Un flujo de aprobación envía un documento a las personas que deben decidir, registra sus respuestas y define el siguiente paso. Puede servir para autorizar una factura antes del pago, validar un contrato antes de firmarlo, aprobar un procedimiento antes de publicarlo o resolver una solicitud de un empleado.
Folderit mantiene juntos el elemento administrado, sus tareas de flujo de trabajo y su historial de decisiones. Los participantes pueden revisar la información puesta a su disposición, aprobarla o rechazarla, agregar comentarios y solicitar aclaraciones. Esta guía explica los enfoques disponibles y cómo configurar el proceso, resolver excepciones y gestionar su finalización.
La demostración original de Folderit está en inglés y su interfaz puede diferir de la versión actual.
Qué debe definir un flujo de trabajo de aprobación
Antes de configurar botones o automatizaciones, concrete la decisión solicitada. «Aprobar esta factura para el pago» es más preciso que «Revisar». Defina los destinatarios, su orden de intervención, la información accesible, la regla de finalización y el destino del documento.
Los archivos adjuntos de correo electrónico pueden dejar decisiones repartidas entre hilos y varias copias de archivos. Un flujo de trabajo administrado conecta la solicitud y la respuesta al elemento. Asigne también un responsable que gestione la información que falte, las solicitudes rechazadas y las ausencias.
Elija etapas paralelas, en serie o personalizadas
Deslice la tabla horizontalmente para comparar las tres columnas.
| Orden | Cómo funciona | Ejemplo adecuado |
|---|---|---|
| Paralelo | Los participantes reciben sus tareas al mismo tiempo. | Legal y Finanzas verifican diferentes aspectos de un contrato. |
| Serie | Los participantes actúan en la secuencia configurada; la próxima invitación depende de la finalización satisfactoria de la tarea anterior. | El responsable del presupuesto lo aprueba antes que el autorizador de pagos. |
| Personalizado | Los participantes se organizan en etapas, combinando el trabajo simultáneo dentro de una etapa con una secuencia entre etapas. | Primero dos departamentos revisan y luego la gerencia aprueba. |
Un proceso puede combinar aprobación, confirmación de lectura, revisión, cumplimentación de campos y los métodos de firma disponibles. Por ejemplo, puede solicitar primero los datos que faltan en un formulario, después la aprobación de un responsable y, por último, la confirmación de lectura del registro completo. Compruebe los métodos y el alcance del plan antes de estandarizarlo.
Ejemplos prácticos de aprobación de documentos
Los ejemplos siguientes son configuraciones hipotéticas. Ilustran decisiones y responsabilidades; no son resultados de clientes ni informes de una implementación probada.
Facturas: compruebe el cargo antes de autorizar el pago
Almacene la factura con proveedor, número de factura, departamento, monto, moneda y fecha de vencimiento. Agregue el pedido de respaldo o la evidencia de entrega como elementos relacionados cuando corresponda. En un caso hipotético de gastos de telecomunicaciones, los representantes del departamento primero verifican los cargos asignados y luego el responsable del presupuesto autoriza el pago.
Si aparece un cargo inexplicable, un revisor puede solicitar una aclaración dejando abierta su tarea original. Puede configurar el traslado de la factura a una carpeta de facturas autorizadas para el pago cuando la aprobación finalice correctamente. Una decisión de aprobación no es un pago bancario ni un asiento contable: esas acciones requieren la intervención de la persona responsable o una integración configurada por separado.
Para el enrutamiento condicional, configure condiciones explícitas de importe, moneda y otros campos en el Workflow Designer. Asigne los destinatarios de cada rama. No suponga que un campo de departamento busca automáticamente a su responsable ni que una comparación de importes comprueba el saldo disponible de un presupuesto compartido.
Contratos: revisar, aprobar y luego firmar
El departamento jurídico revisa las obligaciones y las condiciones de rescisión; Finanzas comprueba los cargos y las condiciones de pago. Una primera etapa puede exigir la aceptación de ambos antes de solicitar la aprobación final de Dirección. Permita que las personas pertinentes consulten los anexos y metadatos necesarios.
La firma puede seguir a la aprobación mediante Folderit eSign, la integración de DocuSign o los métodos de identificación electrónica regionales admitidos. Cada opción de firma tiene sus propios requisitos. Confirme el método, los pasos que deberá seguir un firmante externo, el plan y las tarifas del proveedor. La aprobación en sí no coloca una firma electrónica en el documento.
Material creativo: apruebe la versión que se publicará
Envíe un diseño, presentación o publicación a Marketing, al responsable del producto y al Departamento Legal, según corresponda. Pida a cada participante una decisión clara y un comentario cuando sean necesarios cambios. El material fuente relacionado puede respaldar la revisión sin convertirse en otro archivo adjunto de correo electrónico no controlado.
