Dieser Vergleich stellt acht Dokumentenmanagement-Systeme vor: Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte und NetDocuments. Je nach Aufgabe kommen unterschiedliche Lösungen infrage — für Dokumentenlenkung, metadatenbasierte Ablage, Rechnungserfassung, Aufbewahrung, Zusammenarbeit in Microsoft 365, externe Freigaben, große Projektdateien oder juristische Dokumente.
Beginnen Sie mit den Dokumenten und Entscheidungen, die Ihr Team beherrschen muss. Vergleichen Sie anschließend den konkreten Tarif und das Betriebsmodell. Ein niedriger Speicherpreis zeigt nicht die Kosten für Freigaben, Aufbewahrung und Einführung. Auch eine Kollaborationsplattform kann brauchbare Dokumentenfunktionen bieten: Prüfen Sie die tatsächliche Konfiguration.
Wir sind der Anbieter von Folderit und stellen es deshalb zuerst als unsere Lösung für die Dokumentenlenkung in Unternehmen vor. Der Vergleich beruht auf offiziellen Anbieterinformationen, geprüft am 2. November 2026; er ist kein Leistungstest. Die Abbildungen zeigen die ursprünglichen englischen Benutzeroberflächen. Optionen können je nach Version und Tarif abweichen. Unser DMS-Kaufratgeber für KMU erläutert die Auswahlkriterien genauer.
So vergleichen Sie die acht Lösungen
Vergleichen Sie Dokumentenkontrolle, kommerziellen Umfang, Bereitstellung, Sicherheitsnachweise und Implementierungsaufwand. Fragen Sie, welcher Plan die einzelnen erforderlichen Aktionen bereitstellt, wer ihn konfiguriert und welche zusätzlichen Dienste oder Lizenzen er benötigt. Ein Zertifizierungs- oder Auditbericht sollte auf seinen tatsächlichen Umfang überprüft werden; Es ist keine Garantie dafür, dass die Prozesse Ihrer Organisation allen geltenden Verpflichtungen entsprechen.
| System | Ein guter Grund, es in die engere Auswahl zu nehmen | Preismodell | Wichtige Prüfung des Leistungsumfangs |
|---|---|---|---|
| Folderit | Dokumentenlenkung für kleine und mittlere Teams | Tarife mit enthaltenen Nutzern und Speicher | Medium fügt einfache Arbeitsabläufe und Aufbewahrung hinzu; Tailor ergänzt den Workflow-Designer, eForms und API-Zugriff. |
| M-Files | Metadatenbasierte Ablage und Arbeit in Microsoft 365 | Öffentlicher Nutzerpreis für Essentials; Angebot für Enterprise | Alltägliche Aino-Unterstützung von Klassifizierungs- und Extraktionsagenten in Enterprise unterscheiden. |
| DocuWare | Dokumenten- und Rechnungseingang mit Workflow | Auf Benutzer und Speicher zugeschnittenes Cloud-Abonnement; maßgeschneidertes Angebot | Kern-Cloud-Workflows und Forms sind enthalten; IDP und andere Fachmodule kosten extra. |
| Laserfiche | Formulare, Prozessautomatisierung und Schriftgutverwaltung | Cloud-Stufen mit Benutzerminimum; selbst gehostete Option | Überprüfen Sie die Berechtigung zur Schriftgutverwaltung, die Implementierungsdienste und die Mindestanzahl zu buchender Nutzer. |
| Microsoft SharePoint | Organisationen, die Microsoft 365 bereits einsetzen | Microsoft-365-Abonnement und benötigte Zusatzleistungen | Ordnen Sie jede Purview-Aufbewahrungs- oder Schriftgutverwaltungsanforderung ihrer Lizenz zu. |
| Box | Cloud-Content-Zusammenarbeit mit externen Partnern | Geschäftsstufen pro Benutzer und zusätzliche Produkte | Überprüfen Sie die erforderlichen Automate-Funktionen und ob Governance enthalten oder optional ist. |
| Egnyte | Dateiserver-Ersatz und große Projekt-Datei-Zusammenarbeit | Stufen pro Benutzer; Angebot für Ultimate | Lebenszyklusmanagement, erweiterte Arbeitsabläufe und KI-Funktionen erscheinen auf verschiedenen Ebenen. |
| NetDocuments | Anwaltskanzleien und andere Rechtsteams | Organisationsspezifisches Angebot | Beziehen Sie Mandatsstruktur, E-Mail-Ablage, Sicherheitsanforderungen und Migration in den Umfang ein. |
Die genannten Beträge stammen aus den am Prüftag angezeigten US-Dollar-Angeboten und nennen bestätigte Abrechnungsbedingungen. Es sind keine Angebote in Ihrer Landeswährung. Steuern, Region, Mindestnutzerzahlen, Nutzungskontingente und Dienstleistungen können den Gesamtpreis verändern. Folderit zeigt währungsabhängige Preise an; prüfen Sie das aktuelle lokale Angebot.
