La gestión de documentos es el control y la coordinación de todos los procesos que intervienen en el flujo de documentos en papel y electrónicos, para garantizar que el personal autorizado tenga acceso seguro y eficaz a los documentos cuando lo necesite. Los procesos que intervienen en el flujo de un documento incluyen su captura, almacenamiento, indexación, envío, distribución y recuperación.
¿Qué es la gestión documental? En términos sencillos, la gestión documental es la forma en que una empresa organiza, almacena, rastrea y gestiona sus documentos en papel o en formato electrónico.
Todas las empresas u organizaciones tienen algún tipo de gestión documental que implica capturar, almacenar y recuperar documentos a diario. El problema es que, para la mayoría de las organizaciones, este proceso requiere mucho tiempo y apenas recibe la atención que merece. Por eso, un sistema de gestión documental eficaz es esencial para ahorrar tiempo en la gestión de los documentos de tu empresa. Los sistemas de gestión documental actuales se basan en sistemas informáticos o software en la nube para almacenar y gestionar documentos electrónicos.
¿Qué son los sistemas de gestión documental y cómo se utilizan?
Los sistemas de gestión de documentos se utilizan para registrar y organizar todo tipo de documentos en formato electrónico que sean fáciles de encontrar y recuperar cuando sea necesario. En este caso, un documento se define en la norma ISO 12651-2 como cualquier objeto registrado o información que se considera una unidad de datos. Un documento en papel, por ejemplo una factura, se escanea primero y se integra en el sistema de gestión documental en formato electrónico para poder recuperarlo más tarde.
A continuación, el documento se indexa por categorías como departamento, número de pedido, proveedor o cualquier otro concepto identificable relevante para tu organización. A diferencia de las carpetas de archivos tradicionales, un sistema de gestión documental almacena los documentos en un formato electrónico al que pueden acceder más fácilmente los empleados y clientes autorizados.
Con un lugar de archivo electrónico centralizado y seguro, como el software de almacenamiento y gestión de documentos en la nube de Folderit, ya no tendrás que preocuparte de buscar constantemente documentos perdidos o difíciles de encontrar. Ahora puedes buscar y recuperar cualquier documento de tu organización en cuestión de segundos. Encontrar documentos rápidamente aumenta la productividad porque ya no tienes que centrarte en buscar un documento difícil de encontrar, puedes centrarte en resolver el verdadero problema.
Componentes clave de un sistema de gestión documental
Los componentes más importantes de un sistema de gestión documental son la captura de documentos, el almacenamiento de metadatos, el control de versiones, la seguridad y las funciones de indexación y recuperación.
Echemos un vistazo rápido a cada uno de ellos:
1. metadatos del documento
Cada documento suele guardarse junto con sus metadatos, como la fecha en que se guardó y la identidad de la persona que lo guardó. El sistema puede aceptar metadatos o pedir al usuario que los proporcione. Con Folderit, puedes añadir una gran variedad de metadatos, como etiquetas, notas, firmantes, fechas o vencimientos y mucho más, para mantener tus documentos bien organizados y fácilmente accesibles. Incluso puedes añadir tus campos de datos favoritos.
2. captura de documentos
La captura en la gestión de documentos se refiere al procesamiento de documentos en papel mediante escaneado para permitir su almacenamiento en formato electrónico. Algunos sistemas utilizan software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir las imágenes digitales en texto legible. La captura también incluye la introducción en el sistema de documentos en formato electrónico y otros archivos informatizados.
3. indexación
La indexación ayuda a rastrear los documentos electrónicos almacenados en el sistema. Puede ser tan sencilla como rastrear los identificadores de los documentos en todo el sistema o tan compleja como proporcionar una clasificación específica para cada documento basada en metadatos o índices de palabras del contenido de cada documento. La indexación es un componente importante de un sistema de gestión de documentos. Ayuda a que el proceso de recuperación sea más rápido, eficaz y preciso.
4. almacenamiento
El almacenamiento se refiere a cómo se guarda el documento en un depósito central para su posterior recuperación. El almacenamiento incluye las ubicaciones específicas en las que se almacena cada documento en el sistema, la duración del almacenamiento, la migración de documentos entre distintos medios de almacenamiento y la eventual destrucción de un documento.
5. recuperación de documentos
La recuperación es un elemento clave de cualquier sistema de gestión de documentos. Se trata de cómo se recupera un documento del repositorio central. Es un proceso complejo que regula las autorizaciones y el acceso a cada documento. Permite a los usuarios acceder a los documentos mediante la identificación de identificadores únicos del documento, como metadatos y términos de búsqueda específicos.
