Šajā salīdzinājumā aplūkotas astoņas dokumentu pārvaldības sistēmas: Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte un NetDocuments. Tās paredzētas dažādām vajadzībām: ikdienas dokumentu kontrolei, metadatos balstītai kārtošanai, rēķinu saņemšanai, dokumentu dzīves cikla pārvaldībai, darbam Microsoft 365 vidē, ārējai koplietošanai, lieliem projektu failiem un juridiskajam darbam.
Vispirms nosakiet dokumentus un lēmumus, kas komandai jāpārvalda, un tad salīdziniet konkrēto plānu un ieviešanas veidu. Zema glabāšanas cena neparāda apstiprināšanas procesa, glabāšanas politikas vai visas ieviešanas izmaksas. Arī esošajai sadarbības platformai var būt noderīgas funkcijas: pirms tās izslēgšanas pārbaudiet konfigurāciju.
Mēs esam Folderit piegādātājs, tādēļ savu uzņēmumu dokumentu pārvaldības risinājumu aplūkojam pirmo. Salīdzinājums balstīts ražotāju oficiālajā produktu un cenu informācijā, kas pārbaudīta 2026. gada 2. novembrī. Tas nav mūsu veikta praktiska testa rezultāts vai universāls reitings. No sākotnējā angļu raksta saglabātie ekrānuzņēmumi rāda oriģinālās saskarnes, nevis nesen pārbaudītas konfigurācijas. Plašāku vērtēšanas sarakstu skatiet dokumentu pārvaldības sistēmas izvēles ceļvedī MVU.
Kā salīdzināt astoņas sistēmas
Salīdziniet dokumentu kontroli, komerciālo apjomu, izvietošanu, drošības pierādījumus un ieviešanas centienus. Jautājiet, kurš plāns nodrošina katru nepieciešamo darbību, kurš to konfigurē un kādi papildu pakalpojumi vai licences tam ir nepieciešami. Jāpārbauda sertifikācijas vai audita ziņojuma faktiskais apjoms; tā negarantē, ka jūsu organizācijas procesi atbilst visām piemērojamajām saistībām.
| Sistēma | Kad vērts iekļaut izvērtēšanā | Cenu modelis | Kas jāpārbauda izvēlētajā plānā |
|---|---|---|---|
| Folderit | Dokumentu pārvaldība mazām un vidējām komandām | Plāni ar iekļautiem lietotājiem un krātuvi | Medium pievieno vienkāršas darbplūsmas un saglabāšanu; Tailor pievieno darbplūsmas izstrādātāju, eForms un API piekļuvi. |
| M-Files | Metadatos balstīta kārtošana un darbs Microsoft 365 vidē | Essentials: publicēta lietotāja cena; Enterprise: individuāls piedāvājums | Atšķiriet ikdienas Aino palīdzību no Enterprise klasifikācijas un ekstrakcijas aģentiem. |
| DocuWare | Dokumentu un rēķinu pieņemšana ar darbplūsmu | Mākoņpakalpojuma abonements pēc lietotāju skaita un krātuves; individuāls piedāvājums | Ir iekļautas galvenās mākoņa darbplūsmas un Forms; IDP un citi speciālie moduļi maksā papildus. |
| Laserfiche | Veidlapas, procesu automatizācija un dokumentu dzīves cikla pārvaldība | Mākoņplāni ar minimālo lietotāju skaitu; iespēja uzturēt pašu infrastruktūrā | Pārbaudiet dzīves cikla pārvaldības moduļa licenci, ieviešanas pakalpojumus un minimālo lietotāju skaitu. |
| Microsoft SharePoint | Organizācijas, kas jau izmanto Microsoft 365 | Microsoft 365 abonements un attiecīgie papildinājumi | Kartējiet katru Purview saglabāšanas vai ierakstu pārvaldības prasību ar tās licenci. |
| Box | Mākoņa satura sadarbība ar ārējiem partneriem | Katra lietotāja biznesa līmeņi un papildu produkti | Pārbaudiet nepieciešamās automatizācijas iespējas un to, vai pārvaldība ir iekļauta vai nav obligāta. |
| Egnyte | Failu servera nomaiņa un kopdarbs ar lieliem projektu failiem | Plāni vienam lietotājam; Ultimate pēc individuāla piedāvājuma | Dzīves cikla pārvaldība, uzlabotas darbplūsmas un AI funkcijas parādās dažādos līmeņos. |
| NetDocuments | Advokātu biroji un citas juridiskas komandas | Konkrēts piedāvājums organizācijai | Tvērumā iekļaujiet lietas struktūru, e-pasta reģistrēšanu, drošības prasības un migrāciju. |
Tālāk minētās summas ir piegādātāju publicētās cenas ASV dolāros informācijas pārbaudes dienā. Apstiprinātie norēķinu nosacījumi ir norādīti. Tie nav piedāvājumi vietējā valūtā. Nodokļi, reģions, minimālais lietotāju skaits, lietojuma limiti un ieviešana var mainīt kopējās izmaksas. Folderit publiskā cena ir atkarīga no valūtas, tāpēc pārbaudiet pašreizējo vietējo piedāvājumu, nevis uzskatiet agrāk pārrēķinātu summu par nemainīgu pasaules cenu.
