Alternative zu ELO DMS

2025 suchen viele Unternehmen in Deutschland nach einer zuverlässigen Alternative zu ELO DMS. Ob wegen steigender Komplexität, fehlender Cloud-Flexibilität oder einer sich abzeichnenden Abkündigung: Der Bedarf an einem modernen, benutzerfreundlichen und DSGVO-konformen Nachfolger ist größer denn je.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie beim Wechsel achten sollten, was eine zukunftssichere Lösung leisten muss – und warum der richtige Zeitpunkt zum Umstieg genau jetzt ist.

Warum ELO DMS für viele nicht mehr passt

Überfrachtung statt Benutzerorientierung

ELO Digital Office war in Deutschland, Österreich und der Schweiz lange eine der bekanntesten DMS-Lösungen. Doch für viele mittelständische Unternehmen wirkt die Plattform mittlerweile überfrachtet. Was einst als effiziente Dokumentenablage begann, ist heute oft zu technisch, zu komplex und zu schwerfällig im Alltag.

Fehlende Cloud-Native Strategie

In einer Welt voller Remote-Arbeit und internationaler Teams erwarten moderne Unternehmen eine echte Cloud-DMS-Lösung – nicht bloß eine hybride Konstruktion. ELO bleibt hier oft hinter den Erwartungen zurück. Skalierbarkeit, Updates, mobile Nutzung: alles deutlich einfacher, wenn die Infrastruktur wirklich cloudbasiert ist.

Was eine moderne ELO-Alternative leisten muss

Der Wechsel von ELO ist nicht bloß ein „Techniktausch“. Es ist die Chance, die gesamte Dokumentenstrategie zu vereinfachen und zukunftsfähig zu gestalten – mit einem echten EDRMS (Electronic Document and Records Management System).

Die wichtigsten Anforderungen 2025

1. DSGVO-Konformität und Datenschutz

Ein europäisches Unternehmen braucht nachvollziehbare Prozesse, Audit Trails, und Zugriffskontrolle auf höchstem Niveau. Nur so können gesetzliche Pflichten erfüllt und interne Risiken minimiert werden.

2. Intuitive Bedienung für alle Nutzer

Ein DMS muss keine IT-Fachkenntnisse voraussetzen. Lösungen mit klarer Oberfläche und geringer Einarbeitungszeit sorgen für hohe Akzeptanz im Team.

3. Automatisierung und intelligente Workflows

Freigaben, Signaturen, Erinnerungen, Archivierung – moderne edrms software automatisiert diese Prozesse und entlastet Fachabteilungen deutlich.

4. Flexible Cloud-Infrastruktur

Unabhängigkeit von lokalen Servern, skalierbare Ressourcen und sofortige Updates machen Cloud-DMS zur idealen Basis für dynamische Unternehmen.

Migration von ELO – So gelingt der Wechsel

In fünf Schritten zur modernen DMS-Umgebung

  1. Ist-Analyse: Dokumententypen, Zugriffsmuster, Metadaten, bestehende Workflows erfassen
  2. Systemauswahl: Passende DMS-Lösungen vergleichen, die Ihre Anforderungen abdecken
  3. Testphase: Mit ausgewählten Teams oder Abteilungen starten
  4. Datenmigration: Strukturierte Übertragung inkl. Versionen, Metadaten und Rechte
  5. Einführung & Schulung: Klare Einführung für alle Mitarbeitenden, Fokus auf Praxisanwendung

Ein strukturierter Wechsel reduziert Risiken und sorgt dafür, dass Ihre Daten dort landen, wo sie wirklich wirken können: im Dienst Ihrer Prozesse, nicht im digitalen Keller.

Ein häufiges Anliegen: Bleiben meine bestehende Ordnerstruktur und Metadaten erhalten?
Die Antwort: Ja. Bei der Migration zu Folderit lassen sich bestehende Ordnerstrukturen und dokumentenbezogene Metadaten problemlos übernehmen.
Ob strukturierte Projektablagen, archivierte HR-Dokumente oder vertragsbezogene Schlagworte – mit der passenden Vorbereitung ist der Übergang nicht nur sicher, sondern auch effizient.

ELO war gestern – Was moderne EDRMS-Lösungen besser machen

Echte Vorteile im Alltag

Neue Lösungen wie Folderit setzen gezielt dort an, wo traditionelle Systeme zu kompliziert geworden sind:

All das in einer 100 % cloudbasierten Umgebung, ohne teure Server-Infrastruktur oder manuelle Updates.

Records sind Macht – Zeit für Klarheit

Wer heute seine Informationsflüsse nicht im Griff hat, verliert an Geschwindigkeit, Übersicht und Sicherheit.
Ein modernes edrms software macht aus Dokumenten kein Verwaltungsproblem, sondern einen strukturierten Wissensspeicher, der Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Compliance sichert.

Die Zeit der überladenen Alt-Systeme ist vorbei. Jetzt ist der richtige Moment, mit einem klaren, benutzerfreundlichen und automatisierten DMS neu zu starten – und aus Dokumenten einen strategischen Vorteil zu machen.

Noch mit ELO unterwegs? Dann ist 2025 der beste Zeitpunkt für den Wechsel.