Unter Dokumentenmanagement versteht man die Kontrolle und Koordination aller Prozesse, die mit dem Fluss von Papier- und elektronischen Dokumenten zu tun haben, um sicherzustellen, dass das autorisierte Personal bei Bedarf sicheren und effizienten Zugriff auf die Dokumente hat. Zu den Prozessen, die am Fluss eines Dokuments beteiligt sind, gehören das Erfassen, Speichern, Indizieren, Weiterleiten, Verteilen und Abrufen von Dokumenten.
Was also ist Dokumentenmanagement? Ganz einfach ausgedrückt, ist Dokumentenmanagement die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Dokumente in Papier- oder elektronischem Format organisiert, speichert, verfolgt und verwaltet.
Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat irgendeine Form der Dokumentenverwaltung, die das Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten im Tagesgeschäft beinhaltet. Das Problem dabei ist, dass dieser Prozess für die meisten Unternehmen sehr zeitaufwändig ist und kaum die Aufmerksamkeit erhält, die er verdient. Aus diesem Grund ist ein effizientes Dokumentenmanagementsystem für die zeitsparende Verwaltung der Dokumente Ihres Unternehmens unerlässlich. Die heutigen Dokumentenmanagementsysteme basieren auf Computersystemen oder Cloud-Software, um elektronische Dokumente zu speichern und zu verwalten.
Was sind Dokumentenmanagementsysteme und wie werden sie verwendet?
Dokumentenverwaltungssysteme dienen der Erfassung und Organisation aller Arten von Dokumenten in elektronischer Form, die bei Bedarf leicht zu finden und abzurufen sind. Ein Dokument ist in diesem Fall nach der Definition der ISO 12651-2 jedes aufgezeichnete Objekt oder jede Information, die als Dateneinheit betrachtet wird. Ein Papierdokument, z.B. eine Rechnung, wird zunächst gescannt und in elektronischer Form in das Dokumentenverwaltungssystem integriert, damit es später abgerufen werden kann.
Das Dokument wird dann nach Kategorien wie Abteilung, Bestellnummer, Lieferant oder einem anderen identifizierbaren Konzept, das für Ihr Unternehmen relevant ist, indiziert. Im Gegensatz zu den traditionellen Aktenordnern speichert ein Dokumentenmanagementsystem Dokumente in einem elektronischen Format, auf das autorisierte Mitarbeiter und Kunden leichter zugreifen können.
Mit einem sicheren zentralen elektronischen Ablageort, wie der Cloud-Dokumentenspeicher- und -Verwaltungssoftware von Folderit, müssen Sie sich nicht mehr mit der ständigen Suche nach verlorenen oder schwer auffindbaren Dokumenten herumplagen. Sie können jetzt jedes Dokument in Ihrem Unternehmen in Sekundenschnelle suchen und wiederfinden. Das schnelle Auffinden von Dokumenten steigert die Produktivität, da Sie sich nicht mehr auf die Suche nach einem schwer auffindbaren Dokument konzentrieren müssen, sondern das eigentliche Problem lösen können.
Schlüsselkomponenten eines Dokumentenverwaltungssystems
Zu den wichtigsten Komponenten eines Dokumentenmanagementsystems gehören die Erfassung von Dokumenten, die Speicherung von Metadaten, die Versionierung, die Sicherheit, die Indizierung und die Abruffunktionen.
Werfen wir einen kurzen Blick auf jede von ihnen:
1. Dokument-Metadaten
Jedes Dokument wird in der Regel zusammen mit seinen Metadaten gespeichert, wie z.B. dem Datum der Speicherung und der Identität der Person, die das Dokument gespeichert hat. Das System kann Metadaten übernehmen oder den Benutzer auffordern, Metadaten bereitzustellen. Bei Folderit können Sie eine Vielzahl von Metadaten hinzufügen, wie z.B. Tags, Notizen, Unterzeichner, Daten oder Fälligkeitsdatum und vieles mehr, damit Ihre Dokumente gut organisiert und leicht zugänglich sind. Sie können sogar Ihre bevorzugten Datenfelder hinzufügen.