Sistēmas detalizēti
1. Folderit: biznesa dokumentu kontrole ar uz plānu balstītu cenu noteikšanu
Vislabāk piemērots: komandām, kurām vajadzīgi meklējami dokumenti, skaidra versiju vēsture, piekļuves kontrole un fiksēti lēmumi kvalitātes, personāla vai administratīvajā darbā. Vērtējiet kopā ar cilvēkiem, kuri ikdienā atbild par šiem dokumentiem.
Folderit uzskaitītajos plānos ietilpst OCR pilna teksta meklēšana, versiju vēsture un audita žurnāli. Mini ietver piecus lietotājus un 150 GB; Medium ietver desmit lietotājus un 500 GB, un tajā ir pievienotas vienkāršas apstiprināšanas un iepazīšanās apliecināšanas darbplūsmas, automatizēta saglabāšana, numerācija un pielāgoti metadati. Tailor pievieno uzlabotu darbplūsmas dizainu, elektroniskās veidlapas un pielāgotus ierakstus, detalizētas atļaujas, vienreizējo pierakstīšanos un API piekļuvi.
Nošķiriet darbību nozīmi. Reģistrēts iepazīšanās apliecinājums pierāda lietotāja darbību, nevis satura izpratni. Apstiprinājums attiecas uz iesniegto versiju, nevis automātiski uz katru nākamo labojumu. Glabāšanas noteikumi īsteno organizācijas noteiktos termiņus un darbības; tie nenosaka dokumenta iznīcināšanas juridisko pamatu.
Izmaksas un ierobežojumi: salīdziniet lietotāju skaitu, krātuvi un darbplūsmu apjomu pašreizējā Folderit cenu lapā. Elektroniskajām veidlapām un vizuālajam darbplūsmu veidotājam vajadzīgs Tailor plāns. Mākoņpakalpojuma un atsevišķi saskaņojamas lokālās instalācijas nosacījumi jāvērtē konkrētajam projektam; neuzskatiet tos par identiskiem. Salīdziniet drošības informāciju un uzticamības centra informāciju ar savām prasībām.
2. M-Files: metadatu vadīta dokumentu organizācija
Vislabāk piemērots: organizācijas, kuras vēlas, lai dokumentu kārtošana būtu balstīta uz metadatiem un ciešu savienojumu ar Microsoft 365 vidi. Tās pieeju ir vērts pārbaudīt, ja viens un tas pats dokuments ir jāatrod vairākos biznesa kontekstos, nevis vienā mapes ceļā.
Pašreizējos izdevumos ir uzskaitītas grafiskās darbplūsmas, piekļuves vadīklas, versijas un dzīves cikla pārvaldība, kā arī ikdienas M-Files Aino palīdzība. Enterprise pievieno klasifikācijas un metadatu ieguves aģentus, paplašinātas audita iespējas un citas uzlabotas vadīklas. AI palīgs un ieguves aģents ir atšķirīgas pirkšanas prasības.
Izmaksas un ierobežojumi: Essentials publicētā cena ir 65 ASV dolāri lietotājam mēnesī; Enterprise nepieciešams individuāls piedāvājums pēc apjoma. Apstipriniet norēķinu saistības, vajadzīgo izdevumu un izvietošanas modeli. M-Files piedāvā mākoņpakalpojumu un pašu uzturētu variantu; komplektācija un pieejamās funkcijas var atšķirties. Vērtējumā iekļaujiet konfigurēšanu, administrēšanu un ieviešanu.
3. DocuWare: dokumentu ievade un darbplūsmas lielam dokumentu apjomam
Vislabāk piemērots: komandām, kas saņem daudz rēķinu vai papīra dokumentu un vēlas ievadi un darbplūsmas vienā vidē. Demonstrācijā izmantojiet tipiskus skenētus dokumentus un reālus apstiprināšanas izņēmumus.
DocuWare pašreizējā mākoņpakalpojuma pamatpiedāvājumā ir Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, pilnteksta meklēšana, versijas un piekļuves kontrole. Viedā dokumentu apstrāde (IDP), digitālie paraksti un SAP integrācija tiek cenoti atsevišķi. Dokumentu ievades atbalsts nenozīmē, ka visas ievades vai mākslīgā intelekta funkcijas ietilpst pamatplānā.
