Os oito sistemas de gerenciamento de documentos nesta comparação são Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte e NetDocuments. Eles atendem a diferentes situações de compra: controle diário de documentos, organização liderada por metadados, captura de faturas, gerenciamento de registros, colaboração Microsoft 365, compartilhamento externo, grandes arquivos de projetos e trabalho jurídico.
Comece com os documentos e decisões que sua equipe deve controlar e depois compare o plano e a implantação exatos. Um preço baixo de armazenamento não mostra quanto custará um processo de aprovação, uma política de retenção ou uma implementação completa. Da mesma forma, uma plataforma de colaboração já pode fornecer controles de documentos úteis; verifique sua configuração em vez de descartá-la por categoria.
Somos o fornecedor do Folderit, que aparece primeiro como nossa opção para controle de documentos empresariais. A comparação usa informações oficiais atuais sobre produtos e preços revisadas em 2 de novembro de 2026, e não uma alegação de testes práticos ou uma classificação universal. As capturas de tela vêm do artigo original em inglês: mostram as interfaces originais, não configurações testadas recentemente. Para obter uma lista de verificação de avaliação detalhada, consulte nosso guia de escolha de um sistema de gestão documental para PMEs.
Como comparar os oito sistemas
Compare o controle de documentos, o escopo comercial, a implantação, as evidências de segurança e o esforço de implementação. Pergunte qual plano fornece cada ação necessária, quem o configura e quais serviços ou licenças adicionais são necessários. Um relatório de certificação ou auditoria deve ser verificado quanto ao seu escopo real; não é uma garantia de que os processos da sua organização cumpram todas as obrigações aplicáveis.
| Sistema | Um motivo útil para incluí-lo na lista | Modelo de compra | Verificação importante do escopo |
|---|---|---|---|
| Folderit | Controle de documentos para equipes de pequeno e médio porte | Planos com usuários incluídos e armazenamento | Medium adiciona fluxos de trabalho simples e retenção; Tailor adiciona o designer de fluxo de trabalho, eForms e acesso à API. |
| M-Files | Organização liderada por metadados e o trabalho no Microsoft 365 | Preço por usuário publicado para Essentials; orçamento para Enterprise | Distinguir a assistência Aino cotidiana dos agentes de classificação e extração Enterprise. |
| DocuWare | Entrada de documentos e faturas com fluxo de trabalho | Assinatura de nuvem dimensionada para usuários e armazenamento; orçamento personalizado | Fluxos de trabalho principais em nuvem e Forms estão incluídos; O IDP e outros módulos especializados têm um custo extra. |
| Laserfiche | Formulários, automação de processos e governança de registros | Planos de nuvem com um número mínimo de usuários; opção auto-hospedada | Verifique o direito de gerenciamento de registros, serviços de implementação e número mínimo de usuários contratados. |
| Microsoft SharePoint | Organizações que já usam Microsoft 365 | Assinatura do Microsoft 365 e complementos relevantes | Mapeie cada requisito de retenção ou gerenciamento de registros do Purview para sua licença. |
| Box | Colaboração de conteúdo na nuvem com parceiros externos | Camadas de negócios por usuário e produtos adicionais | Verifique os recursos de automação necessários e se a governança está incluída ou é opcional. |
| Egnyte | Substituição de servidor de arquivos e colaboração de arquivos de projetos grandes | Camadas por usuário; Orçamento para Ultimate | O gerenciamento do ciclo de vida, os fluxos de trabalho avançados e os recursos de IA aparecem em diferentes níveis. |
| NetDocuments | Escritórios de advocacia e outras equipes jurídicas | Cotação específica da organização | Incluir estrutura dos processos, arquivamento de e-mail, requisitos de segurança e migração no escopo. |
Os exemplos numéricos abaixo referem-se às ofertas em dólares americanos exibidas pelos fornecedores na data de revisão, com os termos de cobrança indicados quando confirmados. Não são cotações em moeda local. Impostos, região, usuários mínimos, permissões de uso e implementação podem alterar o total. O preço público de Folderit depende da moeda, portanto, verifique sua oferta local atual em vez de tratar um valor antigo convertido como um preço global fixo.
Os sistemas em detalhes
1. Folderit: controle de documentos empresariais com preços baseados em plano
Melhor opção: equipes que precisam de documentos pesquisáveis, versões claras, controle de acesso e decisões registradas em funções como qualidade, RH e administração. Avalie com as pessoas responsáveis por esses documentos no dia a dia.
Os planos listados de Folderit incluem pesquisa de texto completo por OCR, histórico de versões e trilhas de auditoria. Mini inclui cinco usuários e 150 GB; Medium inclui dez usuários e 500 GB e adiciona fluxos de trabalho simples de aprovação e confirmação de leitura, retenção automatizada, numeração e metadados personalizados. Tailor adiciona design de fluxo de trabalho avançado, eForms e registros personalizados, permissões granulares, logon único e acesso à API.