2. Dokumentenerfassung
Capture in der Dokumentenverwaltung bezieht sich auf die Verarbeitung von Papierdokumenten durch Scannen, um die Speicherung in einem elektronischen Format zu ermöglichen. Einige Systeme verwenden Software zur optischen Zeichenerkennung (OCR), um digitale Bilder in lesbaren Text umzuwandeln. Die Erfassung umfasst auch die Aufnahme von Dokumenten in elektronischem Format und anderen computergestützten Dateien in das System.
3. Indizierung
Die Indexierung hilft bei der Verfolgung der im System gespeicherten elektronischen Dokumente. Sie kann so einfach sein wie die Nachverfolgung von Dokumentenkennungen im gesamten System oder so komplex wie die Bereitstellung einer spezifischen Klassifizierung für jedes Dokument auf der Grundlage von Metadaten oder Wortindizes aus dem Inhalt jedes Dokuments. Die Indexierung ist eine wichtige Komponente eines Dokumentenmanagementsystems. Sie trägt dazu bei, den Abrufprozess schneller, effizienter und genauer zu gestalten.
4. Lagerung
Bei der Speicherung geht es darum, wie das Dokument in einem zentralen Repository zum späteren Abruf gespeichert wird. Die Speicherung umfasst bestimmte Orte, an denen jedes Dokument im System gespeichert wird, die Dauer der Speicherung, die Migration von Dokumenten über verschiedene Speichermedien und die letztendliche Vernichtung eines Dokuments.
5. Dokumentenabruf
Der Abruf ist ein Schlüsselelement eines jeden Dokumentenverwaltungssystems. Es geht darum, wie ein Dokument aus dem zentralen Speicher abgerufen wird. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der die Berechtigungen und den Zugriff auf jedes Dokument regelt. Es ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Dokumente, indem sie eindeutige Identifikatoren des Dokuments, wie Metadaten und spezifische Suchbegriffe, identifizieren.
6. Versionierung von Dokumenten
Bei der Versionierung handelt es sich im Grunde um einen Prozess, bei dem ein Dokument in das System ein- oder ausgecheckt wird, so dass Benutzer Zugriff auf aktuelle oder frühere Versionen des Dokuments erhalten. Dokumente ändern sich im Laufe der Zeit oder werden aktualisiert. Hier kommt die Versionierung ins Spiel, um sicherzustellen, dass die Benutzer weiterhin auf frühere Kopien als Referenz zugreifen können. Folderit bietet eine bessere und einfachere Versionskontrolle für Ihre Dokumente. Sie können eine neue Version eines beliebigen im System gespeicherten Dokuments hochladen, wobei die frühere Version und die vorhandenen Metadaten erhalten bleiben. Die hocheffiziente Check-In- und Check-Out-Funktion des Systems ermöglicht es Ihnen sogar, den Zugriff auf ein Dokument für andere Benutzer zu sperren, während Sie es bearbeiten.
7. Suche nach
Die Suche ermöglicht es Benutzern, bestimmte Dokumente und Ordner anhand von Vorlagenattributen oder über eine Volltextsuche zu finden. Folderit verfügt über eine leistungsstarke Suche, mit der Sie jedes im System gespeicherte Dokument über eine Vielzahl von Attributen wie den Titel des Dokuments und andere Metadaten wie Tags und Unterzeichner suchen können.
8. Gemeinsame Nutzung oder Verteilung von Dokumenten
Ein effizientes Dokumentenverwaltungssystem wie Folderit ermöglicht die geregelte Freigabe und Verteilung von Dokumenten, Teilen von Dokumenten, Ordnern oder sogar des gesamten Kontos an jede autorisierte Person. Das System verfügt über “Ansichts”-Berechtigungen, bei denen der Benutzer das Dokument nur sehen kann, und “Bearbeitungs”-Berechtigungen, bei denen der Benutzer die Metadaten bearbeiten darf.
9. Dokumentensicherheit
Die Bedeutung der Dokumentensicherheit ist in jedem Dokumentenverwaltungssystem von entscheidender Bedeutung. Mit dem Auftauchen fortschrittlicher Sicherheitsbedrohungen wie der Crypto-Ransom-Malware ist es jetzt zwingend erforderlich, dass Ihre Dokumente in einem sicheren und zentralen Speicher abgelegt werden.
