Dokumentų valdymas ir atitiktis

Dokumentų valdymo atitiktis ypač svarbi organizacijoms, kurios tvarko jautrią, reglamentuojamą ar veiklai būtiną informaciją. Sveikatos priežiūros, finansų, viešojo sektoriaus ir kitose reguliuojamose srityse nepakanka vien saugiai laikyti dokumentus. Reikia laikytis konkrečių saugojimo, prieigos, privatumo ir atsekamumo reikalavimų. Tinkamai sukonfigūruota dokumentų valdymo sistema padeda juos įgyvendinti, kartu išlaikant sklandų darbą.

Kodėl svarbi dokumentų valdymo atitiktis

Reikalavimai gali apimti dokumentų kūrimą ir tvirtinimą, saugojimo trukmę, prieigą bei pakeitimų registravimą. Jų nesilaikant gali grėsti baudos, ginčai, žala reputacijai ar teisės vykdyti tam tikrą veiklą praradimas. Didelėse įmonėse riziką didina įrašų kiekis ir naudotojų skaičius. DVS padeda centralizuoti dokumentus, taikyti nustatytas taisykles ir pateikti audito įrodymus, tačiau už atitikties įvertinimą ir procesus atsako pati organizacija.

Pagrindinės atitiktį palaikančios funkcijos

Atitikties procesams skirta dokumentų valdymo sistema turi apjungti ne tik saugojimą, bet ir saugumo bei automatizavimo priemones, pavyzdžiui:

• Automatizuotos saugojimo taisyklės su konfigūruojamais pradžios įvykiais, pavyzdžiui, sukūrimo, patvirtinimo ar pasirašymo data, ir nustatytais archyvavimo ar naikinimo veiksmais. Konkretaus įvykio prieinamumą tikrinkite pagal pasirinktą konfigūraciją.
• Išsamios prieigos teisės failų, aplankų ir paskyros lygmenimis, kad jautrius dokumentus peržiūrėtų ar redaguotų tik įgalioti žmonės.
• Išsami audito istorija su palaikomų veiksmų, pavyzdžiui, peržiūrų, atsisiuntimų, pakeitimų ir trynimo, laiko žymomis bei naudotojų duomenimis.
• Metaduomenų valdymas, padedantis tiksliai klasifikuoti dokumentus, greičiau juos rasti ir pasirengti auditui.
• Šifravimas saugojimo metu 256 bitų šifravimu ir apsaugotas TLS ryšys perduodant duomenis. Tai skirtingos, viena kitą papildančios apsaugos priemonės.
• Versijų valdymas leidžia išsaugoti ankstesnes dokumento versijas ir prireikus jas atkurti.
• Kontroliuojamas dokumentų bendrinimas naudojant ribotos trukmės viešąsias nuorodas ar tinkamai sukonfigūruotą prieigą klientams. Viešosios nuorodos turėjimas savaime nepatvirtina gavėjo tapatybės.

Dokumentų valdymas ir konkrečių sričių reikalavimai

Dokumentų valdymo taisyklės turi atitikti būtent jūsų organizacijai taikomus įstatymus ir sistemas. Dažnai vertinami šie reikalavimai:

BDAR ir dokumentų valdymas

Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) nustato asmens duomenų tvarkymo reikalavimus ES ir EEE, o tam tikrais atvejais taikomas ir už jų ribų. Svarbūs teisėtas tvarkymo pagrindas, tinkama prieigos apsauga, atskaitomybė ir duomenų subjektų teisės. Teisė reikalauti ištrinti duomenis turi įstatyme numatytų išimčių. DVS prieigos valdymas, audito istorija ir šifravimas padeda įgyvendinti priemones, tačiau savaime neužtikrina visos BDAR atitikties.

ISO standartai ir dokumentų valdymas

ISO 27001 skirtas informacijos saugumo valdymui, o ISO 9001 – kokybės vadybai, įskaitant dokumentuotos informacijos kontrolę. Dokumentų apsauga, kontroliuojamas platinimas, tvirtinimas ir pakeitimų atsekamumas gali padėti įgyvendinti šių valdymo sistemų reikalavimus. Organizacijos sertifikavimas priklauso nuo visos jos valdymo sistemos, ne vien nuo pasirinktos programinės įrangos.

HIPAA ir dokumentų valdymo sistemos

JAV HIPAA reikalavimai taikomi atitinkamiems subjektams ir jų veiklos partneriams, tvarkantiems saugomą sveikatos informaciją. Reikia tinkamos prieigos kontrolės, atsekamumo, vientisumo ir kitų apsaugos priemonių. DVS funkcijos gali jas palaikyti, tačiau būtina įvertinti riziką, naudojimo būdą ir, kai taikoma, sudaryti veiklos partnerio sutartį (BAA).