6. versionado de documentos
El control de versiones es básicamente un proceso de entrada o salida de un documento del sistema para que los usuarios tengan acceso a las versiones actuales o anteriores del documento. Los documentos cambian o se actualizan con el tiempo. Aquí es donde entra en juego el control de versiones para garantizar que los usuarios puedan seguir accediendo a copias anteriores como referencia. Folderit proporciona un control de versiones mejor y más sencillo para tus documentos. Puedes subir una nueva versión de cualquier documento almacenado en el sistema conservando la versión anterior y los metadatos existentes. La eficaz función de registro de entrada y salida del sistema te permite incluso bloquear el acceso a un documento a otros usuarios mientras lo estás editando.
7. busca
La búsqueda permite a los usuarios encontrar documentos y carpetas específicos basándose en los atributos de la plantilla o mediante una búsqueda de texto completo. Folderit dispone de una potente búsqueda que te permite buscar cualquier documento almacenado en el sistema utilizando diversos atributos, como el título del documento y otros metadatos, como etiquetas y firmantes.
8. compartir o distribuir documentos
Un sistema eficaz de gestión de documentos como Folderit permite compartir y distribuir de forma controlada documentos, partes de documentos, carpetas o incluso toda la cuenta a cualquier persona autorizada. El sistema tiene permisos de “vista”, en los que el usuario sólo puede ver el documento, y permisos de “edición”, en los que el usuario puede editar los metadatos.
9. seguridad de los documentos
La importancia de la seguridad de los documentos es fundamental en cualquier sistema de gestión documental. Con la aparición de amenazas de seguridad avanzadas, como el malware cripto-ransomware, ahora es imprescindible que tus documentos se almacenen en un repositorio seguro y centralizado.
Entonces, ¿qué significa seguridad en la gestión de documentos? Folderit es un buen ejemplo de ello. Aquí, tus documentos y la información que contienen se cifran en la nube con AES de 256 bits y se envían a través de una conexión segura SSL para garantizar un almacenamiento seguro.
¿Qué es una copia de seguridad de la gestión documental?
Hacer copias de seguridad de tus documentos es una parte importante de cualquier sistema de gestión documental. Sin una copia de seguridad, tu organización puede sufrir enormes pérdidas en el desafortunado caso de un ataque de piratas informáticos o virus, o incluso un incendio o desastre natural, que puede destruir por completo todos tus archivos existentes. Folderit almacena todos tus documentos de forma segura en una nube. Sin embargo, si lo deseas, puedes descargar archivos individuales o incluso toda la cuenta y almacenar los documentos en tu disco duro como copia de seguridad local. Tus copias de los documentos almacenados en la nube permanecerán intactas.
El mejor sistema de gestión documental en la nube para pequeñas y medianas empresas
Como se ha demostrado anteriormente, la gestión de documentos es una tarea compleja, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Folderit ofrece un software de gestión de documentos en la nube asequible y muy eficaz que permite a las pequeñas empresas almacenar y compartir documentos importantes y gestionar el flujo de documentos entre empleados y clientes. Es un sistema de gestión de documentos en la nube extremadamente fácil de usar.
El uso de un sistema de gestión documental (SGD), también conocido como software de gestión documental, es cada vez más popular en las empresas por varias buenas razones.
La gestión de documentos implica el uso de un sistema informático y software para almacenar, organizar, seguir y procesar información y soportes creados electrónicamente.
La información puede haberse creado a través de un ordenador o dispositivo móvil, o puede haberse convertido de copias en papel a un formato digital utilizando un escáner de documentos o simplemente haciendo una foto del documento, incluso con la cámara de tu teléfono. Independientemente de la procedencia del documento, una cosa es cierta: su propietario quiere asegurarse de que sea seguro y fácil de usar en el futuro. Y no sólo para el propietario, sino también para garantizar que sea accesible a todas las personas pertinentes, con las autorizaciones correctas en cada caso.
Tradicionalmente, los intentos de “gestión de documentos” comenzaban en un archivador alto y voluminoso en un rincón de la oficina. A medida que la empresa crecía, también lo hacía la colección de archivadores, y con ella el potencial de caos y compromiso. Los documentos que debían pasarse a compañeros o clientes tenían que buscarse manualmente y volver a archivarse, lo que aumentaba el tiempo del personal y la factura salarial.
Sin embargo, un software eficaz de gestión de documentos electrónicos (como Folderit!) hace que tus datos estén seguros y sean fácilmente accesibles, localizables y personalizables. Te ofrece funciones como compartir flujos de trabajo y recordatorios, y te permite añadir metadatos a archivos que son difíciles de encontrar, contextualizar o incluso comprender sin ellos. Gracias por pasarte hoy por aquí. Ya que estás aquí, deberías saber más sobre nuestras funciones de gestión especializadas. Empieza por registrarte gratis.