Bu karşılaştırmadaki sekiz belge yönetim sistemi şunlardır: Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte ve NetDocuments. Farklı satın alma durumlarına hizmet ederler: günlük belge kontrolü, meta verilere dayalı organizasyon, fatura yakalama, kayıt yönetimi, Microsoft 365 işbirliği, harici paylaşım, büyük proje dosyaları ve hukuki çalışmalar.
Ekibinizin kontrol etmesi gereken belgeler ve kararlarla başlayın, ardından planı ve dağıtımı tam olarak karşılaştırın. Düşük depolama fiyatı, onay sürecinin, saklama politikasının veya tam kullanıma sunmanın maliyetinin ne kadar olacağını göstermez. Aynı şekilde, bir işbirliği platformu halihazırda yararlı belge kontrolleri sağlayabilir; kategoriye göre reddetmek yerine yapılandırmasını doğrulayın.
Folderit’in sağlayıcısı olduğumuz için önce kendi kurumsal belge yönetimi çözümümüzü tanıtıyoruz. Karşılaştırma, üreticilerin 2 Kasım 2026 tarihinde kontrol edilen resmî ürün ve fiyat bilgilerine dayanır. Kendi uygulamalı testimizin sonucu veya evrensel bir sıralama değildir. İngilizce kaynak makaleden korunan ekran görüntüleri özgün arayüzleri gösterir; yeni test edilmiş yapılandırmaları göstermez. Ayrıntılı değerlendirme listesi için KOBİ’ler için belge yönetim sistemi seçme rehberine bakın.
Sekiz sistem nasıl karşılaştırılır?
Belge kontrolünü, ticari kapsamı, dağıtımı, güvenlik kanıtlarını ve uygulama çabalarını karşılaştırın. Gerekli her eylemi hangi planın sağladığını, planı kimin yapılandırdığını ve hangi ek hizmet veya lisanslara ihtiyaç duyduğunu sorun. Bir sertifikasyon veya denetim raporunun gerçek kapsamı kontrol edilmelidir; kuruluşunuzun süreçlerinin geçerli tüm yükümlülüklere uygun olacağının garantisi değildir.
| Sistem | Kısa listeye almak için yararlı bir neden | Satın alma modeli | Önemli kapsam kontrolü |
|---|---|---|---|
| Folderit | Küçük ve orta ölçekli ekipler için kurumsal belge kontrolü | Dahil edilen kullanıcılar ve depolama alanına sahip planlar | Medium basit iş akışları ve saklama özelliği ekler; Tailor iş akışı tasarımcısını, eForms ve API erişimini ekler. |
| M-Files | Meta veri odaklı organizasyon ve Microsoft 365 çalışma | Essentials: yayımlanan kullanıcı başı fiyat; Enterprise: özel teklif | Günlük Aino yardımını, Enterprise sınıflandırma ve ekstraksiyon aracılarından ayırın. |
| DocuWare | İş akışı ile belge ve fatura alımı | Kullanıcılara ve depolama alanına göre boyutlandırılmış bulut aboneliği; özel teklif | Temel bulut iş akışları ve Forms dahildir; IDP ve diğer uzman modüller ekstra ücrete tabidir. |
| Laserfiche | Formlar, süreç otomasyonu ve kayıt yönetimi | Kullanıcı minimumlarına sahip bulut katmanları; kendi kendine barındırılan seçenek | Kayıt yönetimi lisansını, kurulum hizmetlerini ve asgari kullanıcı sayısını kontrol edin. |
| Microsoft SharePoint | Zaten Microsoft 365 kullanan kuruluşlar | Microsoft 365 abonelik ve ilgili eklentiler | Her Purview saklama veya kayıt yönetimi gereksinimini lisansıyla eşleştirin. |
| Box | Harici iş ortaklarıyla bulut içeriği işbirliği | Kullanıcı başına iş katmanları ve ek ürünler | Gerekli otomasyon özelliklerini ve yönetişimin dahil mi yoksa isteğe bağlı mı olduğunu kontrol edin. |
| Egnyte | Dosya-sunucu değişimi ve büyük proje-dosya işbirliği | Kullanıcı başına planlar; Ultimate için özel teklif | Yaşam döngüsü yönetimi, gelişmiş iş akışları ve yapay zeka özellikleri farklı katmanlarda görünür. |
| NetDocuments | Hukuk firmaları ve diğer hukuk ekipleri | Kuruluşa özel teklif | Dosya yapısını, e-posta dosyalamasını, güvenlik gereksinimlerini ve taşımayı kapsama dahil edin. |
Aşağıdaki sayısal örnekler, satıcıların inceleme tarihinde görüntülenen ABD doları tekliflerine atıfta bulunmaktadır ve onaylandığı yerlerde faturalandırma koşulları da belirtilmiştir. Bunlar yerel para birimi cinsinden fiyat teklifleri değildir. Vergiler, bölge, minimum kullanıcı sayısı, kullanım sınırları ve uygulama toplamı değiştirebilir. Folderit’in halka açık fiyatlandırması para birimine duyarlı olduğundan, dönüştürülmüş eski bir tutarı sabit bir küresel fiyat olarak değerlendirmek yerine mevcut yerel teklifini kontrol edin.