Funktionen, Tarife und Grenzen der einzelnen Systeme
1. Folderit: Dokumentenlenkung mit Tarifen für ganze Teams
Geeignet für: Teams, die durchsuchbare Dokumente, klare Versionen, Zugriffskontrolle und aufgezeichnete Entscheidungen in allen Funktionen wie Qualität, Personalwesen und Verwaltung benötigen. Bewerten Sie es mit den Personen, die im Alltag für diese Dokumente verantwortlich sind.
Zu den veröffentlichten Folderit-Tarifen gehören OCR-Volltextsuche, Versionsverlauf und Prüfprotokolle. Mini umfasst fünf Benutzer und 150 GB; Medium umfasst zehn Benutzer und 500 GB und fügt einfache Freigabe- und Kenntnisnahme-Workflows, automatisierte Aufbewahrung, Nummerierung und benutzerdefinierte Metadaten hinzu. Tailor fügt erweitertes Workflow-Design, eForms und benutzerdefinierte Datensätze, granulare Berechtigungen, Single Sign-On und API-Zugriff hinzu.
Unterscheiden Sie, was die einzelnen Aktionen belegen. Eine protokollierte Kenntnisnahme belegt die Aktion des Nutzers; es ist kein Beweis für Verständnis. Eine Freigabe gilt für die eingereichte Version, nicht automatisch für jede spätere Überarbeitung. Aufbewahrungsregeln implementieren die von Ihrer Organisation definierten Zeiträume und Aktionen. Sie entscheiden nicht über die Rechtsgrundlage für die Vernichtung eines Dokuments.
Kosten und Grenzen: Vergleichen Sie Nutzerzahl, Speicher und Workflow-Umfang auf der aktuellen Folderit-Preisseite. Erweiterte Formulare und der visuelle Designer erfordern Tailor. Cloud- und On-Premises-Angebote sind für das geplante Betriebsmodell gesondert zu prüfen. Ziehen Sie die Sicherheitsinformationen und das Trust Center für Ihre Bewertung heran.
2. M-Files: Dokumente anhand von Metadaten organisieren
Geeignet für: Organisationen, die eine auf Metadaten basierende Dokumentenorganisation und eine enge Verbindung zu Microsoft 365 wünschen. Der Ansatz ist einen Test wert, wenn dasselbe Dokument in mehreren Geschäftskontexten und nicht in einem Ordnerpfad gefunden werden muss.
Die aktuellen Editionen nennen grafische Workflows, Zugriffsrechte, Versions- und Lebenszyklusverwaltung sowie alltägliche Unterstützung durch M-Files Aino. Enterprise ergänzt Agenten zur Klassifizierung und Metadatenextraktion, erweiterte Audit-Funktionen und weitere Kontrollen. Ein KI-Assistent und ein Extraktionsagent erfüllen unterschiedliche Anforderungen; prüfen Sie die benötigte Funktion in der richtigen Edition.
