disponibilidade dos funcionalidades necessários para a implementação na cloud versus a implementação local.
4. Laserfiche: formulários, automatização e governação documental
Melhor opção: organizações que avaliam a gestão de documentos juntamente com formulários, automatização de processos e governação documental. Identifique se o requisito é o armazenamento comum de documentos, um processo departamental ou um programa formal de retenção e eliminação.
O nível de cloud Professional atual lista formulários personalizados, automatização de processos, funções de IA e registos de auditoria. O módulo Records Management está incluído em Business e Business+ e é oferecido como complemento às subscrições inferiores qualificadas. Laserfiche também oferece um produto auto-hospedado; avalie a oferta específica em vez de transferir para ela as premissas do plano de cloud.
Custo e limites: Professional apresenta atualmente um equivalente anual de cerca de 73 dólares por utilizador por mês, com um mínimo de cinco utilizadores; Business cerca de 93 dólares com um mínimo de 25 utilizadores. Cloud Starter está disponível através de uma demonstração; solicite um orçamento atualizado. Os serviços profissionais e a implementação são cobrados à parte. Uma comparação por utilizador deve ter em conta estes compromissos mínimos e o âmbito de gestão de documentos de arquivo necessário.
5. Microsoft SharePoint: bibliotecas de documentos dentro de Microsoft 365
Melhor opção: organizações que já utilizam Microsoft 365 e são capazes de administrar bibliotecas, permissões, metadados e governação. As licenças existentes podem ser um ponto de partida sensato, mas alguém ainda precisa de conceber e manter a configuração.
As bibliotecas SharePoint disponibilizam o histórico de versões e os controlos de acesso. O Microsoft Purview fornece políticas de retenção, etiquetas e funcionalidades de gestão de documentos de arquivo com diferentes requisitos de licenciamento. Especifique a ação necessária: uma política de retenção básica, um período baseado em eventos, uma etiqueta que declara um documento de arquivo e uma revisão antes da eliminação têm requisitos de licença diferentes.
Custo e limites: a oferta atual Microsoft 365 Business Basic dos EUA com o Teams é de 7 dólares por utilizador por mês, paga anualmente e inclui SharePoint; a oferta sem Teams é diferente. Os planos Business suportam até 300 utilizadores. Confirme o licenciamento atual do Purview, quaisquer serviços de automatização ou IA e o tempo do administrador necessário para o processo proposto. Uma subscrição de armazenamento não é o preço de todas as características de governação.
6. Box: colaboração de conteúdos na cloud com governação dependente do plano
Melhor opção: equipas que priorizam a cloud e partilham conteúdo regularmente com clientes ou parceiros. Teste o trabalho interno e a experiência do colaborador externo, incluindo os requisitos de conta e de acesso.
Box Automate está disponível em planos de negócios com um editor visual básico de fluxos de trabalho. Enterprise e Enterprise Plus adicionam funcionalidades como ramificação condicional e paralela e variáveis avançadas; Enterprise Advanced adiciona automatização com agentes de IA. Box Governance fornece retenção, eliminação e bloqueios de eliminação por motivos legais, e o seu estatuto incluído ou opcional depende do pacote.
Custo e limites: a oferta anual dos EUA lista Business a 15 dólares e Enterprise a 35 dólares por utilizador por mês, com um mínimo de três utilizadores. Compare o fluxo de trabalho exato e o pacote de governação em vez de assumir que estas características estão ausentes em todos os níveis inferiores ou incluídas em todas as subscrições. Confirme os requisitos de localização de dados e qualquer produto adicional relevante.
7. Egnyte: colaboração de ficheiros e gestão do ciclo de vida por camada
Melhor opção: equipas a substituir servidores de ficheiros ou a colaborar em ficheiros de projetos substanciais, incluindo trabalhos de arquitetura, engenharia e construção. Teste os tamanhos reais dos ficheiros, o acesso remoto e a estrutura de projeto necessária.
A camada Enterprise Lite atual acrescenta a gestão do ciclo de vida de conteúdos e fluxos de trabalho avançados. Elite adiciona mais ferramentas de IA, assinatura eletrónica e marca de água dinâmica; Ultimate lista a classificação do tipo de documento e a extração de metadados em massa. Estas distinções são importantes quando o requisito vai além da partilha de ficheiros.
Custo e limites: as taxas anuais apresentadas nos EUA são de 22 dólares para Business, 39 dólares para Enterprise Lite e 48 dólares para Elite por utilizador por mês; Ultimate requer um orçamento. Confirme as ações necessárias do ciclo de vida e do fluxo de trabalho na camada proposta. Se o acesso local ou o armazenamento em cache forem importantes, inclua esse acordo de implementação explicitamente na avaliação.
8. NetDocuments: gestão de documentos e e-mails para trabalhos jurídicos
Melhor opção: escritórios de advogados, departamentos jurídicos corporativos e equipas jurídicas do setor público. Avalie como os documentos e os e-mails estão organizados por cliente e processo, incluindo o trabalho confidencial e as barreiras de confidencialidade entre processos.
NetDocuments descreve uma plataforma de documentos e e-mail na nuvem com versões, pesquisa e trabalho através de ferramentas como Outlook, Word e Teams. O seu pacote ndMAX inclui um assistente jurídico de IA e aplicações de fluxo de trabalho repetíveis. Os resultados da IA necessitam ainda de revisão em relação aos documentos subjacentes; a disponibilidade do produto não dispensa a validação da resposta.
Custos e limites: os preços são adaptados ao tamanho da equipa, aos produtos, aos requisitos de segurança, à implementação e à migração. Solicite um orçamento que abranja a estrutura real do assunto, o arquivo de e-mail, as integrações e o modelo de acesso. Uma plataforma jurídica específica merece consideração para o trabalho jurídico; as equipas que gerem principalmente documentos de qualidade, RH ou finanças devem também avaliar a adequação desta especialização.
Transforme a lista num teste prático
Para cada fornecedor, utilize o mesmo pequeno conjunto de documentos e exija as mesmas provas. Inclua uma fatura digitalizada, um procedimento revisto e um contrato confidencial. Trata-se de tarefas de avaliação propostas e não de resultados de um teste realizado para este artigo.
- Pesquisa: encontre uma digitalização difícil e recupere um documento através de metadados utilizando uma conta de utilizador comum.
- Versões e decisões: submeta uma versão para aprovação, adicione uma revisão posterior e estabeleça exatamente qual a versão que a decisão abrange.
- Acesso: mostre o que um revisor, editor e destinatário externo pode realmente ver e descarregar.
- Exceções: lide com rejeições, ausência de resposta e correções sem perder o histórico.
- Conservação: demonstre a data de início, os itens cobertos, a ação final e o procedimento para uma restrição que impeça a eliminação.
- Evidência e saída: recupere os registos de eventos relevantes e confirme os formatos de exportação, os metadados e as responsabilidades de migração.
Os requisitos de segurança devem refletir os riscos e as responsabilidades da sua organização. O guia para pequenas empresas do NIST Cybersecurity Framework (em inglês) oferece uma estrutura voluntária útil para organizar esta discussão; não é uma certificação DMS nem um substituto dos requisitos legais aplicáveis.
Escolha o sistema cujos controlos demonstrados, administração e custos completos se adequam ao seu trabalho. Se Folderit estiver na sua lista, discuta o processo documental com a nossa equipa e traga as versões, funções e exceções que precisa de avaliar.
