Įmonės sutarčių valdymas

Įmonės sutarčių valdymas su „Folderit“ dokumentų sistema

Sunku palaikyti tvarką sutartyse? „Folderit“ įmonės sutarčių valdymo sprendimaspadeda sutelkti dokumentus vienoje kontroliuojamoje ir pasiekiamoje vietoje. 

„Folderit“ naudoja 256 bitų AES šifravimą saugomiems duomenims ir išsamias teises jautriems dokumentams. Automatizuokite nustatytas darbo eigas, bendradarbiaukite palaikomais įrankiais ir mažinkite rankinių klaidų riziką. Galimos „Microsoft Office 365“ bei „DocuSign“ integracijos pagal jų sąlygas. 

Paverskite daug laiko užimantį sutarčių tvarkymą nuoseklesniu procesu.

Įmonės sutarčių valdymo iššūkiai

Sutartys svarbios veiklai, tačiau tradiciniai procesai gali būti lėti, sudėtingi ir imlūs klaidoms. Dažniausi sunkumai:

• Netvarka: Dokumentai išskaidyti keliose vietose ir formatuose, todėl juos sunku greitai rasti.
• Saugumo rizika: Jautri informacija gali būti netinkamai pasiekta ar atskleista, pakenkiant pasitikėjimui bei atitikties procesams.
• Neefektyvumas: Rankinės eigos lėtina tvirtinimą, didina praleistų terminų ir galimybių riziką.
• Bendradarbiavimo spragos: Komandoms sunku derinti derybas bei sprendimus, todėl atsiranda vėlavimų.
• Atitikties klausimai: Dideliam sutarčių kiekiui reikia nuoseklaus teisinių ir reguliavimo pareigų vertinimo.

Prasto sutarčių valdymo poveikis

Pasekmės gali būti reikšmingos:

• Prarastos pajamos: Vėluojantys patvirtinimai gali sutrukdyti verslo galimybėms.
• Didesnės sąnaudos: Rankiniai veiksmai ir silpnas automatizavimas didina darbo krūvį.
• Teisinė rizika: Reikalavimų nevykdymas gali lemti ginčus ar sankcijas.
• Reputacijos žala: Saugumo incidentai ir kontrolės spragos gali mažinti suinteresuotųjų šalių pasitikėjimą.

Kaip „Folderit“ padeda spręsti šias problemas?

„Folderit“ sutarčių valdymo galimybės skirtos nuosekliai tvarkyti dokumentus per jų gyvavimo ciklą, derinant prieigą, versijas ir procesus.

Centralizuotas dokumentų valdymas

Centrinė saugykla: Laikykite sutartis vienoje kontroliuojamoje vietoje. Platformoje lengviau jas tvarkyti ir pasiekti pagal teises, išlaikant aktualų dokumentą bei jo istoriją.

Paieškos galimybės: Raskite reikiamas sutartis pagal indeksuotą tekstą, žodžius, datas, metaduomenis ir kitus filtrus. Palaikomų skenuotų failų OCR rezultatai priklauso nuo kokybės bei kalbos.

Versijų kontrolė ir audito istorija: Išsaugokite atnaujinimus, matykite susijusią naudotojo informaciją ir prireikus atkurkite ankstesnį failą. Audito žurnalas papildo istoriją palaikomais veiksmais, tačiau ne visada rodo tikslius teksto skirtumus.

Apsaugos priemonės

256 bitų AES šifravimas: Jautriems saugomiems duomenims naudojamas AES šifravimas, o perdavimui — šifruoti SSL/TLS ryšiai. Tai skirtingos apsaugos priemonės, kurias papildo tinkama prieiga.

Pritaikoma prieigos kontrolė: Sutarčių prieigą valdykite naudodami „Folderit“ pasirinktines naudotojų teises. Skirkite vaidmenis bei teises asmenims ar grupėms, kad jautrius dokumentus pasiektų tik įgalioti dalyviai.

Atitiktis ir išsaugojimas: Nustatykite saugojimo politiką ir reikalingus naikinimo apribojimus pagal sutarties kategoriją bei teisines pareigas. Tai palaiko jūsų kontrolės procesą, bet automatiškai nenustato tinkamų terminų ar viso teisinio išsaugojimo projekto apimties.

Automatinės darbo eigos

Darbo eigų automatizavimas: Nustatykite tvirtinimą, pranešimus ir priminimus pagal organizacijos taisykles. Tai padeda taupyti laiką bei mažinti klaidas; atsakingi asmenys vis tiek turi stebėti atlikimą ir išimtis.

Bendradarbiavimas: Keli dalyviai gali peržiūrėti dokumentą ir pateikti pastabas, o palaikoma „Microsoft 365“ integracija suteikia redagavimą. Vienalaikio darbo galimybės priklauso nuo redaktoriaus bei teisių.

Integracijos: „Microsoft Office 365“ ir „DocuSign“ jungtys leidžia rengti, redaguoti ar pateikti pasirašyti pagal atitinkamos paslaugos sąlygas. Kitas sistemas galima jungti įvertinus API, duomenų ir projekto apimtį.

Nuotolinio ir mišraus darbo palaikymas

Prieiga debesijoje: Pasiekite bei tvarkykite sutartis turėdami tinkamą ryšį ir teises biure, namuose ar kelionėje. Tai leidžia tęsti susijusius sprendimus nesant vienoje vietoje.

Mobilioji prieiga: Telefonams ir planšetėms pritaikyta sąsaja leidžia naudotis palaikomomis peržiūros, tvirtinimo bei pasirašymo funkcijomis. Konkretaus įrenginio scenarijų išbandykite.

Pagerinkite sutarčių valdymą su „Folderit“

„Folderit“ gali būti pritaikyta skirtingo dydžio organizacijoms: pasirinkite planą, naudotojus, saugyklą ir reikalingas eigas. Patogi platforma padeda tvarkyti procesus, palaikyti atitikties priemones ir komandos bendradarbiavimą.

Norite kito žingsnio savo sutarčių valdymui? 

Pradėkite nemokamą „Folderit“ bandymą ir patikrinkite rezultatą su savo dokumentais.