Kosten und Grenzen: Essentials ist mit 65 US-Dollar pro Nutzer und Monat angegeben; Enterprise wird nach Leistungsumfang angeboten. Bestätigen Sie die Abrechnungsverpflichtung, die erforderliche Edition und das Bereitstellungsmodell. M-Files bietet Cloud- und selbst gehostete Optionen und gibt an, dass Paketumfang und verfügbare Funktionen zwischen ihnen variieren können. Berücksichtigen Sie Konfiguration, Administration und Einführung in Ihrer Bewertung.
3. DocuWare: Erfassung und Workflows für dokumentenintensive Prozesse
Geeignet für: Teams mit umfangreichem Rechnungs- oder Papierdokumenteingang, die Erfassung und Workflow in derselben Umgebung wünschen. Nutzen Sie repräsentative Scans und tatsächliche Genehmigungsausnahmen in einer Demonstration.
Die aktuellen Cloud-Preisrichtlinien von DocuWare umfassen Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, Volltextsuche, Versionen und Zugriffskontrollen im Kern-Cloud-Angebot. Intelligente Dokumentenverarbeitung, digitale Signaturen und SAP-Integration sind separat kostenpflichtige Module. Behandeln Sie nicht jede Erfassungs- oder KI-Funktion als inbegriffen, nur weil das Basissystem die Dokumentenaufnahme unterstützt.
Kosten und Grenzen: Der Anbieter bietet ein typisches Cloud-Angebot von 30 bis 125 US-Dollar oder mehr pro Nutzer und Monat an, abhängig von Plan, Benutzertyp und Umfang, mit einem Jahresabonnement und einem maßgeschneiderten Angebot. Beziehen Sie Speicher, Add-ons und Services in dieses Angebot ein. Bestätigen Sie die Client-Schnittstelle und die Verfügbarkeit der erforderlichen Funktionen für die Cloud- oder lokale Bereitstellung.
4. Laserfiche: Formulare, Automatisierung und Schriftgutverwaltung
Geeignet für: Unternehmen, die Dokumentenmanagement neben Formularen, Prozessautomatisierung und Schriftgutverwaltung evaluieren. Stellen Sie fest, ob es sich bei der Anforderung um eine normale Dokumentenspeicherung, einen Abteilungsprozess oder ein formelles Aufbewahrungs- und Aussonderungsprogramm handelt.
Die aktuelle Cloud-Tarif Professional listet benutzerdefinierte Formulare, Prozessautomatisierung, KI-Funktionen und Audit-Protokollierung auf. Records Management ist in Business und Business+ enthalten und wird als Add-on für berechtigte niedrigere Abonnements angeboten. Laserfiche bietet auch ein selbst gehostetes Produkt an; Bewerten Sie das spezifische Angebot, anstatt die Annahmen des Cloud-Plans darauf zu übertragen.
Kosten und Grenzen: Professional zeigt derzeit bei jährlicher Abrechnung einen Monatswert von etwa 73 US-Dollar pro Nutzer bei einem Minimum von fünf Benutzern; Business ca. 93 US-Dollar bei mindestens 25 Benutzern. Cloud Starter wird über eine Demonstration angeboten; fragen Sie nach dem aktuellen Angebot. Dienstleistungen und Einführung werden zusätzlich berechnet. Ein Vergleich pro Benutzer muss diese Mindestverpflichtungen und den erforderlichen Schriftgutverwaltungsumfang berücksichtigen.
5. Microsoft SharePoint: Dokumentbibliotheken in Microsoft 365
Geeignet für: Organisationen, die Microsoft 365 bereits verwenden und in der Lage sind, Bibliotheken, Berechtigungen, Metadaten und Governance zu verwalten. Vorhandene Lizenzen können einen sinnvollen Ausgangspunkt darstellen, aber jemand muss die Konfiguration trotzdem entwerfen und warten.