Sistemler ayrıntılı olarak
1. Folderit: plana dayalı fiyatlandırmayla iş belgesi kontrolü
En uygun kullanım: kalite, İK ve idari işlerde aranabilir belgelere, açık sürüm geçmişine, erişim kontrolüne ve kayıtlı kararlara ihtiyaç duyan ekipler. Sistemi, belgelerden günlük olarak sorumlu kişilerle değerlendirin.
Folderit’in listelenen planları arasında OCR tam metin araması, sürüm geçmişi ve denetim izleri bulunur. Mini beş kullanıcı ve 150 GB içerir; Medium, on kullanıcı ve 500 GB içerir ve basit onay ve okundu teyidi iş akışları, otomatik saklama, numaralandırma ve özel meta veriler ekler. Tailor gelişmiş iş akışı tasarımı, elektronik formlar ve özel kayıtlar, ayrıntılı izinler, tek oturum açma ve API erişimi ekler.
İşlemlerin anlamını ayırın. Kaydedilen okundu teyidi kullanıcının işlemini gösterir, içeriği anladığını kanıtlamaz. Onay yalnızca gönderilen sürüm için geçerlidir; sonraki değişikliklere otomatik uygulanmaz. Saklama kuralları kuruluşun belirlediği süreleri ve işlemleri uygular, kaydın imhasının hukuki dayanağını belirlemez.
Maliyet ve sınırlar: Dahil edilen kullanıcıları, depolama alanını ve iş akışı kapsamını Folderit adresindeki mevcut fiyatlandırma sayfasında karşılaştırın. Gelişmiş formlar veya görsel tasarımcı Tailor gerektirir. Bulut ve ayrı olarak kapsanan şirket içi seçeneklerin, önerilen dağıtım için değerlendirilmesi gerekir; aynı ticari şartları varsaymayın. Kendi gereksinimlerinizin yanı sıra güvenlik bilgilerini ve Güven Merkezini inceleyin.
2. M-Files: meta veri odaklı belge organizasyonu
En uygun: meta verilere dayalı belge organizasyonu ve Microsoft 365 ile yakın bağlantı isteyen kuruluşlar. Aynı belgenin tek bir klasör yolu yerine birden fazla iş bağlamında bulunması gerektiğinde yaklaşımı test edilmeye değerdir.
Mevcut sürümler grafiksel iş akışlarını, erişim kontrollerini, sürümleri ve yaşam döngüsü yönetimini ve günlük M-Files Aino yardımını listeler. Enterprise, sınıflandırma ve meta veri çıkarma aracılarını, genişletilmiş denetim yeteneklerini ve diğer gelişmiş kontrolleri ekler. Bir yapay zeka asistanı ve bir veri çıkarma ajanı farklı satın alma gereksinimleridir.
Maliyet ve sınırlar: Essentials için yayımlanan fiyat kullanıcı başına ayda 65 ABD dolarıdır. Enterprise için kapsamı belirlenmiş teklif gerekir. Faturalandırma taahhüdünü, gerekli sürümü ve kurulum modelini doğrulayın. M-Files bulut ve kendi altyapınızda barındırma seçenekleri sunar; paketler ve işlevler farklı olabilir. Yapılandırma, yönetim ve kurulumu değerlendirmeye dahil edin.
3. DocuWare: belge ağırlıklı işlemler için yakalama ve iş akışı
En uygunu: Aynı ortamda yakalama ve iş akışı isteyen, önemli miktarda fatura veya kağıt-belge alımı olan ekipler. Bir gösterimde temsili taramaları ve gerçek onay istisnalarını kullanın.
DocuWare’in mevcut bulut fiyatlandırma kılavuzu, temel bulut teklifindeki Intelligent Indexing, Workflow Manager ve Forms, tam metin arama, sürümler ve erişim kontrollerini içerir. Akıllı Belge İşleme (IDP), dijital imzalar ve SAP entegrasyonu ayrı olarak fiyatlandırılan modüllerdir. Temel sistem belge alımını desteklediği için her yakalama veya yapay zeka özelliğini dahil olarak değerlendirmeyin.
