Sistem de gestionare a documentelor

DMS premiat pentru stocarea, gestionarea și semnarea sigură și mai durabilă a documentelor digitale.
Începeți! Prezentare video
Contact Vânzări
Caracteristici principale:
  • Sursa unică de informații
  • Automatizare fiabilă
  • Gestionarea accesului
  • Găsire ușoară
Mai ecologic și mai durabil
Contact Vânzări
Clienți în peste 80 de țări
11 ani
GDPR • ISO 27001
Fabricat în Europa
Funcționalități See the Features
Când securitatea, durabilitatea și ușurința în utilizare contează
Stocare sigură
Stochează în siguranță orice tip de fișier în Folderit – până la 50 GB per fișier – cu conformitate ISO 27001, GDPR și HIPAA!
ASPECTE IMPORTANTE
  • Criptare pe 256 de biți
    Aceasta vă securizează datele prin conversia lor într-un cod pe care doar utilizatorii autorizați îl pot descifra, asigurându-se că sunt protejate împotriva accesului neautorizat. De exemplu, acest nivel de securitate este utilizat de bănci pentru a proteja informațiile financiare.
    s Criptare pe 256 de biți
  • Autentificare cu doi factori
    2FA vă sporește securitatea prin solicitarea unui cod de verificare dintr-o aplicație de autentificare, pe lângă parola dumneavoastră.
    s Autentificare cu doi factori
  • Conexiuni SSL și restricții IP
    Conexiunile Secure Sockets Layer criptează datele transmise între browserul dumneavoastră și centrele noastre de date, asigurând că informațiile rămân private și protejate de interceptare. Restricțiile IP adaugă un strat suplimentar de securitate, limitând locul din care contul poate fi accesat, oferindu-vă și mai mult control asupra cine poate accesa documentele — și de unde.
    s Conexiuni SSL și restricții IP
  • Politică de parole personalizată
    Administratorii pot impune politici personalizate pentru parole, definind reguli privind lungimea, complexitatea și expirarea. De asemenea, pot solicita utilizarea autentificării în doi pași pentru a crește securitatea.
    s Politică de parole personalizată
  • Copii de rezervă triple
    Aceasta asigură că datele dumneavoastră sunt stocate redundant în mai multe locații, aflate la cel puțin 100 km distanță una de cealaltă, pentru siguranță și fiabilitate maxime. Chiar și în cazul puțin probabil al unei defecțiuni într-o locație, datele rămân sigure și accesibile.
    s Copii de rezervă triple
  • Coș de reciclare vizibil doar pentru administratorii de cont
    Aceasta asigură că, chiar dacă un utilizator cu permisiuni de ștergere elimină un fișier, acesta poate fi în continuare revizuit și restaurat, dacă este necesar. Astfel se adaugă un strat suplimentar de securitate pentru toate datele șterse.
    s Coș de reciclare vizibil doar pentru administratorii de cont
  • Integrare cu MS Entra ID, Okta și Google SSO
    Această integrare permite gestionarea centralizată a identității, autentificare unică (Single Sign-On) și politici solide de securitate, asigurând că utilizatorii pot accesa cu ușurință și în siguranță resursele, în timp ce administratorii mențin controlul asupra permisiunilor și protecției datelor.
    s Integrare cu MS Entra ID, Okta și Google SSO
Gestionarea accesului
Este ușor să partajați resurse la orice nivel către persoane, grupuri de utilizatori sau cu un link accesibil publicului.
NIVELURI DE PERMISIUNE
  • Doar previzualizare
    Acest nivel de permisiune permite utilizatorilor să vizualizeze documentele în sistem fără posibilitatea de a le imprima, descărca, edita sau chiar selecta și copia text.
    s Doar previzualizare
  • Doar încărcare
    Acest nivel de permisiune permite utilizatorilor să adauge fișiere într-o locație desemnată fără a putea vizualiza conținutul existent. Ideal pentru scenarii în care este necesară depunerea de documente fără acces la alte fișiere sensibile.
    s Doar încărcare
  • Previzualizare și descărcare
    Acest nivel de permisiune permite utilizatorilor să vizualizeze documentele, precum și să le imprime și să le descarce.
    s Previzualizare și descărcare
  • Editor
    Acest nivel de permisiune oferă utilizatorilor control complet asupra resursei partajate, inclusiv posibilitatea de a vizualiza, edita, șterge și gestiona fișiere și setări.
    s Editor
  • Permisiuni personalizate
    Permite control precis asupra acțiunilor utilizatorului, cum ar fi vizibilitatea jurnalului de audit, activarea doar a editării online sau restricționarea descărcărilor și altor acțiuni. Asigură flexibilitate maximă pentru a adapta accesul fiecărui utilizator la rolul și nevoile de securitate ale resursei partajate.
