Шта је DocuWare?

DocuWare је свеобухватан електронски систем за управљање документима (DMS) и платформа за аутоматизацију токова рада, развијена за дигитализацију и управљање пословним информацијама. DocuWare софтвер нуди снажне могућности интеграције и прикладан је за различите индустрије, попут финансија, људских ресурса и продаје. Дјелује као централни репозиториј у којем организације могу сигурно прикупљати, похрањивати, индексирати и проналазити документе. Поред једноставне похране, DocuWare користи дигиталне токове рада за аутоматизацију пословних процеса, попут одобравања фактура и увођења запосленика.

Доступан као cloud SaaS рјешење, односно софтвер као услуга, и као on-premises инсталација, DocuWare помаже компанијама прећи на рад без папира претварањем физичких докумената у дигитални формат. Осигурава интегритет података, подржава регулаторну усклађеност и повезује одвојене тимове сигурним дијељењем информација. 

Кључне компоненте DocuWare-а

DocuWare платформа састоји се од више интегрисаних модула који заједно пружају свеобухватан софтвер за управљање документима:

• Дигитални ормари за документе: То су централизовани дигитални репозиторији за организовану похрану докумената. Дјелују као база података у којој се документи индексирају и штите.
• Управитељ токова рада: Графички уређивач који олакшава израду сложених токова рада. Корисници једноставно превлаче појединачне елементе у дијаграм тока, без потребе за програмерским знањем.
• Интелигентно индексирање: AI услуга која аутоматски класификује документе и извлачи податке, односно метаподатке, за попуњавање индексних поља.
• Е-обрасци: веб-обрасци који прикупљају информације за покретање дигиталних токова рада без потребе за физичким документом.
• Мобилна апликација: Изворна апликација која омогућава запосленицима да остану информисани, одобравају захтјеве и правовремено завршавају задатке при раду на даљину.

Како функционише DocuWare

Разумијевање техничке архитектуре помаже организацијама планирати успјешне имплементације. DocuWare систем ради према логици „Прикупи, похрани, управљај и аутоматизуј”.

• Управљање животним циклусом докумената: Од прикупљања, дијељења, прегледа, одобравања и архивирања до коначног уклањања. DocuWare централизује управљање документима из било којег извора, попут имејла, папира или веб-образаца, извлачи кључне податке и структурисано их похрањује, омогућавајући корисницима тренутно проналажење датотека и извршавање задатака.
• Интелигентна обрада докумената (IDP): IDP користи вјештачку интелигенцију и аутоматизацију за унапређење прикупљања, разумијевања и управљања документима, стварајући брже и тачније токове рада. Ово DocuWare проширење ефикасно извлачи сложене неструктурисане податке чак и с руком писаних или оштећених страница и класификује их у позадини ради континуитета пословања.
• Управљање задацима и обавијести: DocuWare аутоматизација осигурава да корисници не пропуштају задатке. Задаци се групишу у листе које се аутоматски ажурирају, попут „Прегледај нове уговоре” или „Одобри HR документе”. Документи се одмах додају или уклањају према критеријима. Имејл обавијести упозоравају учеснике на потребу за реакцијом.

Које су основне функције и могућности DocuWare-а?

DocuWare нуди скуп алата развијених за управљање цијелим животним циклусом документа. Након имплементације оптимизује токове докумената и интегрише се с постојећим пословним процесима ради максималне ефикасности.

Основне функције и могућности DocuWare-а укључују:

• Интелигентно индексирање: DocuWare платформа користи вјештачку интелигенцију (AI) и оптичко препознавање знакова (OCR) да „чита” документе. Аутоматски препознаје кључна поља података, попут назива добављача, датума или укупног износа, и претвара их у структурисане индексне појмове.
• Аутоматизована обрада: Систем може подијелити групне скенове у појединачне датотеке и усмјерити их у одговарајућу дигиталну ладицу. То уклања ручни унос података и осигурава правилну похрану од почетка.

• Управљање задацима: Када пословни документ захтијева пажњу, напримјер фактура за одобравање, систем додјељује задатак одговорном кориснику.
• Окидачи и правила: Токови докумената покрећу се одређеним догађајима, попут похране документа или промјене статусног поља. Напримјер, ако износ фактуре премаши постављени лимит, ток може аутоматски усмјерити документ вишем руководиоцу на преглед.

