O que é a conformidade documental com o RGPD?

A conformidade documental com o RGPD abrange as práticas, políticas e ferramentas que as organizações utilizam para gerir documentos segundo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) — o regulamento europeu de proteção de dados aplicável desde maio de 2018.

Quando o RGPD se aplica, as organizações devem proteger os dados pessoais abrangidos e tratá-los com transparência, segurança e fundamento jurídico adequado. Como os documentos em papel e digitais podem conter dados pessoais, são necessários processos e sistemas que apoiem estas obrigações.

Porque é importante a conformidade documental com o RGPD

O incumprimento do RGPD pode dar origem a sanções elevadas, que, nas infrações abrangidas pelo escalão máximo, podem atingir 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual mundial, consoante o valor mais elevado, além de danos reputacionais e perda de confiança.

Os documentos podem representar riscos de conformidade porque incluem frequentemente:

• Dados dos colaboradores, como nomes, moradas e informações salariais.
• Contratos e comunicações com clientes.
• Faturas, recibos ou demonstrações financeiras com identificadores pessoais.
• Informações sensíveis de saúde ou de natureza jurídica.

Sem controlos adequados, estes documentos podem perder-se, ser partilhados indevidamente ou conservar-se por mais tempo do que o necessário.

Princípios do RGPD na gestão documental

As organizações devem alinhar o tratamento documental com os princípios centrais do RGPD:

1. Licitude, lealdade e transparência: Explicar claramente por que motivo e de que forma os dados pessoais são tratados nos documentos.
2. Limitação das finalidades: Guardar e utilizar documentos para as finalidades específicas e legítimas do tratamento.
3. Minimização dos dados: Evitar conservar dados pessoais desnecessários nos documentos.
4. Exatidão: Manter os documentos atualizados e corrigir informações incorretas.
5. Limitação da conservação: Não conservar os documentos por mais tempo do que o necessário para as finalidades e obrigações aplicáveis.
6. Integridade e confidencialidade: Proteger os documentos contra acesso não autorizado, perda ou alteração.

Medidas práticas para a conformidade documental

1. Armazenamento centralizado: Utilizar um repositório seguro, como um DMS, para reduzir cópias dispersas e sem controlo.
2. Controlos e permissões de acesso: Limitar o acesso a ficheiros sensíveis às pessoas autorizadas.
3. Registos de auditoria: Acompanhar quem acedeu, editou ou partilhou documentos e quando.
4. Políticas de conservação: Automatizar o arquivo ou a eliminação quando terminam os prazos definidos, depois de considerar obrigações de preservação e outras exceções.
5. Encriptação: Proteger os documentos em trânsito e no armazenamento através de encriptação adequada.
6. Direitos de acesso e de apagamento: Localizar e disponibilizar dados pessoais em resposta a pedidos e apagá-los quando a lei o exige, tendo em conta as condições e exceções do direito ao apagamento.
7. Revisões regulares: Rever periodicamente os documentos e corrigir o tratamento de informação desatualizada ou conservada indevidamente.

Vantagens da gestão documental alinhada com o RGPD

• Proteção jurídica – Reduzir o risco de coimas e outras sanções.
• Confiança e transparência – Reforçar a confiança dos clientes e colaboradores.
• Eficiência operacional – Simplificar o tratamento documental com políticas estruturadas.
• Segurança dos dados – Reduzir riscos de fugas de informação, violações de dados e partilhas acidentais.
• Reputação – Demonstrar responsabilidade e profissionalismo no tratamento dos dados.

Exemplos práticos

• Departamentos de RH – Guardar contratos de trabalho com acessos restritos e eliminação programada segundo os prazos aplicáveis.
• Prestadores de cuidados de saúde – Manter os documentos dos pacientes encriptados e limitar o acesso aos profissionais autorizados.
• Serviços financeiros – Arquivar em segurança faturas, documentos de identificação e registos fiscais e eliminá-los quando deixam de ser necessários e não existe obrigação de conservação.
• Pequenas empresas – Utilizar um DMS para gerir contratos de clientes e responder a pedidos de acesso aos dados pessoais.

Conclusão

A conformidade documental com o RGPD consiste em tratar os dados pessoais presentes nos documentos de forma segura, lícita e transparente. Ferramentas como permissões de acesso, registos de auditoria e políticas automáticas de conservação apoiam a conformidade, a eficiência e a confiança, em conjunto com os processos e responsabilidades da organização.

Quando o RGPD é aplicável à atividade da organização, cumpri-lo é uma obrigação e uma parte essencial da gestão documental moderna.