    s Permisiuni personalizate
Găsire ușoară
Căutați din conținutul fișierelor, adăugați metadate personalizate și asociați fișiere care se potrivesc.
ASPECTE IMPORTANTE
  • Indexarea conținutului OCR
    Indexarea conținutului permite conversia documentelor scanate și a imaginilor în text căutabil. Poți găsi documente în funcție de conținutul lor, nu doar după numele fișierului!
    s Indexarea conținutului OCR
  • Filtrare avansată
    Folosește instrumentele puternice de filtrare pentru a rafina căutările folosind filtre de metadate, câmpuri personalizate, intervale de date, termene-limită și altele. Astfel poți localiza rapid fișiere relevante pe baza unor criterii specifice, precum starea proiectului, tipul documentului sau termenele cheie.
    s Filtrare avansată
  • Metadate personalizate
    Această funcție îți permite să definești diferite tipuri de câmpuri de metadate – cum ar fi text, numere, date sau liste derulante – pentru fiecare document. Această flexibilitate te ajută să adaptezi atributele datelor la nevoile tale, îmbunătățind organizarea, căutarea și gestionarea fișierelor.
    s Metadate personalizate
  • Legătura fișierelor
    Legarea resurselor îți permite să conectezi fișiere, foldere și linkuri externe în cadrul sistemului, creând o rețea de documente și resurse înrudite.
    s Legătura fișierelor
  • Istoric nelimitat al fișierelor
    Versionarea asigură salvarea automată a fiecărei modificări aduse unui document, fără limită pentru numărul de versiuni păstrate. Când se utilizează integrarea cu Office 365, versiunea este salvată automat.
    s Istoric nelimitat al fișierelor
Automatizare fiabilă
Economisiți timp și lucrați mai eficient lăsând sistemul să lucreze pentru dvs.
ASPECTE IMPORTANTE
  • Fluxuri de lucru de aprobare
    Automatizează procesul de revizuire și aprobare a documentelor prin fluxuri de lucru personalizabile. Sarcinile pot fi atribuite membrilor echipei, care le pot delega dacă este necesar. După finalizarea fluxului, sistemul generează un PDF de rezumat care include documentul original ca pagină finală.
    s Fluxuri de lucru de aprobare
  • Fluxuri de lucru de semnare electronică
    Planul Tailor oferă semnături electronice nelimitate cu Folderit eSign. Atât planurile Medium, cât și Tailor se integrează perfect cu DocuSign pentru compatibilitate extinsă și suportă formate eID precum XAdES și ASIC-E pentru verificare avansată a identității digitale.
    s Fluxuri de lucru de semnare electronică
  • Fluxuri de lucru pentru confirmare
    Ideal pentru distribuirea documentelor precum regulamente de siguranță și politici care necesită confirmarea utilizatorului, asigurând conformitatea cu standardele ISO și alte cerințe de reglementare. Această funcție urmărește cine a citit și confirmat fiecare document, oferind o evidență clară pentru audituri și demonstrând conformitatea.
    s Fluxuri de lucru pentru confirmare
  • Numerotarea automată a documentelor
    Permite configurarea de scheme personalizate de numerotare pentru fișiere, integrând chiar și elemente dinamice precum metadatele în sistemul de numerotare. Această funcționalitate ajută la menținerea unui proces structurat și coerent de gestionare a documentelor.
    s Numerotarea automată a documentelor
  • Memento-uri
    Mementourile pot fi setate atât pentru utilizatori, cât și pentru grupuri, permițând programarea de notificări cu un mesaj personalizat și un link către resursa relevantă. Alege data, ora și opțiunea de repetare pentru a ține toți utilizatorii informați și la curent cu sarcini precum revizuiri sau actualizări de politici.
    s Memento-uri
  • Automatizarea retenției
    Retention Time Automation allows you to set automated schedules for how long files or folders should be kept before being archived or deleted. This can be customized on a per-file or per-folder basis, ensuring compliance with retention policies.
    s Automatizarea retenției
  • Adresă de e-mail pentru dosare
    Fiecărui dosar din Folderit i se poate atribui o adresă de e-mail unică. Trimite atașamente direct în dosarul ales prin e-mail, salvând automat detaliile expeditorului, subiectul și conținutul e-mailului ca metadate pentru o organizare și regăsire ușoară. Ideal pentru fluxuri de lucru precum scanarea către e-mail sau când ai nevoie să stochezi rapid și în siguranță documente.
