Eine DMS-Migration überträgt mehr als Dateien. Auch Metadaten, Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und der benötigte Verlauf müssen erhalten bleiben, damit Menschen Dokumente finden, verstehen und kontrollieren können. Eine belastbare Migration braucht einen festgelegten Umfang, eine erprobte Übertragungsmethode und Nachweise für die Vollständigkeit am Ziel.
Dieser Leitfaden behandelt den Wechsel von gemeinsamen Ordnern, Dateiservern oder einem anderen DMS: Planung, Pilot, Umstellung und Abnahme. Die Folderit-Anleitung zur Datenmigration (Englisch) beschreibt die Übertragungsoptionen. Methoden und veröffentlichte Grenzen wurden am 2. November 2026 geprüft. Stimmen Sie Konfiguration und Leistungsumfang mit Folderit ab.
1. Inventarisieren Sie die Dokumente und die Systeme, die sie verwenden
Erfassen Sie für jede Quelle die verantwortliche Person, Dateianzahl, Gesamtgröße, Formate, Ordnerstruktur und den Geschäftszweck. Beziehen Sie Dokumente ein, die in Niederlassungen, Abteilungsarchiven und Workflow-Anwendungen aufbewahrt werden. Erfassen Sie, welche Prozesse sie erstellen oder aktualisieren und welche Integrationen von ihren vorhandenen Standorten abhängen.
Entscheiden Sie, was im Umfang enthalten ist: aktuelle Dateien, historische Versionen, Metadaten, Prüfnachweise, Links, Berechtigungen und nicht abgeschlossene Arbeitsabläufe. Behandeln Sie diese als separate Migrationsanforderungen. Eine Dateiübertragung reproduziert nicht automatisch den Versionsverlauf oder das Zugriffsmodell eines Altsystems.
Ordnen Sie die Inhalte einer Entscheidung zu: migrieren, in einem kontrollierten Altarchiv behalten oder eine autorisierte Vernichtung prüfen. Entfernen Sie Dubletten erst, nachdem die maßgebliche Unterlage und etwaige Aufbewahrungspflichten geklärt sind. Eine Migration startet die Aufbewahrungsfrist nicht neu.
2. Abnahmekriterien und Verantwortlichkeiten festlegen
Die IT verantwortet Übertragung und technische Prüfungen, die fachlich Verantwortlichen die Vollständigkeit. Die zuständige Schriftgutverwaltung beziehungsweise Rechtsabteilung entscheidet über Aufbewahrung und Erhaltung. Benennen Sie eine Person, die die Umstellung freigeben oder die Rückkehr zum Ausgangssystem anordnen kann.
Scrollen Sie die Tabelle seitlich, um beide Spalten zu lesen.
| Abnahmekontrolle | Beispielnachweis |
|---|---|
| Vollständigkeit | Quell- und Zielzählungen werden abgeglichen, wobei jeder Ausschluss erklärt wird. |
| Dateiintegrität | Dateien werden korrekt geöffnet; Prüfsummen stimmen überein, wenn bei der Übertragung die ursprünglichen Bytes erhalten bleiben. |
| Metadaten | Erforderliche Felder, Daten, Bezeichner und Listenwerte werden korrekt zugeordnet. |
| Zugang | Autorisierte Benutzer können arbeiten; unbefugte Benutzer bestehen die Zugriffstests nicht. |
| Geschäftsbetrieb | Suche, Genehmigungen, Dokumentverknüpfungen und erforderliche Integrationen bestehen vereinbarte Tests. |
| Wiederherstellung | Das Team kann einen vereinbarten Ausgangszustand wiederherstellen oder zu diesem zurückkehren, wenn die Abnahme scheitert. |
Wie Sie Änderungen an Dateien während einer Übertragung prüfen, erläutert der Leitfaden der National Library of New Zealand zu digitalen Sammlungen (Englisch). Dateiintegrität und fachliche Abnahme sind verschiedene Prüfungen: Identische Dateibytes belegen keine korrekten Berechtigungen oder Metadaten.
3. Ordnen Sie Metadaten zu, bevor Sie sie im großen Maßstab importieren
Erstellen Sie ein Zuordnungsblatt mit Quellfeld, Zielfeld, Datentyp, Transformationsregel und verantwortlicher Person. Konvertieren Sie beispielsweise einen inkonsistenten Lieferantennamen in eine kontrollierte Liste, ordnen Sie ein Vertragsenddatum einem Datumsfeld zu und behalten Sie eine ältere Dokumentkennung in einem eigenen Feld bei.
Ersetzen Sie das ursprüngliche fachliche Datum nicht durch den Upload-Zeitpunkt. Unterscheiden Sie Rechnungsdatum, Vertragsende und Migrationsdatum. Prüfen Sie Datumsformate, Zeitzonen, leere Werte, doppelte Kennungen und Dokumente mit mehreren Versionen.
Folderit unterstützt benutzerdefinierte Felder und wiederverwendbare Ordner-Metadatenvorlagen. Für in Excel oder CSV gespeicherte Metadaten wenden Sie sich vor der Hauptübertragung an Folderit, um die Feldzuordnung und die Methode zu vereinbaren, mit der jede Zeile ihrer Datei zugeordnet wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Tabellenkalkulation Dateien nur anhand des Namens korrekt zuordnet.
4. Wählen und testen Sie eine Übertragungsmethode
- SFTP: geeignet für große Mengen an Dateien und Ordnern; Vereinbaren Sie die Verbindung und den Vorgang mit Folderit.
- Folderit Sync: Mit der Desktop-Anwendung lassen sich Ordner und Dateien von einem Computer oder Dateiserver synchronisieren.