Maliyet ve sınırlar: Satıcı, yıllık abonelik ve özel fiyat teklifiyle, plan, kullanıcı türü ve ölçeğine bağlı olarak kullanıcı başına ayda 30 ABD dolarından başlayıp 125 doları aşabilen tipik bir bulut fiyat aralığı sunar. Bu teklife depolamayı, eklentileri ve hizmetleri dahil edin. İstemci arayüzünü ve bulut ve şirket içi dağıtım için gerekli özelliklerin kullanılabilirliğini doğrulayın.
4. Laserfiche: formlar, otomasyon ve kayıt yönetimi
En uygun: formlar, süreç otomasyonu ve kayıt yönetiminin yanı sıra belge yönetimini de değerlendiren kuruluşlar. Gereksinimin sıradan belge saklama mı, departmana ait bir süreç mi, yoksa resmi bir saklama ve elden çıkarma programı mı olduğunu belirleyin.
Mevcut Professional bulut katmanı özel formları, süreç otomasyonunu, yapay zeka işlevlerini ve denetim günlüklerini listeler. Records Management, Business ve Business+’ye dahil edilir ve uygun alt abonelikler için eklenti olarak sunulur. Laserfiche ayrıca kendi kendine barındırılan bir ürün sunar; Bulut planı varsayımlarını ona aktarmak yerine belirli bir teklifi değerlendirin.
Maliyet ve sınırlar: yıllık faturalandırmayla Professional’ın kullanıcı başı aylık karşılığı yaklaşık 73 ABD dolarıdır; en az beş kullanıcı gerekir. Business için karşılık yaklaşık 93 dolar ve en az 25 kullanıcıdır. Cloud Starter için demo sunulur; güncel teklif isteyin. Profesyonel hizmetler ve kurulum ayrıca ücretlendirilir. Karşılaştırmada asgari kullanıcı sayısını ve gerekli kayıt yönetimi kapsamını hesaba katın.
5. Microsoft SharePoint: Microsoft 365 içindeki belge kitaplıkları
En uygun: Halihazırda Microsoft 365 kullanan ve kitaplıkları, izinleri, meta verileri ve yönetimi yönetebilen kuruluşlar. Mevcut lisanslar bunu mantıklı bir başlangıç noktası haline getirebilir ancak yine de birisinin konfigürasyonu tasarlaması ve sürdürmesi gerekiyor.
SharePoint kitaplıkları sürüm geçmişi ve erişim kontrolü sunar. Microsoft Purview saklama ilkeleri, etiketler ve kayıt yönetimi işlevleri için farklı lisanslar gerektirir. Temel bir saklama ilkesi, olayla başlayan süre, belgeyi resmî kayıt olarak tanımlayan etiket ve imha öncesi inceleme aynı lisans hakkı değildir.
Maliyet ve sınırlar: ABD’deki güncel Microsoft 365 Business Basic teklifi Teams ile, yıllık ödemede kullanıcı başına ayda 7 ABD dolarıdır ve SharePoint içerir. Teams içermeyen teklif farklıdır. Business planları 300 kullanıcıya kadar destekler. Purview lisansını, otomasyon veya yapay zekâ hizmetlerini ve gereken yönetici zamanını kontrol edin. Depolama aboneliği bütün yönetim özelliklerini otomatik olarak kapsamaz.
6. Box: plana bağlı yönetimle bulut içeriği işbirliği
En uygunu: Müşteriler veya iş ortaklarıyla düzenli olarak içerik paylaşan bulut öncelikli ekipler. Hesap ve erişim gereksinimleri de dahil olmak üzere hem dahili çalışmayı hem de harici ortak çalışanın deneyimini test edin.
Box Automate iş planlarında temel görsel iş akışı oluşturucusu sunar. Enterprise ve Enterprise Plus koşullu ve paralel dallanma ile gelişmiş değişkenleri ekler. Enterprise Advanced yapay zekâ ajanlarıyla iş akışlarını ekler. Box Governance saklama, imha ve hukuki nedenlerle silmeyi durdurma işlevleri sunar; modülün dahil olması veya ayrıca alınması pakete bağlıdır.
Maliyet ve sınırlar: Yıllık ABD teklifinde, minimum üç kullanıcı olmak üzere kullanıcı başına aylık 15 ABD Doları Business ve 35 ABD Doları Enterprise listelenmektedir. Bu özelliklerin tüm alt katmanlarda bulunmadığını veya her aboneliğe dahil olduğunu varsaymak yerine, iş akışını ve yönetim paketini tam olarak karşılaştırın. Veri konumu gerekliliklerini ve ilgili ek ürünleri onaylayın.