    s Adresă de e-mail pentru dosare
Prezentare generală
Dispuneți de o imagine de ansamblu completă sau de orice acțiune întreprinsă de oricine în DMS-ul dvs. Și a tuturor resurselor partajate.
ASPECTE IMPORTANTE
  • Tablou de bord și instrumente de raportare
    Aceste instrumente oferă un tablou de bord administrativ complet, cu liste la nivelul întregii organizații, inclusiv fișiere duplicate, documente aflate în așteptarea unei decizii într-un flux de lucru, rapoarte privind expirarea termenului de retenție și documente scadente sau care urmează să fie scadente. În plus, oferă o vedere detaliată asupra tuturor fișierelor. Totul poate fi exportat în format Excel, PDF, CSV și altele. Fiecare utilizator are, de asemenea, un tablou de bord personal cu sarcinile proprii.
    s Tablou de bord și instrumente de raportare
  • Piste de audit complete
    Jurnalele de audit înregistrează fiecare acțiune efectuată asupra fișierelor și folderelor, în întreaga organizație, fie de utilizatori, fie de părți externe. Fiecare acțiune este marcată cu oră și dată pentru urmărire precisă. Datele pot fi exportate în diferite formate, inclusiv Excel, CSV și PDF, pentru raportare completă, conformitate și monitorizare.
    s Piste de audit complete
  • Prezentare generală a tuturor resurselor partajate
    Oferă o listă centralizată a tuturor documentelor și folderelor partajate cu utilizatori și non-utilizatori, inclusiv cele partajate prin linkuri publice. Această funcționalitate permite monitorizarea și controlul accesului, pentru a gestiona permisiunile și a revoca accesul oricând este necesar pentru a menține securitatea și confidențialitatea.
    s Prezentare generală a tuturor resurselor partajate
  • Notificări și actualizări de urmărire
    Notificările personalizabile le permit utilizatorilor să aleagă ce alerte doresc să primească și cât de des, inclusiv actualizări privind documente partajate, cereri de aprobare și semnături. De asemenea, poți urmări fișiere și foldere selectate pentru a fi notificat despre modificări.
    s Notificări și actualizări de urmărire
Mai mult
Duceți lucrurile la nivelul următor cu integrări și suport pentru mai multe platforme.
ASPECTE IMPORTANTE
  • Conturi secundare ale mai multor companii
    Creează și gestionează sub-conturi separate pentru diferite entități de afaceri, fiecare cu propriii membri de echipă, grupuri de utilizatori și chiar administratori. Poți comuta ușor între ele dintr-un singur cont principal.
    s Conturi secundare ale mai multor companii
  • Integrare Microsoft Office 365
    Această integrare nativă le permite utilizatorilor să creeze și să editeze fișiere Word, Excel și PowerPoint direct în sistemul Folderit.
    s Integrare Microsoft Office 365
  • Outlook Add-in
    Acest Add-in îți permite să trimiți e-mailuri selectate direct din Outlook în orice dosar ales din Folderit.
    s Outlook Add-in
  • Integrare DocuSign
    Pornește fluxuri de lucru DocuSign direct din Folderit și primește automat înapoi documentele semnate în sistem.
    s Integrare DocuSign
  • Compatibil cu telefoanele mobile și tabletele
    Folderit DMS este complet optimizat pentru utilizarea pe dispozitive mobile și tablete, oferind o experiență fluidă pe orice dispozitiv. Poți gestiona documente, aproba cereri sau accesa rapoarte cu navigare intuitivă și funcționalitate completă din mers.
    s Compatibil cu telefoanele mobile și tabletele
  • Aplicație desktop
    Folderit Sync este o aplicație desktop care sincronizează fișierele între calculatoarele tale, asigurând acces la cele mai recente documente atât online, cât și offline. Permite gestionarea ușoară a fișierelor direct de pe desktop, menținând datele sincronizate și sigure.
    s Aplicație desktop
  • Stocarea și încorporarea URL-urilor
    Stochează și încorporează linkuri externe în Folderit, cu posibilitatea de a le deschide într-un iframe sau într-un tab separat. Aceste URL-uri pot fi legate de alte elemente, pot avea metadate și pot fi gestionate ca orice alt document.
    s Stocarea și încorporarea URL-urilor
  • Filigranare dinamică
    Funcția de filigranare dinamică adaugă un nivel suplimentar de securitate documentelor tale. Filigranele cu detalii precum numele vizualizatorului, data și ora sunt aplicate automat în timpul previzualizărilor și descărcărilor, asigurând trasabilitatea și descurajând partajarea neautorizată. Disponibil ca achiziție separată.
    s Filigranare dinamică