Izmaksas un ierobežojumi: piegādātājs piedāvā tipisku mākoņdatošanas diapazonu no 30 līdz vairāk nekā 125 ASV dolāriem vienam lietotājam mēnesī atkarībā no plāna, lietotāja veida un mēroga, ar gada abonementu un pielāgotu cenu. Šajā piedāvājumā iekļaujiet krātuvi, papildinājumus un pakalpojumus. Apstipriniet klienta interfeisu un nepieciešamo funkciju pieejamību mākonim salīdzinājumā ar lokālo izvietošanu.
4. Laserfiche: veidlapu, automatizācijas un ierakstu pārvaldība
Vispiemērotākais: organizācijas, kas novērtē dokumentu pārvaldību kopā ar veidlapām, procesu automatizāciju un ierakstu pārvaldību. Nosakiet, vai prasība ir parasta dokumentu glabāšana, departamenta process vai formāla glabāšanas un iznīcināšanas programma.
Pašreizējā Professional mākoņa līmenī ir norādītas pielāgotas veidlapas, procesu automatizācija, AI funkcijas un audita reģistrēšana. Records Management ir iekļauts Business un Business+ plānos un tiek piedāvāts kā papildinājums piemērotiem zemākiem abonementiem. Laserfiche piedāvā arī pašu infrastruktūrā uzturamu produktu; novērtējiet konkrēto piedāvājumu, nevis pārnesiet uz to mākoņa plāna pieņēmumus.
Izmaksas un ierobežojumi: ar gada norēķiniem Professional mēneša cena lietotājam pašlaik ir aptuveni 73 ASV dolāri, vismaz pieciem lietotājiem. Business atbilstošā cena ir aptuveni 93 dolāri, vismaz 25 lietotājiem. Cloud Starter tiek piedāvāta demonstrācija; pieprasiet pašreizējo cenas piedāvājumu. Profesionālie pakalpojumi un ieviešana maksā papildus. Salīdzinot jāņem vērā minimālais lietotāju skaits un vajadzīgais dokumentu dzīves cikla pārvaldības apjoms.
5. Microsoft SharePoint: dokumentu bibliotēkas vietnē Microsoft 365
Vislabāk piemērots: organizācijas, kas jau izmanto Microsoft 365 vidi un spēj administrēt bibliotēkas, atļaujas, metadatus un pārvaldību. Esošās licences var padarīt to par saprātīgu sākumpunktu, taču kādam joprojām ir jāizstrādā un jāuztur konfigurācija.
SharePoint bibliotēkās ir versiju vēsture un piekļuves kontrole. Microsoft Purview glabāšanas politikām, etiķetēm un dokumentu dzīves cikla funkcijām ir dažādas licencēšanas prasības. Parastai glabāšanas politikai, termiņam no konkrēta notikuma, etiķetei, kas dokumentu pasludina par oficiālu ierakstu, un pārskatīšanai pirms iznīcināšanas nav vienādu licences tiesību.
Izmaksas un ierobežojumi: pašreizējais ASV Microsoft 365 Business Basic piedāvājums ar Teams maksā 7 ASV dolārus lietotājam mēnesī, norēķinoties reizi gadā, un ietver SharePoint. Piedāvājums bez Teams atšķiras. Business plāni paredzēti līdz 300 lietotājiem. Pārbaudiet Purview licences, automatizācijas vai mākslīgā intelekta pakalpojumus un administratora darba laiku paredzētajam procesam. Krātuves abonements automātiski neietver visas pārvaldības funkcijas.
6. Box: mākoņa satura sadarbība ar no plāna atkarīgu pārvaldību
Vislabāk piemērots: mākoņdatošanas komandas, kas regulāri koplieto saturu ar klientiem vai partneriem. Pārbaudiet gan iekšējo darbu, gan ārējā līdzstrādnieka pieredzi, tostarp konta un piekļuves prasības.
Box Automate biznesa plānos piedāvā pamata vizuālo darbplūsmu veidotāju. Enterprise un Enterprise Plus pievieno nosacījumu un paralēlos atzarus un papildu mainīgos. Enterprise Advanced pievieno mākslīgā intelekta aģentu darbplūsmas. Box Governance nodrošina glabāšanu, iznīcināšanu un dzēšanas apturēšanu juridisku iemeslu dēļ; moduļa iekļaušana vai atsevišķa pasūtīšana ir atkarīga no pakotnes.
Izmaksas un ierobežojumi: ikgadējie ASV piedāvājumi ir norādīti Business par USD 15 un Enterprise par USD 35 vienam lietotājam mēnesī ar vismaz trīs lietotāju skaitu. Salīdziniet precīzu darbplūsmu un pārvaldības paketi, nevis pieņemot, ka šīs funkcijas nav visos zemākajos līmeņos vai ir iekļautas katrā abonementā. Apstipriniet datu atrašanās vietas prasības un visus attiecīgos papildu produktus.
