Šta je DocuWare?

DocuWare je sveobuhvatan elektronski sistem za upravljanje dokumentima (DMS) i platforma za automatizaciju tokova rada, razvijena za digitalizaciju i upravljanje poslovnim informacijama. DocuWare softver nudi snažne mogućnosti integracije i prikladan je za različite industrije, poput finansija, ljudskih resursa i prodaje. Deluje kao centralni repozitorij u kojem organizacije mogu bezbedno prikupljati, čuvati, indeksirati i pronalaziti dokumente. Pored jednostavnog skladištenja, DocuWare koristi digitalne tokove rada za automatizaciju poslovnih procesa, poput odobravanja faktura i uvođenja zaposlenih.

Dostupan kao cloud SaaS rešenje, odnosno softver kao usluga, i kao on-premises instalacija, DocuWare pomaže kompanijama preći na rad bez papira pretvaranjem fizičkih dokumenata u digitalni format. Osigurava integritet podataka, podržava regulatornu usklađenost i povezuje odvojene timove bezbednim deljenjem informacija. 

Ključne komponente DocuWarea

DocuWare platforma sastoji se od više integrisanih modula koji zajedno pružaju sveobuhvatan softver za upravljanje dokumentima:

• Digitalni ormari za dokumente: To su centralizovani digitalni repozitoriji za organizovano skladištenje dokumenata. Deluju kao baza podataka u kojoj se dokumenti indeksiraju i štite.
• Upravitelj tokova rada: Grafički uređivač koji olakšava izradu složenih tokova rada. Korisnici jednostavno prevlače pojedinačne elemente u dijagram toka, bez potrebe za programerskim znanjem.
• Inteligentno indeksiranje: AI usluga koja automatski klasifikuje dokumente i izvlači podatke, odnosno metapodatke, za popunjavanje indeksnih polja.
• E-obrasci: Veb-obrasci koji prikupljaju informacije za pokretanje digitalnih tokova rada bez potrebe za fizičkim dokumentom.
• Mobilna aplikacija: Izvorna aplikacija koja omogućava zaposlenima da ostanu informisani, odobravaju zahteve i pravovremeno završavaju zadatke pri radu na daljinu.

Kako funkcioniše DocuWare

Razumevanje tehničke arhitekture pomaže organizacijama planirati uspešne implementacije. DocuWare sistem radi prema logici „Prikupi, sačuvaj, upravljaj i automatizuj”.

• Upravljanje životnim ciklusom dokumenata: Od prikupljanja, deljenja, pregleda, odobravanja i arhiviranja do konačnog uklanjanja. DocuWare centralizuje upravljanje dokumentima iz bilo kojeg izvora, poput imejla, papira ili veb-obrazaca, izvlači ključne podatke i strukturisano ih čuva, omogućavajući korisnicima trenutno pronalaženje datoteka i izvršavanje zadataka.
• Inteligentna obrada dokumenata (IDP): IDP koristi veštačku inteligenciju i automatizaciju za unapređenje prikupljanja, razumevanja i upravljanja dokumentima, stvarajući brže i tačnije tokove rada. Ovo DocuWare proširenje efikasno izvlači složene nestrukturisane podatke čak i s rukom pisanih ili oštećenih stranica i klasifikuje ih u pozadini radi kontinuiteta poslovanja.
• Upravljanje zadacima i obaveštenja: DocuWare automatizacija osigurava da korisnici ne propuštaju zadatke. Zadaci se grupišu u liste koje se automatski ažuriraju, poput „Pregledaj nove ugovore” ili „Odobri HR dokumente”. Dokumenti se odmah dodaju ili uklanjaju prema kriterijima. Imejl obaveštenja upozoravaju učesnike na potrebu za reakcijom.

Koje su osnovne funkcije i mogućnosti DocuWarea?

DocuWare nudi skup alata razvijenih za upravljanje celim životnim ciklusom dokumenta. Nakon implementacije optimizuje tokove dokumenata i integriše se s postojećim poslovnim procesima radi maksimalne efikasnosti.

Osnovne funkcije i mogućnosti DocuWarea uključuju:

• Inteligentno indeksiranje: DocuWare platforma koristi veštačku inteligenciju (AI) i optičko prepoznavanje znakova (OCR) da „čita” dokumente. Automatski prepoznaje ključna polja podataka, poput naziva dobavljača, datuma ili ukupnog iznosa, i pretvara ih u strukturisane indeksne pojmove.
• Automatizovana obrada: Sistem može podeliti grupne skenove u pojedinačne datoteke i usmeriti ih u odgovarajuću digitalnu ladicu. To uklanja ručni unos podataka i osigurava pravilno skladištenje od početka.

• Upravljanje zadacima: Kada poslovni dokument zahteva pažnju, na primer faktura za odobravanje, sistem dodeljuje zadatak odgovornom korisniku.
• Okidači i pravila: Tokovi dokumenata pokreću se određenim događajima, poput skladištenja dokumenta ili promene statusnog polja. Na primer, ako iznos fakture premaši postavljeni limit, tok može automatski usmeriti dokument višem rukovodiocu na pregled.