Después de modificar el documento, solicite la aprobación de esa nueva versión. Subir un archivo de sustitución no le transfiere la aprobación de una versión anterior. Una vez completado el flujo correctamente, traslade la versión aceptada a la carpeta de publicación prevista.
Procedimientos controlados: apruebe antes de solicitar la confirmación de lectura
Un procedimiento de seguridad revisado puede enviarse a un revisor técnico y al responsable correspondiente, y trasladarse después a la carpeta de documentos controlados. Una etapa de confirmación de lectura independiente puede solicitar a los empleados afectados que confirmen que lo han leído.
Identifique al responsable de la publicación e indique la versión y la fecha de entrada en vigor. Un acuse de recibo registra una respuesta; no demuestra por sí solo comprensión, competencia práctica o cumplimiento de todos los requisitos aplicables.
Cambios de ingeniería: decisiones técnicas y financieras separadas
Vincule la solicitud de cambio con planos, estimaciones de costos y correspondencia de respaldo. Ingeniería y Calidad pueden revisar en paralelo, seguidos por Finanzas y el responsable del proyecto. Decida si cada revisor técnico es obligatorio o si es apropiado un umbral definido por el comité.
El flujo de trabajo debe identificar la revisión del plano que se ha aprobado y el destino final. Una solicitud de cambio exitosa no prueba automáticamente que todos los planos relacionados se hayan revisado o publicado.
Solicitudes de empleados: recopilar datos antes de la aprobación
Con un formulario electrónico adecuado, un empleado puede enviar información estructurada y archivos adjuntos. RR.HH. o un supervisor pueden completar los campos asignados y luego un gerente puede aprobar la solicitud completa. La incorporación de personal puede incluir etapas de firma y confirmación de lectura de políticas.
Utilice una plantilla compatible con el formulario y configure qué campos puede ver y editar cada destinatario. Los flujos para completar campos distinguen la visibilidad del permiso de edición. Los formularios electrónicos y el diseñador visual de automatizaciones pertenecen a Tailor según el comparativo público actual.
Inicie una aprobación puntual, reutilice una plantilla o automatice un proceso
Para una solicitud puntual, abra la ficha del elemento y seleccione la acción de aprobación en su menú de flujos de trabajo. Defina el orden y los destinatarios, redacte las instrucciones, decida la visibilidad de los metadatos y elementos vinculados y configure el traslado tras una aprobación satisfactoria. La guía del flujo de aprobación explica los controles actuales.
Para trabajos repetidos, elija el enfoque que coincida con el desencadenante:
- Automatización a nivel de carpeta: inicia la aprobación cuando se agrega un archivo a una carpeta configurada. Verifique la configuración de la subcarpeta y evite combinar automatizaciones superpuestas accidentalmente.
- Plantilla de flujo de trabajo: un administrador prepara los destinatarios, los métodos y las etapas para su reutilización. Las plantillas se pueden limitar a tipos de elementos o registros admitidos de un formulario electrónico en particular.
- Automatización visual: defina el evento, la ubicación, el tipo de elemento y las condiciones, luego conecte acciones y ramas de resultados. Un punto de partida con nombre también puede hacer que una automatización esté disponible manualmente desde el menú Flujo de trabajo de un elemento.
Los administradores gestionan las plantillas de flujo de trabajo en Herramientas de administración → Flujos de trabajo → Plantillas. Mantenga comprensibles el nombre de la automatización interna y el nombre de la acción manual de cara al usuario.
Defina reglas de aprobación, rechazo y tiempo de espera
Una etapa puede exigir la respuesta de todos los destinatarios, de un número fijo o de un porcentaje del grupo. Configure también el umbral de rechazo: recibir una respuesta no equivale a recibir una aprobación.
Por ejemplo, un comité podría requerir tres aprobaciones o una solicitud podría fracasar después del primer rechazo. En Workflow Designer, conecte las salidas de Éxito, Fallo y Tiempo de espera a los siguientes pasos previstos. Utilice pasos de acción de Solicitud separados cuando las etapas necesiten un manejo de resultados independiente.
La fecha de vencimiento de una tarea comunica una fecha límite. Por separado, el tiempo de espera configurado en la automatización determina cuánto puede esperar una solicitud antes de continuar por la salida correspondiente. No trate una fecha de vencimiento como una escalada automática. Pruebe los tiempos de espera configurados y compruebe qué sucede con las tareas aún pendientes.