Mantenha os controles distintos. Uma confirmação de leitura registrada comprova a ação do usuário; não é prova de compreensão. Uma aprovação se aplica à versão submetida, e não automaticamente a cada revisão posterior. As regras de retenção implementam os períodos e ações que sua organização define; elas não decidem a base legal para destruir um registro.
Custo e limites: compare os usuários incluídos, o armazenamento e o escopo do fluxo de trabalho na página de preços atual de Folderit. Formulários avançados ou designer visual exigem Tailor. As opções de nuvem e locais com escopo separado precisam de avaliação para a implantação proposta; não pressuponha condições comerciais idênticas. Revise as informações de segurança e a Central de Confiabilidade junto com seus próprios requisitos.
2. M-Files: organização de documentos liderada por metadados
Melhor opção: organizações que desejam organização de documentos orientada por metadados e uma conexão estreita com Microsoft 365. Vale a pena testar sua abordagem quando o mesmo documento precisa ser encontrado em vários contextos de negócios, em vez de em um caminho de pasta.
As edições atuais listam fluxos de trabalho gráficos, controles de acesso, gerenciamento de versões e ciclo de vida e assistência diária do M-Files Aino. Enterprise adiciona agentes de classificação e extração de metadados, recursos estendidos de auditoria e outros controles avançados. Um assistente de IA e um agente de extração são requisitos de compra diferentes.
Custo e limites: Essentials apresenta um preço de US$ 65 por usuário e por mês; Enterprise requer um orçamento de acordo com o escopo. Confirme o compromisso de cobrança, a edição necessária e o modelo de implantação. M-Files oferece opções de nuvem e auto-hospedadas e afirma que o pacote e os recursos disponíveis podem variar entre eles. Inclua configuração, administração e implementação na avaliação.
3. DocuWare: captura e fluxo de trabalho para operações com muitos documentos
Melhor opção: equipes com entrada substancial de faturas ou documentos em papel que desejam captura e fluxo de trabalho no mesmo ambiente. Use digitalizações representativas e exceções de aprovação reais em uma demonstração.
A orientação atual de preços de nuvem da DocuWare inclui Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, pesquisa de texto completo, versões e controles de acesso em sua oferta principal de nuvem. O processamento inteligente de documentos (IDP), assinaturas digitais e integração SAP são módulos com preços separados. Não trate todos os recursos de captura ou IA como incluídos apenas porque o sistema básico suporta a entrada de documentos.
Custo e limites: o fornecedor oferece uma faixa típica de nuvem de US$ 30 a mais de US$ 125 por usuário por mês, dependendo do plano, tipo de usuário e escala, com uma assinatura anual e um orçamento personalizado. Inclua armazenamento, complementos e serviços nessa cotação. Confirme a interface do cliente e a disponibilidade dos recursos necessários para implantação na nuvem versus implantação local.
4. Laserfiche: formulários, automação e governança de registros
Melhor opção: organizações que avaliam o gerenciamento de documentos juntamente com formulários, automação de processos e governança de registros. Identifique se o requisito é o armazenamento comum de documentos, um processo departamental ou um programa formal de retenção e disposição.
O nível de nuvem Professional atual lista formulários personalizados, automação de processos, funções de IA e registros de auditoria. Records Management está incluído em Business e Business+ e é oferecido como um complemento para assinaturas inferiores qualificadas. Laserfiche também oferece um produto auto-hospedado; avalie a oferta específica em vez de transferir para ela as premissas do plano de nuvem.
Custo e limites: Professional atualmente mostra um equivalente anual de cerca de US$ 73 por usuário por mês, com um mínimo de cinco usuários; Business cerca de US$ 93 com um mínimo de 25 usuários. Cloud Starter está disponível por meio de uma demonstração; solicite um orçamento atualizado. Os serviços profissionais e a implementação são cobrados à parte. Uma comparação por usuário deve levar em conta esses compromissos mínimos e o escopo de gerenciamento de registros necessário.
5. Microsoft SharePoint: bibliotecas de documentos dentro de Microsoft 365
Melhor opção: organizações que já usam Microsoft 365 e são capazes de administrar bibliotecas, permissões, metadados e governança. As licenças existentes podem ser um ponto de partida sensato, mas alguém ainda precisa projetar e manter a configuração.
As bibliotecas SharePoint fornecem histórico de versão e controles de acesso. Microsoft Purview fornece políticas de retenção, rótulos e recursos de gerenciamento de registros com diferentes requisitos de licenciamento. Especifique a ação necessária: uma política de retenção básica, um período baseado em eventos, um rótulo que declara um registro e uma revisão antes da eliminação têm requisitos de licença diferentes.
Custo e limites: a oferta atual Microsoft 365 Business Basic dos EUA com o Teams é de US$ 7 por usuário por mês, paga anualmente e inclui SharePoint; a oferta sem Teams é diferente. Os planos Business suportam até 300 usuários. Confirme o licenciamento atual do Purview, quaisquer serviços de automação ou IA e o tempo do administrador necessário para o processo proposto. Uma assinatura de armazenamento não é o preço de todos os recursos de governança.