SEC taisyklės ir dokumentų valdymas

Konkrečios JAV SEC taisyklės numato tam tikrų įrašų saugojimo terminus ir elektroninių įrašų išsaugojimo bei atsekamumo sąlygas. Priklausomai nuo taisyklės, gali būti taikomi specialūs nekeičiamo saugojimo ar audito reikalavimai. Prieš pasirenkant sprendimą būtina atskirai patvirtinti jo tinkamumą; vien saugojimo taisyklės ar įprasta audito istorija neįrodo atitikties SEC reikalavimams.

FDA 21 CFR Part 11 ir elektroniniai dokumentai

JAV FDA 21 CFR Part 11 reglamentuoja elektroninius įrašus ir parašus tais atvejais, kai jie patenka į šių taisyklių taikymo sritį. Gyvybės mokslų ir atitinkamos gamybos organizacijos turi įvertinti sistemos validavimą, tapatybės bei parašų kontrolę, atsekamumą ir procedūras. Elektroninio pasirašymo ar versijų funkcijos savaime nepakeičia šio įvertinimo.

Sarbanes–Oxley (SOX) ir dokumentų valdymas

SOX nustato reikalavimus atitinkamų įmonių finansinės atskaitomybės patikimumui ir vidaus kontrolei. Reikšmingus įrašus reikia saugoti pagal taikomas taisykles, valdyti jų keitimą ir naikinimą bei išlaikyti atsekamumą. DVS saugojimo taisyklės, prieigos teisės ir versijų istorija padeda palaikyti šiuos procesus, tačiau jų tinkamumas vertinamas kartu su organizacijos procedūromis.

Metaduomenys ir atitiktis

Tikslūs metaduomenys padeda teisingai klasifikuoti dokumentus, greičiau pateikti juos auditoriui ir išlaikyti atsekamumą. Individualūs laukai, susieti duomenys ir dokumentų paieška gali palengvinti šį darbą. OCR išplečia palaikomų nuskaitytų dokumentų paiešką, tačiau ne visų formatų ar bet kokios kokybės failų turinys atpažįstamas vienodai.

Duomenų saugumo pažeidimų rizikos mažinimas

Vidinių pažeidimų riziką padeda mažinti aiškios naudotojų teisės, vaidmenimis pagrįsta prieiga, IP apribojimai, dviejų veiksnių autentifikavimas ir veiksmų stebėjimas. Išorinių grėsmių atveju svarbūs šifravimas, atsarginės kopijos trijose vietose ir atkūrimo procedūros. Šias priemones reikia derinti su darbuotojų mokymu, reagavimo planu ir organizacijos atkūrimo reikalavimais.

Kaip DVS padeda pasirengti auditui

Auditoriui paprašius įrodymų svarbu juos pateikti tiksliai ir laiku. Tinkamai sukonfigūruota atitikties procesus palaikanti DVS leidžia greičiau rasti dokumentus kartu su jų metaduomenimis, audito ir versijų istorija. Ataskaitos bei eksportuojami duomenys padeda surinkti įrodymus ir sumažina išskaidytų failų paiešką; pateikiamą informaciją vis tiek reikia patikrinti pagal audito apimtį.

„Folderit“ ir dokumentų valdymo atitiktis

„Folderit“ saugojimo taisyklės, išsamios prieigos teisės, audito istorija ir šifravimas padeda organizacijoms įgyvendinti dokumentų valdymo kontrolę. Šios funkcijos gali palaikyti BDAR, ISO 27001, HIPAA ir kitų sistemų reikalavimus, kai tinkamai parenkami procesai, konfigūracija bei sutartys. Debesijos ar vietinio diegimo pasirinkimą derinkite su savo rizikos vertinimu; programinė įranga savaime nesuteikia organizacijai atitikties sertifikato.

Prisitaikymas prie kintančių reikalavimų

Teisės aktai ir konkrečių sričių taisyklės keičiasi. Konfigūruojamos nuostatos, plečiama infrastruktūra ir saugumo naujinimai leidžia pritaikyti DVS prie naujų poreikių. Organizacija turi stebėti pakeitimus ir atitinkamai atnaujinti savo taisykles – sistema naujų teisinių pareigų neįgyvendina savaime.

Atitiktis kasdieniame darbe

Nuoseklus dokumentų valdymas padeda vykdyti teisines pareigas kasdien. Aiškios saugojimo taisyklės, prieigos politika ir audito istorija gali tapti įprasta darbo dalimi, kai jos tinkamai susietos su komandos procesais.

„Folderit“ suteikia struktūrą ir priemones tvarkyti įrašus pagal jūsų organizacijai taikomus reikalavimus. Rengiantis auditui, stiprinant duomenų apsaugą ar vienodinant saugojimo terminus, tinkamai parinkta sistema padeda komandai dirbti aiškiau ir nuosekliau.