Gestione aclaraciones, ausencias y nuevas versiones
Solicitar aclaración permite a un participante pedir información a otro usuario o grupo, con un comentario y un archivo adjunto opcional, sin tomar una decisión final. La tarea original permanece abierta hasta que respondan. Nombre a un responsable del proceso que haga seguimiento si la información solicitada no llega.
Verifique la configuración de delegación y sustitución disponible para el método de flujo de trabajo y la cuenta. Un aprobador ausente debe tener un proceso de reemplazo acordado; un recordatorio genérico por correo electrónico no reasigna su autoridad.
Folderit mantiene las versiones juntas con metadatos compartidos. Una aprobación activa permanece adjunta a la versión enviada originalmente, incluso si alguien carga una nueva versión. Revise el estado de la tarea específica de la versión antes de publicar un archivo e inicie una nueva aprobación cuando el contenido revisado necesite autorización.
Utilice nombres de métodos personalizados sin cambiar su significado
Un administrador puede basar un método personalizado en un método de flujo de trabajo estándar y adaptar su nombre, etiquetas de acción, etiquetas de resultados, colores y configuraciones disponibles. La “autorización legal” o el “control de calidad” pueden resultar más claros para el personal que una etiqueta de aprobación genérica.
El método base sigue determinando el comportamiento subyacente. Cambiar el nombre de un botón no crea un nuevo mecanismo de firma ni una nueva regla comercial. Vea métodos de flujo de trabajo personalizados y pruebe la experiencia completa del destinatario después de configurar la terminología.
Supervise las tareas y conserve pruebas de las decisiones
Los destinatarios reciben notificaciones de flujo de trabajo y pueden encontrar solicitudes en Mis tareas. Los solicitantes pueden revisar las tareas enviadas y el progreso. En un elemento, la sección Flujos de trabajo reúne métodos, destinatarios, estado, fechas y actividad; al expandir una entrada se revelan instrucciones, comentarios y respuestas registradas.
El resumen de todos los flujos de trabajo proporciona un registro consolidado. Dependiendo del elemento y tipo de archivo, las opciones de descarga incluyen el resumen solo, un PDF que combina el archivo y su resumen o un ZIP. La pista de auditoría proporciona evidencia adicional de la actividad. Decida qué evidencia debe conservar su proceso y quién puede exportarla.
Para archivos firmados compatibles, al descargar la última versión firmada se devuelve el archivo firmado; la descarga masiva también está disponible en la lista de carpetas. Verifique que la versión que se descarga sea la versión aprobada y firmada que requiere su proceso.
Limite el acceso y confirme el plan necesario
Ofrezca a los participantes la información necesaria para su tarea: los derechos de vista previa, descarga, edición y carga son diferentes. Revise los metadatos, la visibilidad de los elementos relacionados y los campos de formulario, así como el acceso normal a las carpetas. Tailor agrega permisos granulares; los controles de seguridad como SSO también dependen del plan y la configuración seleccionados.
Folderit documenta el cifrado en tránsito y en reposo, los controles de acceso y la seguridad de las cuentas en su centro de confianza. Configure estas opciones según sus necesidades. Utilizar un flujo o conservar su resumen no certifica por sí solo un proceso empresarial ni garantiza el cumplimiento legal.
La comparación de planes publicada actualmente sitúa los flujos de aprobación y confirmación de lectura en Medium; y Workflow Designer, eForms y Folderit eSign ilimitado, en Tailor. Confirme los métodos exactos, la capacidad, la firma externa y los requisitos de integración en su cotización. El alcance y la documentación del plan se verificaron el 2 de noviembre de 2026.
Pruebe el proceso antes de convertirlo en rutina
- Elija un tipo de documento, su responsable y la decisión exacta requerida.
- Configure los destinatarios, el orden, la información visible y las reglas de finalización.
- Defina destinos de finalización exitosa, rechazo, información faltante y tiempo de espera.
- Utilice registros de muestra claramente etiquetados con los roles previstos de los participantes.
- Pruebe la aprobación y el rechazo en cada etapa, las solicitudes de aclaración, las ausencias y la incorporación de una nueva versión.
- Para el enrutamiento condicional, pruebe debajo, en y por encima de cada límite, diferentes monedas y valores faltantes.
- Verifique el archivo final, la versión, el historial de tareas, los permisos y el destino antes de aprobar la configuración.
- Guarde una plantilla o automatización reutilizable y proporcione al personal una breve guía operativa.
Empiece por un proceso pequeño pero completo que resuelva su necesidad y añada condiciones y métodos cuando hagan falta. Consulte la automatización de flujos documentales de Folderit y las guías anteriores para preparar la configuración.