Soluție mai durabilă și mai ecologică pentru gestionarea documentelor.

Utilizăm Amazon Web Services ca platformă cloud, care este pe cale să devină 100% alimentată cu energie verde până în 2025.

Vedeți ce alte acțiuni desfășurăm în cadrul programului nostru de responsabilitate socială corporativă.

Sustainable document management system EDMS
Diagram of EDMS systems showing Folderit DMS has the fastest task-completion time
Pierdeți mai puțin timp cu gestionarea documentelor

Folderit este DMS-ul cel mai ușor de utilizat din lume. Vă economisește timp și bani.

Ne pasă profund de clienții noștri și muncim din greu în fiecare zi pentru a oferi un software DMS care este diferit în toate modurile corecte. Folderit este construit pentru oameni ca dumneavoastră care apreciază securitatea și confidențialitatea.

Interfața noastră de utilizator intuitivă premiată face ca lucrul în Folderit să fie mai rapid. De fapt, veți face lucrurile mai repede decât cu orice alt software comparabil!

Încercați gratuit!
Customer testimonials

De încredere și iubit.
❤️ În întreaga lume.

Folderit DMS este ușor de utilizat, sigur și accesibil. Acest lucru, în combinație cu echipa noastră remarcabilă de asistență, este exact ceea ce caută clienții noștri!

  • "We have been using Folderit for the past five years with complete satisfaction for storing documents related to our Quality Management System (QMS). Folderit is incredibly user-friendly, secure, and affordable, making our documents accessible anywhere, anytime."
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Netherlands
  • "Folderit DMS has been a game-changer for our accounts payable team. We started using it to organize our invoices and receipts, and it's made life so much easier. The metadata fields are super handy - we can tag everything with vendor names, dates, and amounts, which makes finding stuff later a breeze."
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “I have started using the trial plan over the last few days and I have to say this is one of the very best pieces of software I have ever used. Intuitive, smart and full of hidden power. Everything is just in the right place and even billing & plans are transparent.”
    PHIL B.
    United Kingdom
  • "I wanted to provide some feedback that I am always pleased with your customer service. Whenever I have had any queries you respond timely and answer my queries and provide very good assistance."
    LAURA S.
    Australia
  • "For us using Folderit was a game changer. It also was a must that being a Chilean based company we could configure the program to be in Spanish. In summary it has been an excellent productivity and organizational tool for our company."
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • "I run a small international consultancy business, and we have recently opted for Folderit as our EDM system for legal documents. Congrats on creating such a fantastic, smooth and easy to use product, for small and medium businesses. It really is fantastic."
    ROB L.
    Netherlands
  • “I am amazed at your product as well as the simplicity and great UI that your team has built.”
    HARSHVARDHAN S.
    United Kingdom
  • “This software is brilliant, so easy to use but very powerful!”
    THOMAS R.
    UK
  • "By the way, let me congratulate you for the excellent software that you have built. It convinced me at first sight :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Awesome – this is an excellent service and we are VERY happy with it so far. Along with the excellent attitude of the support team of course!"
    MIKE L.
    Australia

Sunteți într-o companie bună.
Alăturați-vă miilor de organizații pe Folderit.

Gestionarea documentelor fără suport de hârtie este o parte ușoară a activității de zi cu zi pentru multe companii și organizații din întreaga lume. Pentru cei care au ales Folderit.