- Browser-Upload: nützlich für kleinere Migrationen und repräsentative Testchargen.
- ZIP-Upload: Übertragen Sie eine Ordnerstruktur stapelweise. Der aktuelle Importleitfaden gibt ein Maximum von 500 MB und 500 Dateien pro ZIP an.
Informationen zu den verfügbaren Methoden finden Sie unter Daten importieren. Bestätigen Sie den Durchsatz und die Einschränkungen mit einem Pilotprojekt unter Verwendung Ihres eigenen Dateimixes. Vereinbaren Sie separat, wie alle erforderlichen älteren Prüfnachweise, Versionshistorien und Workflow-Datensätze aufbewahrt werden.
5. Erstellen Sie die Berechtigungen neu und validieren Sie sie
Erstellen Sie die Zielgruppen und die Ordnerstruktur, bevor breiter Zugriff gewährt wird. Ordnen Sie Geschäftsrollen zu, anstatt alte Berechtigungen ohne Überprüfung zu kopieren. Testen Sie den Zugriff mit normalen Benutzerkonten, einschließlich eines Kontos, das verweigert werden muss.
Die Berechtigungsstufen von Folderit unterscheiden zwischen Vorschau, Herunterladen, Bearbeiten und Hochladen. Überprüfen Sie die externe Freigabe und den geerbten Zugriff. Gewähren Sie Migrationsbetreibern nur den Zugriff, den sie für ihre Arbeit benötigen, und entfernen Sie dann befristete Zugriffsrechte, wenn die Migration akzeptiert wird.
6. Einen vollständigen Geschäftsprozess im Pilot erproben
Wählen Sie eine kleine, repräsentative Gruppe von Dokumenten aus: ein gescanntes PDF, eine Office-Datei, eine große Datei, eine ältere Revision und einen eingeschränkten Datensatz. Importieren Sie das Beispiel mit Metadaten und bitten Sie die Benutzer dann, danach zu suchen, zulässige Informationen zu bearbeiten und eine Genehmigung oder Lesebestätigung abzuschließen.
Überprüfen Sie Dateiinhalte und Metadaten separat. OCR hilft bei der Suche nach unterstützten Scans; Dies ist kein Beweis dafür, dass alle strukturierten Felder korrekt migriert wurden. Protokollieren Sie jede Ausnahme, beheben Sie deren Ursache und wiederholen Sie die betroffenen Prüfungen, bevor Sie den nächsten Stapel genehmigen.
7. Planen Sie die Umstellung und das Rollback
Eine schrittweise Migration kann Unterbrechungen verringern, garantiert aber keinen ausfallfreien Betrieb. Legen Sie ein Umstellungsfenster fest: Wann wird das Altsystem schreibgeschützt? Wie werden spätere Änderungen erfasst? Ab wann werden neue Dokumente in Folderit angelegt?
Schließen Sie eine Quelle nicht, nur weil ihre Metadaten kopiert wurden. Der Zugriff auf Dateien, die in einem anderen System verbleiben, erfordert ein abgestimmtes und getestetes Zugriffskonzept. Vermeiden Sie unkontrollierte Bearbeitungen in beiden Systemen: Identifizieren Sie den maßgeblichen Ort für jede Phase.
- Bestätigen Sie eine wiederherstellbare Quellkopie und vereinbarte Rollback-Kriterien.
- Teilen Sie jede Zugriffsunterbrechung mit und geben Sie einen Support-Kontakt an.
- Übertragen Sie die endgültigen Änderungen und gleichen Sie sie mit der Quelle ab.
- Holen Sie die Zustimmung des fachlich Verantwortlichen ein, bevor Sie die normalen Arbeitsabläufe ändern.
8. Bestände abgleichen, Nutzer schulen und Altsystem geordnet stilllegen
Führen Sie ein Übertragungsregister, das die Quell-ID, die Ziel-ID, den Stapel, das Ergebnis und den Ausnahmestatus enthält. Untersuchen Sie fehlende Dateien und unerwartete Zahlen. Validieren Sie die erforderlichen Metadaten, Durchsuchbarkeit und Berechtigungen und bewahren Sie dann die Abnahmenachweise im Migrationsplan auf.
Schulen Sie Benutzer in den Aufgaben, die sie jeden Tag ausführen, und überprüfen Sie das Feedback nach der Einführung. Halten Sie die Legacy-Quelle für den vereinbarten Validierungs- oder Aufbewahrungszeitraum unter kontrolliertem Zugriff verfügbar. Nehmen Sie es erst außer Betrieb, nachdem die jeweils Verantwortlichen die Aufbewahrungs-, Vertrags- und Entsorgungsvereinbarungen genehmigt haben.
Checkliste für die Migrationsbereitschaft
- Umfang, Verantwortliche für die Quellsysteme und Dokumentenbestand genehmigt.
- Metadatenzuordnung und Dateiabgleichsmethode getestet.
- Erforderliche Versionen, Prüfnachweise und Workflow-Historie werden berücksichtigt.
- Zielberechtigungen und negative Zugriffstests bestanden.
- Pilotdateien, Recherchen und Geschäftsabläufe werden akzeptiert.
- Umstellung, letzte Änderungen, Rollback und Benutzerkommunikation vereinbart.
- Abgleichs- und Quell-Stilllegungsgenehmigungen aufgezeichnet.
Das Zielsystem steht noch nicht fest? Nutzen Sie unseren DMS-Kaufratgeber. Prüfen Sie für einen Transfer zu Folderit die Migrationsmöglichkeiten und kontaktieren Sie das Team, bevor Sie das gesamte Archiv übertragen.