• ERP и CRM интеграције: Повезује се са системима попут SAP-а, Microsoft Dynamics-а, Salesforce-а и QuickBooks-а.
• Имејл интеграција: Корисници могу похранити имејлове и прилоге директно из Microsoft Outlook-а или Гмаила у централни архив, без напуштања имејл клијента.
• Хардвер: Софтвер ради с готово сваким скенером или мултифункционалним штампачем за прикупљање папирних записа.

• Претрага цијелог текста: Претраживање било које ријечи унутар садржаја документа.
• Индексна поља: Филтрирање према одређеним метаподацима, попут „Датум”, „ID клијента” или „Тип документа”.
• Прегледи мапа: Кретање кроз традиционалну структуру мапа која одражава индексне податке.

Које сигурносне функције има DocuWare?

DocuWare пружа сигурност enterprise нивоа за заштиту осјетљивих пословних података и подршку регулаторној усклађености.

• Шифрирање: Сви документи похрањују се уз AES шифрирање од 256 бита, стандард америчке владе за сигурне податке. Комуникација клијента и сервера заштићена је HTTPS/TLS-ом.
• Права приступа: Администратори могу поставити строге нивое дозвола. Могу контролисати ко смије читати, уређивати, извозити или брисати документе на основу корисничких улога или група.
• Трагови ревизије: Систем биљежи сваку радњу над документом. Тиме ствара транспарентну хисторију ко је приступио датотеци и које су промјене направљене, што је неопходно за ревизије.
• Правила чувања: Организације могу поставити аутоматска правила чувања докумената током обавезног периода, напримјер 7 година за порезне записе, а затим их аутоматски избрисати. То помаже испуњавању захтјева GDPR-а, HIPAA-е и SOC 2.

Који су модели имплементације DocuWare-а?

DocuWare пружа флексибилност хостинга софтвера, прилагођавајући се различитим IT стратегијама.

• DocuWare Cloud: Ово је SaaS модел хостован на Microsoft Azure-у. Нуди високу скалабилност, аутоматска ажурирања и никакво одржавање сервера за клијента. Идеалан је за организације које желе брзу имплементацију без улагања у интерни хардвер.
• On-premises: Организацијама које захтијевају директну контролу над серверима и похраном података, DocuWare се може инсталирати на властите сервере. Ова верзија нуди исте функције као cloud верзија, али одговорност за резервне копије и одржавање сервера преузима интерни IT тим.

Уобичајени примјери примјене DocuWare-а

Иако DocuWare није везан за одређену индустрију, често се користи за модернизацију појединих одјела. Поједностављивањем управљања документима помаже клијентима да унаприједе пословне процесе, повећају ефикасност и задовољство запосленика.

• Обавезе према добављачима: Аутоматизација обраде фактура, троструког усклађивања и усмјеравања на одобравање ради бржег плаћања, уклањања грешака при уносу и уштеде смањењем трошкова ручне обраде.
• Управљање људским ресурсима: Управљање евиденцијом запосленика, аутоматизација контролних листа увођења у посао и сигурна похрана осјетљивих досјеа запосленика.
• Продаја и управљање уговорима: Централизација похране уговора и аутоматизација подсјетника за обнову како се рокови не би пропуштали, уз праћење измјена и одобравања у реалном времену.
• Усклађеност и чување записа: Аутоматски примјењује забрану уклањања докумената према правилима политике чувања на сваки документ на основу његових метаподатака. То одређује како се похрањује, када се означава за уклањање односно брисање и кога треба обавијестити прије радње.

Коме је DocuWare намијењен?

DocuWare је скалабилан софтвер за управљање документима који се може проширивати и служити компанијама свих величина, од малих и средњих предузећа до великих корпорација. Његова флексибилност омогућава кориштење у различитим секторима, према специфичним потребама и изазовима.

• Здравство: У здравству DocuWare управља подацима пацијената и осигурава усклађеност с прописима попут HIPAA-е. Побољшава здравствену заштиту пружањем брзог и сигурног приступа кључним информацијама, унапређујући цјелокупно искуство пацијента.
• Финансије: Финансијске институције ослањају се на DocuWare за поједностављивање процеса попут обраде фактура и припреме ревизија. Такођер осигурава заштиту осјетљивих финансијских података и одржавање усклађености с индустријским стандардима.
• Образовање: Образовне установе користе DocuWare за ефикасно управљање студентским записима, олакшавање административних процеса и побољшање комуникације између одјела, студената и родитеља.
• Производња: Произвођачи користе DocuWare за ефикасну обраду наруџби, евиденције залиха и документације за усклађеност. Ова могућност осигурава несметан рад, испуњавање регулаторних захтјева и потреба клијената.