6. Box: colaboração de conteúdo em nuvem com governança dependente do plano
Melhor opção: equipes que priorizam a nuvem e compartilham conteúdo regularmente com clientes ou parceiros. Teste o trabalho interno e a experiência do colaborador externo, incluindo requisitos de conta e acesso.
Box Automate está disponível em planos de negócios com um editor visual básico de fluxos de trabalho. Enterprise e Enterprise Plus adicionam recursos como ramificação condicional e paralela e variáveis avançadas; Enterprise Advanced adiciona automação com agentes de IA. Box Governance fornece retenção, eliminação e bloqueios de exclusão por motivos legais, e seu status incluído ou opcional depende do pacote.
Custo e limites: a oferta anual dos EUA lista Business a US$ 15 e Enterprise a US$ 35 por usuário por mês, com um mínimo de três usuários. Compare o fluxo de trabalho exato e o pacote de governança em vez de presumir que esses recursos estão ausentes em todos os níveis inferiores ou incluídos em todas as assinaturas. Confirme os requisitos de localização de dados e qualquer produto adicional relevante.
7. Egnyte: colaboração de arquivos e gerenciamento do ciclo de vida por camada
Melhor opção: equipes substituindo servidores de arquivos ou colaborando em arquivos de projetos substanciais, incluindo trabalhos de arquitetura, engenharia e construção. Teste os tamanhos reais dos arquivos, o acesso remoto e a estrutura de projeto necessária.
A camada Enterprise Lite atual adiciona gerenciamento do ciclo de vida de conteúdo e fluxos de trabalho avançados. Elite adiciona mais ferramentas de IA, assinatura eletrônica e marca d’água dinâmica; Ultimate lista a classificação do tipo de documento e a extração de metadados em massa. Essas distinções são importantes quando o requisito vai além do compartilhamento de arquivos.
Custo e limites: as taxas anuais exibidas nos EUA são de US$ 22 para Business, US$ 39 para Enterprise Lite e US$ 48 para Elite por usuário por mês; Ultimate requer um orçamento. Confirme as ações necessárias do ciclo de vida e do fluxo de trabalho na camada proposta. Se o acesso local ou o armazenamento em cache forem importantes, inclua esse acordo de implantação explicitamente na avaliação.
8. NetDocuments: gerenciamento de documentos e e-mails para trabalhos jurídicos
Melhor opção: escritórios de advocacia, departamentos jurídicos corporativos e equipes jurídicas do setor público. Avalie como os documentos e e-mails são organizados por cliente e processo, incluindo trabalho confidencial e barreiras de confidencialidade entre processos.
NetDocuments descreve uma plataforma de documentos e e-mail na nuvem com versões, pesquisa e trabalho por meio de ferramentas como Outlook, Word e Teams. Seu pacote ndMAX inclui um assistente jurídico de IA e aplicativos de fluxo de trabalho repetíveis. Os resultados da IA ainda precisam de revisão em relação aos documentos subjacentes; a disponibilidade do produto não dispensa a validação da resposta.
Custos e limites: os preços são adaptados ao tamanho da equipe, aos produtos, aos requisitos de segurança, à implementação e à migração. Solicite um orçamento abrangendo a estrutura real do assunto, arquivamento de e-mail, integrações e modelo de acesso. Uma plataforma jurídica específica merece consideração para o trabalho jurídico; as equipes que gerenciam principalmente documentos de qualidade, RH ou finanças também devem avaliar a adequação dessa especialização.
Transforme a lista em um teste prático
Para cada fornecedor, utilize o mesmo pequeno conjunto de documentos e exija as mesmas provas. Inclua uma fatura digitalizada, um procedimento revisado e um contrato confidencial. Estas são tarefas de avaliação propostas e não resultados de um teste realizado para este artigo.
- Pesquisa: encontre uma digitalização difícil e recupere um documento por meio de metadados usando uma conta de usuário comum.
- Versões e decisões: submeta uma versão para aprovação, adicione uma revisão posterior e estabeleça exatamente qual versão a decisão abrange.
- Acesso: mostre o que um revisor, editor e destinatário externo pode realmente ver e baixar.
- Exceções: lide com rejeições, ausência de resposta e correções sem perder o histórico.
- Retenção: demonstre a data de início, itens cobertos, ação final e procedimento para uma restrição que impeça a exclusão.
- Evidência e saída: recupere os registros de eventos relevantes e confirme formatos de exportação, metadados e responsabilidades de migração.
Os requisitos de segurança devem refletir os riscos e responsabilidades da sua organização. O guia para pequenas empresas do NIST Cybersecurity Framework (em inglês) oferece uma estrutura voluntária útil para organizar essa discussão; não é uma certificação DMS nem um substituto para requisitos legais aplicáveis.
Escolha o sistema cujos controles demonstrados, administração e custos completos se adequam ao seu trabalho. Se Folderit estiver na sua lista, discuta o processo documental com nossa equipe e traga as versões, funções e exceções que você precisa avaliar.