7. Egnyte: failu sadarbība un dzīves cikla pārvaldība pa līmeņiem
Vislabāk piemērots: komandas, kas nomaina failu serverus vai sadarbojas, izstrādājot nozīmīgus projektu failus, tostarp arhitektūras, inženierijas un celtniecības darbus. Pārbaudiet faktiskos failu izmērus, attālo piekļuvi un nepieciešamo projekta struktūru.
Pašreizējais Enterprise Lite līmenis pievieno satura dzīves cikla pārvaldību un uzlabotas darbplūsmas. Elite pievieno citus mākslīgā intelekta rīkus, e-parakstu un dinamisko ūdenszīmi; Ultimate uzskaita dokumentu tipu klasifikāciju un lielapjoma metadatu izgūšanu. Šīm atšķirībām ir nozīme, ja prasība pārsniedz failu koplietošanu.
Izmaksas un ierobežojumi: parādītās ASV gada likmes ir 22 ASV dolāri par Business, 39 ASV dolāri par Enterprise Lite un 48 ASV dolāri par Elite vienam lietotājam mēnesī; Ultimate vajadzīgs individuāls cenas piedāvājums. Apstipriniet nepieciešamās dzīves cikla un darbplūsmas darbības ierosinātajā līmenī. Ja vietējā piekļuve vai kešatmiņa ir svarīga, novērtējumā skaidri iekļaujiet šo izvietošanas kārtību.
8. NetDocuments: dokumentu un e-pasta pārvaldība juridiskajam darbam
Vislabāk piemērots: advokātu birojiem, uzņēmumu juridiskajām nodaļām un publiskā sektora juristiem. Novērtējiet dokumentu un e-pasta kārtošanu pēc klienta un lietas, tostarp konfidenciālu lietu piekļuves nodalīšanu.
NetDocuments apraksta mākoņa dokumentu un e-pasta platformu ar versijām, meklēšanu un darbu, izmantojot tādus rīkus kā Outlook, Word un Teams. Tā ndMAX komplektā ir iekļauts juridiskais AI palīgs un atkārtojamas darbplūsmas lietojumprogrammas. AI rezultāti joprojām ir jāpārskata, salīdzinot ar pamatā esošajiem dokumentiem; produkta pieejamība nepadara atbildi par autoritatīvu.
Izmaksas un ierobežojumi: cenu pielāgo komandas lielumam, produktiem, drošības prasībām, ieviešanai un migrācijai. Pieprasiet piedāvājumu faktiskajai lietu struktūrai, e-pasta kārtošanai, integrācijām un piekļuves modelim. Juridiskajam darbam ir vērts apsvērt specializētu platformu. Komandām, kas galvenokārt pārvalda kvalitātes, personāla vai finanšu dokumentus, jānovērtē šīs specializācijas atbilstība.
Pārvērtiet atlasīto sarakstu par praktisku pārbaudījumu
Katram piegādātājam izmantojiet vienu un to pašu mazo dokumentu komplektu un pieprasiet tos pašus pierādījumus. Iekļaujiet skenētu rēķinu, pārskatītu procedūru un konfidenciālu līgumu. Tie ir piedāvātie novērtēšanas uzdevumi, nevis šim rakstam veiktā testa rezultāti.
- Meklēšana: atrodiet grūti nolasāmu skenētu dokumentu un sameklējiet citu dokumentu pēc metadatiem ar parastu lietotāja kontu.
- Versijas un lēmumi: iesniedziet versiju apstiprināšanai, pievienojiet vēlāku labojumu un precīzi nosakiet, uz kuru versiju attiecas lēmums.
- Piekļuve: parādiet, ko recenzents, redaktors un ārējais saņēmējs var redzēt un lejupielādēt.
- Izņēmumi: apstrādājiet noraidījumu, nesaņemtu atbildi un labojumu, nezaudējot vēsturi.
- Glabāšana: parādiet termiņa sākumu, aptvertos objektus, beigu darbību un dzēšanu aizliedzoša ierobežojuma pārvaldību.
- Pierādījumi un datu pārnešana: atrodiet attiecīgos notikumu žurnālus un apstipriniet eksporta formātus, metadatus un migrācijas pienākumus.
Drošības prasībām jāatspoguļo jūsu organizācijas riski un pienākumi. NIST kiberdrošības sistēmas mazo uzņēmumu ceļvedis (angļu valodā) piedāvā noderīgu brīvprātīgu sistēmu šīs diskusijas organizēšanai; tas nav DMS sertifikāts vai piemērojamo juridisko prasību aizstājējs.
Izvēlieties sistēmu, kuras parādītās funkcijas, administrēšana un kopējās izmaksas atbilst jūsu darbam. Ja apsverat Folderit, apspriediet dokumentu procesu ar mūsu komandu un sagatavojiet vērtējamās versijas, lomas un izņēmumus.