SharePoint Bibliotheken bieten Versionsverlauf und Zugriffskontrollen. Microsoft Purview bietet Aufbewahrungsrichtlinien, Labels und Schriftgutverwaltungsfunktionen mit unterschiedlichen Lizenzanforderungen. Geben Sie die Aktion an, die Sie benötigen: Eine grundlegende Aufbewahrungsrichtlinie, ein ereignisbasierter Zeitraum, eine Kennzeichnung als aufzubewahrender Datensatz und eine Prüfung vor der Aussonderung können unterschiedliche Lizenzen erfordern.
Kosten und Grenzen: Das aktuelle US-amerikanische Microsoft 365 Business Basic-Angebot mit Teams beträgt 7 US-Dollar pro Benutzer und Monat, wird jährlich bezahlt und beinhaltet SharePoint; Für das Angebot ohne Teams gilt ein anderer Preis. Business-Tarife unterstützen bis zu 300 Benutzer. Bestätigen Sie die aktuelle Purview-Lizenzierung, alle Automatisierungs- oder KI-Dienste und die für den vorgeschlagenen Prozess erforderliche Administratorzeit. Ein Speicherabonnement ist nicht der Preis für jede Governance-Funktion.
6. Box: Cloud-Zusammenarbeit und tarifabhängige Governance
Geeignet für: Cloud-First-Teams, die regelmäßig Inhalte mit Kunden oder Partnern teilen. Testen Sie sowohl die interne Arbeit als auch die Nutzung durch den externen Empfänger, einschließlich Konto- und Zugriffsanforderungen.
Box Automate ist für alle Business-Tarife mit einem zentralen visuellen Workflow-Builder verfügbar. Enterprise und Enterprise Plus fügen Funktionen wie bedingte und parallele Verzweigung und erweiterte Variablen hinzu; Enterprise Advanced fügt Automatisierung durch KI-Agenten hinzu. Box Governance bietet Aufbewahrung, Aussonderung und rechtlich begründete Löschsperren. Der enthaltene oder optionale Status hängt vom Paket ab.
Kosten und Grenzen: Das jährliche US-Angebot listet Business für 15 US-Dollar und Enterprise für 35 US-Dollar pro Benutzer und Monat auf, mit einem Minimum von drei Benutzern. Vergleichen Sie das genaue Workflow- und Governance-Paket, anstatt davon auszugehen, dass diese Funktionen in allen niedrigeren Ebenen fehlen oder in jedem Abonnement enthalten sind. Bestätigen Sie die Anforderungen an den Speicher- und Verarbeitungsort und alle relevanten Zusatzprodukte.
7. Egnyte: Zusammenarbeit und Lebenszyklus von Dateien
Geeignet für: Teams, die Dateiserver ersetzen oder an umfangreichen Projektdateien, einschließlich Architektur-, Ingenieur- und Bauarbeiten, zusammenarbeiten. Testen Sie die tatsächlichen Dateigrößen, den Fernzugriff und die erforderliche Projektstruktur.
Die aktuelle Stufe Enterprise Lite bietet Content-Lifecycle-Management und erweiterte Workflows. Elite fügt weitere KI-Tools, elektronische Signatur und dynamisches Wasserzeichen hinzu; Ultimate listet die Dokumenttypklassifizierung und die Massenmetadatenextraktion auf. Diese Unterscheidungen sind wichtig, wenn die Anforderung über die Dateifreigabe hinausgeht.
Kosten und Grenzen: Die angezeigten jährlichen US-Raten betragen 22 US-Dollar für Business, 39 US-Dollar für Enterprise Lite und 48 US-Dollar für Elite pro Benutzer und Monat; Ultimate erfordert ein Angebot. Bestätigen Sie die erforderlichen Lebenszyklus- und Workflow-Aktionen auf der vorgeschlagenen Ebene. Wenn lokaler Zugriff oder Caching wichtig sind, beziehen Sie diese Bereitstellungsvereinbarung explizit in die Bewertung ein.
