Système de gestion électronique des documents
Système de gestion électronique des documents
Les entreprises passent largement du papier au numérique. Cette évolution doit s’accompagner d’une gestion documentaire claire et adaptée à leur activité.
Un bon système de gestion électronique des documents (GED) simplifie vos opérations. Il permet de stocker, organiser et archiver les données numériquement, qu’il s’agisse de documents natifs, numérisations, images ou PDF, de façon sécurisée et accessible. La GED Folderit vous aide à atteindre vos objectifs documentaires avec une sécurité robuste et une utilisation simple, sans complexifier les workflows.
Un accès simple
Folderit est une solution Web accessible depuis les appareils connectés. L’infrastructure est hébergée dans un cloud sécurisé avec chiffrement de niveau bancaire. Vous n’avez pas à stocker toute la base sur votre appareil ni à mobiliser ses ressources pour exploiter le système. À la maison, au bureau ou en déplacement, vous accédez à Folderit avec une connexion Web. Si vous prévoyez d’être hors ligne, téléchargez une copie d’une partie ou de l’ensemble des fichiers pour travailler localement.
Un partage simple
Choisissez les accès nécessaires et utilisez les outils de Folderit pour les gérer. Les groupes d’utilisateurs et liens publics facilitent le partage, sans devoir suivre séparément chaque équipe et chaque autorisation. Vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers entiers avec des équipes et personnes en mode Previewer, Viewer ou Editor. Vous pouvez aussi créer un lien public difficile à deviner ; toute personne qui possède son URL peut néanmoins l’utiliser.
Les journaux d’audit donnent une vue des actions réalisées dans le système pour suivre la manière dont les documents sont utilisés.
Une recherche simple
Les documents numériques doivent être faciles à stocker, mais aussi à retrouver. Les outils de recherche exploitent les métadonnées personnalisées et le contenu, ainsi que l’OCR pour le texte des numérisations, images et PDF pris en charge. Vous pouvez ainsi retrouver des informations dans d’anciens documents sans devoir les recréer.
Une gestion simple des circuits de validation
Folderit facilite la mise en place et le maintien des validations. Invitez des personnes à approuver et commenter des factures, demandes de congé ou notes internes. Vous pouvez également définir la conservation d’un fichier ou dossier en jours, semaines, mois ou années, selon les règles de votre organisation.
Des notifications simples
Configurez des notifications et rappels pour vos documents et les actions des équipes. Folderit peut vous signaler les accès ou modifications selon les événements pris en charge et vos paramètres. Choisissez la fréquence des informations, immédiatement ou à intervalles définis.
Une structure simple
Vous connaissez le mieux l’organisation de votre entreprise. Folderit vous permet d’adapter les liens entre dossiers et d’ajouter des métadonnées pour le classement personnalisé, les signataires, notes et dates d’échéance. Vous obtenez une arborescence facile à indexer et à rechercher.
Une gestion simple des fichiers
Folderit conserve les versions au fil de l’évolution des documents. Les versions antérieures restent disponibles avec des métadonnées communes, pour maintenir des critères de recherche cohérents.
Pour éviter que plusieurs collaborateurs modifient un fichier en même temps, réservez-le à un utilisateur. Les autres conservent les accès autorisés, mais ne peuvent pas ajouter de version ni modifier le fichier pendant le verrouillage. Une barre d’information indique qu’il est en cours de modification.
Une sécurité simple à administrer
Folderit est une GED cloud sécurisée et robuste, conçue pour protéger les données tout en les gardant accessibles aux personnes autorisées. Les transferts sont protégés par SSL, avec une triple sauvegarde et un chiffrement de niveau bancaire. Définissez également votre politique de mot de passe, notamment sa complexité et sa fréquence de renouvellement.