System zarządzania dokumentacją techniczną

System zarządzania dokumentami dla inżynierii

Zarządzanie dokumentami bez papieru jest ważne w działalności inżynierskiej, ale wybór dostawcy DMS wymaga uwagi. Liczą się zaufanie, szybkość, niezawodność i bezpieczeństwo. Folderit oferuje chmurowe zarządzanie dokumentami, którego łatwość obsługi doceniono w teście porównawczym. Korzystają z niego firmy z różnych branż; łączy przechowywanie dokumentów, kopie zapasowe po stronie serwera i możliwość zachowania kopii lokalnych z szyfrowanymi połączeniami oraz szyfrowaniem przechowywanych danych 256-bitowym kluczem.

Kopie zapasowe i kopie lokalne
Chmurowy magazyn Folderit chroni dokumenty dzięki kopiom zapasowym, połączeniom SSL i szyfrowaniu 256-bitowemu. Możesz także pobierać pliki, aby zachować kopie lokalne, oraz drukować dokumenty, gdy potrzebujesz wersji papierowej. Za zarządzanie tymi kopiami odpowiadasz zgodnie z własnymi procedurami.

Udostępniaj dokumenty
Udostępnianie dokumentów to część codziennej pracy. Folderit oferuje różne poziomy uprawnień, aby odpowiednie osoby miały dostęp we właściwym czasie. Można udostępniać plik, folder, sekcję lub całe konto z różnymi uprawnieniami. Dostęp do całego konta należy przyznawać tylko osobom, które rzeczywiście go potrzebują.

Klasyfikuj i wyszukuj pliki z OCR
Metadane w Folderit ułatwiają wyszukiwanie potrzebnych informacji. OCR umożliwia również wyszukiwanie w treści obsługiwanych dokumentów i skanów. Indeksowane formaty obejmują między innymi PDF, Word, OpenOffice, TXT, JPG i PNG; jakość pliku i język wpływają na wyniki.

Dedykowany adres e-mail
Możesz wysyłać dokumenty do Folderit z dowolnego miejsca, korzystając z dedykowanego adresu e-mail konta lub subkont.

Nadzoruj zatwierdzanie
Zatwierdzaj faktury i inne dokumenty cyfrowo, z przejrzystym śledzeniem decyzji. Wyślij prośby i sprawdzaj odpowiedzi. Jeśli zatwierdzenia mają następować w określonej kolejności, system może wysyłać zaproszenia po kolei.

Bezpieczeństwo informacji
Poufność i bezpieczeństwo mają duże znaczenie w firmie inżynierskiej. Niewystarczające zabezpieczenia mogą osłabić zaufanie klientów i prowadzić do problemów prawnych. Folderit łączy szyfrowanie z uprawnieniami dostępu, aby chronić dokumenty. Konfiguracja uprawnień i procedury firmy pozostają ważną częścią zabezpieczeń.

Automatyczne powiadomienia
W Folderit możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia o zmianach w udostępnionych plikach i dokumentach.