• ERP i CRM integracije: Povezuje se sa sistemima poput SAP-a, Microsoft Dynamicsa, Salesforcea i QuickBooksa.
• Imejl integracija: Korisnici mogu sačuvati imejlove i priloge direktno iz Microsoft Outlooka ili Gmaila u centralni arhiv, bez napuštanja imejl klijenta.
• Hardver: Softver radi s gotovo svakim skenerom ili multifunkcionalnim štampačem za prikupljanje papirnih zapisa.

• Pretraga celog teksta: Pretraživanje bilo koje reči unutar sadržaja dokumenta.
• Indeksna polja: Filtriranje prema određenim metapodacima, poput „Datum”, „ID klijenta” ili „Tip dokumenta”.
• Pregledi mapa: Kretanje kroz tradicionalnu strukturu mapa koja odražava indeksne podatke.

Koje bezbednosne funkcije ima DocuWare?

DocuWare pruža bezbednost enterprise nivoa za zaštitu osetljivih poslovnih podataka i podršku regulatornoj usklađenosti.

• Šifriranje: Svi dokumenti čuvaju se uz AES šifriranje od 256 bita, standard američke vlade za bezbedne podatke. Komunikacija klijenta i servera zaštićena je HTTPS/TLS-om.
• Prava pristupa: Administratori mogu postaviti stroge nivoe dozvola. Mogu kontrolisati ko sme čitati, uređivati, izvoziti ili brisati dokumente na osnovu korisničkih uloga ili grupa.
• Tragovi revizije: Sistem beleži svaku radnju nad dokumentom. Time stvara transparentnu istoriju ko je pristupio datoteci i koje su promene napravljene, što je neophodno za revizije.
• Pravila čuvanja: Organizacije mogu postaviti automatska pravila čuvanja dokumenata tokom obaveznog perioda, na primer 7 godina za porezne zapise, a zatim ih automatski izbrisati. To pomaže ispunjavanju zahteva GDPR-a, HIPAA-e i SOC 2.

Koji su modeli implementacije DocuWarea?

DocuWare pruža fleksibilnost hostinga softvera, prilagođavajući se različitim IT strategijama.

• DocuWare Cloud: Ovo je SaaS model hostovan na Microsoft Azureu. Nudi visoku skalabilnost, automatska ažuriranja i nikakvo održavanje servera za klijenta. Idealan je za organizacije koje žele brzu implementaciju bez ulaganja u interni hardver.
• On-premises: Organizacijama koje zahtevaju direktnu kontrolu nad serverima i skladištenjem podataka, DocuWare se može instalirati na vlastite servere. Ova verzija nudi iste funkcije kao cloud verzija, ali odgovornost za rezervne kopije i održavanje servera preuzima interni IT tim.

Uobičajeni primeri primene DocuWarea

Iako DocuWare nije vezan za određenu industriju, često se koristi za modernizaciju pojedinih odeljenja. Pojednostavljivanjem upravljanja dokumentima pomaže klijentima da unaprede poslovne procese, povećaju efikasnost i zadovoljstvo zaposlenih.

• Obaveze prema dobavljačima: Automatizacija obrade faktura, trostrukog usklađivanja i usmeravanja na odobravanje radi bržeg plaćanja, uklanjanja grešaka pri unosu i uštede smanjenjem troškova ručne obrade.
• Upravljanje ljudskim resursima: Upravljanje evidencijom zaposlenih, automatizacija kontrolnih lista uvođenja u posao i bezbedno skladištenje osetljivih dosjea zaposlenih.
• Prodaja i upravljanje ugovorima: Centralizacija skladištenja ugovora i automatizacija podsetnika za obnovu kako se rokovi ne bi propuštali, uz praćenje izmena i odobravanja u realnom vremenu.
• Usklađenost i čuvanje zapisa: Automatski primenjuje zabranu uklanjanja dokumenata prema pravilima politike čuvanja na svaki dokument na osnovu njegovih metapodataka. To određuje kako se čuva, kada se označava za uklanjanje odnosno brisanje i koga treba obavestiti pre radnje.

Kome je DocuWare namenjen?

DocuWare je skalabilan softver za upravljanje dokumentima koji se može proširivati i služiti kompanijama svih veličina, od malih i srednjih preduzeća do velikih korporacija. Njegova fleksibilnost omogućava korišćenje u različitim sektorima, prema specifičnim potrebama i izazovima.

• Zdravstvo: U zdravstvu DocuWare upravlja podacima pacijenata i osigurava usklađenost s propisima poput HIPAA-e. Poboljšava zdravstvenu zaštitu pružanjem brzog i bezbednog pristupa ključnim informacijama, unapređujući celokupno iskustvo pacijenta.
• Finansije: Finansijske institucije oslanjaju se na DocuWare za pojednostavljivanje procesa poput obrade faktura i pripreme revizija. Takođe osigurava zaštitu osetljivih finansijskih podataka i održavanje usklađenosti s industrijskim standardima.
• Obrazovanje: Obrazovne ustanove koriste DocuWare za efikasno upravljanje studentskim zapisima, olakšavanje administrativnih procesa i poboljšanje komunikacije između odeljenja, studenata i roditelja.
• Proizvodnja: Proizvođači koriste DocuWare za efikasnu obradu narudžbi, evidencije zaliha i dokumentacije za usklađenost. Ova mogućnost osigurava nesmetan rad, ispunjavanje regulatornih zahteva i potreba klijenata.