7. Egnyte: katmana göre dosya işbirliği ve yaşam döngüsü yönetimi
En uygunu: dosya sunucularını değiştiren veya mimari, mühendislik ve inşaat işleri de dahil olmak üzere önemli proje dosyaları üzerinde işbirliği yapan ekipler. Gerçek dosya boyutlarını, uzaktan erişimi ve gerekli proje yapısını test edin.
Mevcut Enterprise Lite katmanı, içerik yaşam döngüsü yönetimi ve gelişmiş iş akışları ekler. Elite daha fazla AI aracı, e-imza ve dinamik filigran ekler; Ultimate belge türü sınıflandırmasını ve toplu meta veri çıkarmayı listeler. Bu ayrımlar, gereksinim dosya paylaşımının ötesine geçtiğinde önemlidir.
Maliyet ve sınırlar: Görüntülenen yıllık faturalandırmalı ABD aylık ücretleri kullanıcı başına aylık Business için 22 ABD Doları, Enterprise Lite için 39 ABD Doları ve Elite için 48 ABD Dolarıdır; Ultimate fiyat teklifi gerektirir. Önerilen katmanda gerekli yaşam döngüsü ve iş akışı eylemlerini onaylayın. Yerel erişim veya önbelleğe alma önemliyse, bu dağıtım düzenlemesini değerlendirmeye açıkça dahil edin.
8. NetDocuments: hukuki işler için belge ve e-posta yönetimi
En uygun kullanım: hukuk büroları, şirket hukuk birimleri ve kamu sektörü hukuk ekipleri. Belgelerin ve e-postaların müvekkil ve dosyaya göre düzenini, gizli dosyalar arasındaki erişim ayrımını değerlendirin.
NetDocuments; sürümler, arama ve Outlook, Word, Teams üzerinden çalışmayı destekleyen bulut belge ve e-posta platformunu tanıtır. ndMAX paketinde hukuk çalışmalarına yönelik yapay zekâ asistanı ve tekrar kullanılabilir iş akışı uygulamaları vardır. Yapay zekâ çıktıları kaynak belgelerle karşılaştırılmalıdır; ürünün mevcut olması yanıtın güvenilir olduğunu garanti etmez.
Maliyet ve sınırlar: Fiyatlandırma ekip büyüklüğüne, ürünlere, güvenlik gereksinimlerine, uygulama ve geçişe göre belirlenir. Gerçek dosya yapısını, e-posta dosyalamasını, entegrasyonları ve erişim modelini kapsayan bir fiyat teklifi isteyin. Hukuka özel bir platform, hukuki çalışmalar için dikkate alınmayı hak eder; Öncelikle kalite, İK veya finans belgelerini yöneten ekipler aynı zamanda bu uzmanlığın uygunluğunu da değerlendirmelidir.
Kısa listeyi pratik bir teste dönüştürün
Her tedarikçi için aynı küçük belge setini kullanın ve aynı kanıtları isteyin. Taranmış bir faturayı, revize edilmiş bir prosedürü ve gizli bir sözleşmeyi ekleyin. Bunlar, bu makale için gerçekleştirilen bir testin sonuçları değil, önerilen değerlendirme görevleridir.
- Arama: Sıradan bir kullanıcı hesabı kullanarak zor bir taramayı bulun ve meta veriler aracılığıyla bir belgeyi alın.
- Sürümler ve kararlar: Bir sürümü onay için gönderin, daha sonra bir revizyon ekleyin ve kararın tam olarak hangi sürümü kapsadığını belirleyin.
- Erişim: İnceleyenin, editörün ve harici alıcının gerçekte neleri görebileceğini ve indirebileceğini gösterin.
- İstisnalar: geçmişi kaybetmeden reddetme, yanıt gelmemesi ve düzeltme işlemlerini gerçekleştirin.
- Saklama: silmeyi önleyen bir kısıtlama için başlangıç tarihini, kapsanan öğeleri, bitiş eylemini ve prosedürünü gösterin.
- Kanıt ve çıkış: İlgili olay kayıtlarını alın ve dışa aktarma formatlarını, meta verileri ve geçiş sorumluluklarını onaylayın.
Güvenlik gereksinimleri kuruluşunuzun risklerini ve sorumluluklarını yansıtmalıdır. NIST Siber Güvenlik Çerçevesi küçük işletme kılavuzu (İngilizce), bu tartışmayı düzenlemek için yararlı bir gönüllü çerçeve sunar; bir DMS sertifikası değildir veya geçerli yasal gerekliliklerin yerine geçmez.
Gösterilen kontrolleri, yönetimi ve tam maliyeti işinize uygun olan sistemi seçin. Folderit kısa listenizdeyse belge sürecini ekibimizle tartışın ve değerlendirmeniz gereken sürümleri, rolleri ve istisnaları getirin.