8. NetDocuments: Dokumente und E-Mails für juristische Teams
Geeignet für: Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen von Unternehmen und Rechtsteams des öffentlichen Sektors. Bewerten Sie, wie Dokumente und E-Mails nach Kunde und Angelegenheit organisiert sind, einschließlich vertraulicher Arbeit und Vertraulichkeitsschranken zwischen Mandaten.
NetDocuments beschreibt eine Cloud-Dokumenten- und E-Mail-Plattform mit Versionen, Such- und Bearbeitungstools wie Outlook, Word und Teams. Die Suite ndMAX umfasst einen juristischen KI-Assistenten und wiederholbare Workflow-Anwendungen. KI-Ergebnisse müssen noch anhand der zugrunde liegenden Dokumente überprüft werden; Die Produktverfügbarkeit macht eine Antwort nicht verbindlich.
Kosten und Grenzen: Die Preise richten sich nach Teamgröße, Produkten, Sicherheitsanforderungen, Implementierung und Migration. Fordern Sie ein Angebot an, das die tatsächliche Struktur der Angelegenheit, die E-Mail-Ablage, die Integrationen und das Zugriffsmodell abdeckt. Eine rechtsspezifische Plattform verdient Berücksichtigung für die juristische Arbeit; Teams, die sich hauptsächlich mit Qualitäts-, Personal- oder Finanzdokumenten befassen, sollten auch die Eignung dieser Spezialisierung beurteilen.
Aus der Vorauswahl wird ein Praxistest
Verwenden Sie für jeden Lieferanten denselben kleinen Dokumentensatz und fordern Sie dieselben Nachweise. Fügen Sie eine gescannte Rechnung, ein überarbeitetes Verfahren und einen vertraulichen Vertrag hinzu. Hierbei handelt es sich um vorgeschlagene Bewertungsaufgaben, nicht um Ergebnisse eines für diesen Artikel durchgeführten Tests.
- Suchen: Finden Sie einen schwierigen Scan und rufen Sie ein Dokument über Metadaten mit einem normalen Benutzerkonto ab.
- Versionen und Entscheidungen: Reichen Sie eine Version zur Genehmigung ein, fügen Sie eine spätere Überarbeitung hinzu und legen Sie genau fest, welche Version die Entscheidung abdeckt.
- Zugriff: Zeigen Sie, was ein Prüfer, Redakteur und externer Empfänger tatsächlich sehen und herunterladen kann.
- Ausnahmen: Behandeln Sie eine Ablehnung, eine ausbleibende Rückmeldung und eine Korrektur, ohne dass der Verlauf verloren geht.
- Aufbewahrung: Zeigen Sie das Startdatum, die abgedeckten Elemente, die Endaktion und das Verfahren für eine Einschränkung an, die eine Löschung verhindert.
- Nachweise und Export: Rufen Sie die relevanten Ereignisprotokolle ab und bestätigen Sie Exportformate, Metadaten und Migrationsverantwortlichkeiten.
Sicherheitsanforderungen sollten die Risiken und Verantwortlichkeiten Ihres Unternehmens widerspiegeln. Der NIST Cybersecurity Framework-Leitfaden für Kleinunternehmen (Englisch) bietet einen nützlichen freiwilligen Rahmen für die Organisation dieser Diskussion; Es handelt sich nicht um eine DMS-Zertifizierung oder um einen Ersatz für geltende gesetzliche Anforderungen.
Wählen Sie das System, dessen vorgeführte Funktionen, Administration und Gesamtkosten zu Ihrer Arbeit passen. Wenn Folderit auf Ihrer engeren Auswahlliste steht, besprechen Sie den Dokumentenprozess mit unserem Team und bringen Sie die Versionen, Rollen und Ausnahmen mit, die Sie bewerten müssen.
