Softver za upravljanje dokumentima ljudskih resursa
Softver sistema za upravljanje HR dokumentima
Ljudski resursi mogu se svrstati među najvažnije upravljačke procese jer kompanije čine ljudi koji u njima rade. HR rukovodiocima trebaju snažni alati kao podrška toj velikoj odgovornosti. Evo kako Folderit može biti djelotvoran Softver sistema za upravljanje HR dokumentima za podršku HR procesima.
Online repozitorij zaposlenika
Folderitov sistem za upravljanje dokumentima u oblaku sa sigurnošću bankarskog nivoa može služiti kao online repozitorij profila osoblja u slojevitim mapama s kaskadnim nivoima pristupa kroz hijerarhiju kompanije. Omogućava HR rukovodiocima postavljanje dozvola na nivou mapa i datoteka kako ničiji lični podaci ne bi bili otvoreno dostupni. Mogu uključiti i kvalifikacije osoblja, procjene i ocjene učinka, planove razvoja karijere i evidencije nadzora razvrstane u pojedinačne mape ili kategorije odjela, ili šta god HR dokumentacija zahtijeva.
Zapošljavanje
Proces zapošljavanja, posebno za tehnička radna mjesta, zahtijeva niz razgovora i poziva. Dokumenti koji kruže među sandučićima povećavaju rizik od gubitka kvalitetnog kandidata. Folderit može pomoći HR rukovodiocu da sve obrađene prijave katalogizuje na jednoj lokaciji, smještanjem svakog kandidata u namjensku mapu sa svom pripadajućom dokumentacijom. Tako relevantni rukovodioci odjela mogu pregledati potencijalne kandidate kroz jednostavnu strukturu mapa. Folderit pomaže indeksirati katalog kandidata za radno mjesto u organizaciji, koji se dalje može razvrstati prilagođenim jedinstvenim metapodacima radi pretrage odbijenih kandidata te onih u širem i užem izboru, u skladu sa standardnim operativnim procedurama i politikama zapošljavanja kompanije ili države.
Pojednostavite HR dokumentaciju
Folderit uklanja zamoran dio ključnih zadataka, poput pripreme dopisa i ažuriranja zapisnika sastanaka, uklanjanjem email lanaca i izbjegavanjem mogućih sukoba verzija. HR rukovodioci mogu postaviti i dijeliti sadržaj s isključivim dozvolama relevantnim učesnicima. Ti učesnici mogu podesiti obavijesti za ažuriranja onoliko često koliko žele.
Folderit dodatno omogućava izmjenu dokumenata bez stvaranja sukobljenih verzija jer softver za upravljanje dokumentima ljudskih resursa daje kontrolu nad verzijama datoteka.
Obrada HR odobravanja
Obrada godišnjih odmora može uključivati odobravanja od neposrednih rukovodilaca sve do voditelja odjela. Praćenje odobravanja predstavlja logistički izazov kada učestvuje više osoba. Folderit omogućava sistem u kojem relevantni korisnici šalju odobravanja prema hijerarhiji ili istovremeno, svodeći postupak na klik odgovarajućeg dugmeta.
Folderitov HR sistem također ubrzava interne dopise i obavijesti istim mehanizmom. HR rukovodioci mogu skratiti vrijeme odobravanja zadataka, dodavati komentare, pregledati dokumente i slično.
Upravljanje zadacima
Folderit, uz različite nivoe pristupa i okvir odobravanja dokumenata, stvara okruženje upravljanja zadacima s jasnom podjelom rezultata i rada. Tragovi revizije omogućavaju rukovodiocima nadzor jesu li relevantni dokumenti kod pravih osoba i imaju li problema s pristupom. To se može pratiti prilagođenim obavijestima pri pristupu.
Rješavanje sukoba
Velik dio upravljanja ljudskim resursima čini rješavanje sukoba unutar kancelarije. Uobičajeni sukobi uključuju odgovornost za zadatke, nesporazume ili međuljudske sukobe. HR rukovodioci mogu sigurno evidentirati pritužbe u mapi i ovlastiti relevantne rukovodioce za pristup odgovarajućim informacijama radi daljnjeg postupanja. Sistem također omogućava HR rukovodiocima korištenje tragova revizije, historije verzija i postavki obavijesti za procjenu propusta u lancu dostave dokumenata. Sve pritužbe ili slično osjetljivi dokumenti mogu se pohraniti uz sigurnost da će sadržaj ostati siguran i isključivo dostupan ovlaštenima.
Arhiviranje HR dokumenata
Arhiviranje/Čuvanje podataka u sigurnom okruženju od najveće je važnosti za svaku organizaciju. Uz složeno 256-bitno šifriranje, sav prijenos odvija se putem SSL-a, pa ne postoji rizik neovlaštenog pristupa podacima. To je ključno za kompanije u kojima su čuvanje podataka i revizijska usklađenost zakonska obaveza. HR rukovodioci mogu unaprijed definisati koliko svaki dokument ostaje aktivan.
Folderitov HR sistem daje slobodu rada na jednoj platformi koja, zahvaljujući fleksibilnoj pohrani, prihvata datoteke kreirane na bilo kojoj platformi za pristup kada god i gdje god su potrebne. Ljudski pristup u ljudskim resursima nema zamjenu, ali Folderitu možete vjerovati za sve ostalo.