Was bedeutet also Sicherheit im Dokumentenmanagement? Ein gutes Beispiel dafür ist Folderit. Hier werden Ihre Dokumente und die darin enthaltenen Informationen in der Cloud mit 256-Bit-AES verschlüsselt und über eine sichere SSL-Verbindung versendet, um eine sichere Speicherung zu gewährleisten.
Was ist ein Dokumentenmanagement-Backup?
Die Sicherung Ihrer Dokumente ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Dokumentenmanagementsystems. Ohne ein Backup kann Ihr Unternehmen im unglücklichen Fall eines Hacker- oder Virenangriffs oder sogar eines Brandes oder einer Naturkatastrophe, die alle Ihre vorhandenen Dateien vollständig zerstören können, große Verluste erleiden. Folderit bewahrt alle Ihre Dokumente sicher in einer Cloud auf. Wenn Sie möchten, können Sie jedoch einzelne Dateien oder sogar das gesamte Konto herunterladen und die Dokumente auf Ihrer Festplatte als lokales Backup speichern. Ihre Kopien der in der Cloud gespeicherten Dokumente bleiben dabei erhalten.
Das beste Cloud-Dokumentenmanagement-System für kleine und mittlere Unternehmen
Wie oben gezeigt, ist die Verwaltung von Dokumenten eine komplexe Aufgabe, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Folderit bietet eine erschwingliche und hocheffiziente Cloud-Dokumentenverwaltungssoftware, mit der kleine Unternehmen wichtige Dokumente speichern, gemeinsam nutzen und den Dokumentenfluss zwischen Mitarbeitern und Kunden verwalten können. Es ist ein Cloud-Dokumentenverwaltungssystem, das extrem einfach zu bedienen ist.
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), auch Dokumentenverwaltungssoftware genannt, wird in der Wirtschaft aus mehreren guten Gründen immer beliebter!
Die Dokumentenverwaltung umfasst die Verwendung eines Computersystems und von Software zum Speichern, Organisieren, Verfolgen und Bearbeiten von elektronisch erstellten Informationen und Medien.
Die Informationen können über einen Computer oder ein mobiles Gerät erstellt worden sein, oder sie wurden von Papierkopien in ein digitales Format umgewandelt, indem ein Dokumentenscanner verwendet wurde oder einfach ein Foto des Dokuments gemacht wurde, sogar mit der Kamera Ihres Telefons. Unabhängig davon, woher das Dokument stammt, ist eines sicher: Sein Besitzer möchte sicherstellen, dass es auch in Zukunft sicher und einfach zu verwenden ist. Und zwar nicht nur für den Besitzer, sondern auch dafür, dass es allen relevanten Personen zugänglich gemacht wird, und zwar mit den jeweils richtigen Berechtigungen.
Traditionell begannen die Versuche der “Dokumentenverwaltung” in einem hohen, sperrigen Aktenschrank in der Ecke des Büros. Als das Unternehmen wuchs, wuchs auch die Sammlung von Aktenschränken – und damit auch das Potenzial für Chaos und Kompromisse. Dokumente, die an Kollegen oder Kunden weitergegeben werden sollten, mussten manuell gesucht und dann neu abgeheftet werden, was die Arbeitszeit der Mitarbeiter in die Höhe trieb und die Lohnsumme in die Höhe trieb.
Eine effiziente Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung (wie Folderit!) macht Ihre Daten jedoch sicher, leicht zugänglich, auffindbar und anpassbar. Sie bietet Ihnen Funktionen wie Freigabe-Workflows und Erinnerungen und ermöglicht es Ihnen, Dateien mit Metadaten zu versehen, die ohne diese kaum zu finden, in einen Zusammenhang zu bringen oder überhaupt zu verstehen sind. Danke, dass Sie heute vorbeigekommen sind. Wenn Sie schon einmal hier sind, sollten Sie mehr über unsere speziellen Verwaltungsfunktionen erfahren. Registrieren Sie sich zunächst kostenlos!