Zarządzanie dokumentacją HR

System zarządzania dokumentami HR

Zasoby ludzkie są jednym z najważniejszych obszarów zarządzania, ponieważ firmę tworzą pracujący w niej ludzie. Do tej odpowiedzialnej roli kierownicy HR potrzebują skutecznych narzędzi. Poznaj nasze rozwiązanie: System zarządzania dokumentami HR, który wspiera procesy HR.

Internetowe repozytorium dokumentacji pracowniczej

Chmurowy system Folderit, chroniony szyfrowaniem na poziomie bankowym, może służyć jako repozytorium akt pracowników w strukturze folderów z dostępem dopasowanym do hierarchii firmy. HR ustala uprawnienia na poziomie folderów i plików, aby dane osobowe nie były ogólnie dostępne. Można przechowywać kwalifikacje, oceny pracownicze i wyniki pracy, plany rozwoju zawodowego, notatki z nadzoru oraz pozostałą dokumentację, uporządkowaną według osób, działów lub innych potrzeb kadrowych.

Rekrutacja

Rekrutacja, zwłaszcza na stanowiska techniczne, często wymaga wielu rozmów i kontaktów. Dokumenty krążące między skrzynkami e-mail zwiększają ryzyko przeoczenia dobrego kandydata. Folderit pomaga zebrać przetworzone aplikacje w jednym miejscu: każdy kandydat otrzymuje folder z całą powiązaną dokumentacją. Kierownicy działów mogą łatwo wracać do właściwych zgłoszeń. Katalog kandydatów można opisać wspólnymi, niestandardowymi metadanymi i wyszukiwać osoby odrzucone, wstępnie wybrane lub zakwalifikowane do kolejnego etapu, zgodnie z procedurami i zasadami zatrudnienia obowiązującymi w organizacji.

Uprość dokumentację HR

Folderit ogranicza żmudną pracę przy notatkach służbowych i protokołach spotkań, zmniejszając liczbę wątków e-mail i ryzyko konfliktów wersji. HR udostępnia treść właściwym interesariuszom z odpowiednimi prawami. Odbiorcy mogą skonfigurować częstotliwość powiadomień zgodnie ze swoimi potrzebami. 

Kontrola wersji umożliwia również zmienianie dokumentów HR przy zachowaniu historii i ograniczeniu ryzyka konkurencyjnych wersji.

Obsługa zatwierdzeń HR

Wniosek urlopowy może wymagać zatwierdzeń od bezpośredniego przełożonego po kierownika działu. Ich śledzenie staje się trudne, gdy uczestniczy wiele osób. Folderit pozwala ustawić proces, w którym odpowiedni użytkownicy zatwierdzają w wybranej kolejności albo równolegle, wybierając właściwą czynność.

Ten sam mechanizm usprawnia wewnętrzne notatki i komunikaty. HR może skrócić czas zatwierdzania, zbierać komentarze i przekazywać dokumenty do przeglądu. 

Zarządzanie zadaniami

Poziomy dostępu i obieg zatwierdzania w Folderit pozwalają organizować zadania z jasnym podziałem odpowiedzialności i rezultatów. Dzienniki audytu pomagają sprawdzić, czy właściwe osoby zapoznały się z dokumentami, i przeanalizować ewentualne problemy z dostępem. Skonfigurowane powiadomienia o dostępie uzupełniają nadzór.

Rozwiązywanie konfliktów

HR zajmuje się również konfliktami dotyczącymi odpowiedzialności za zadania, nieporozumień komunikacyjnych czy relacji między pracownikami. Może bezpiecznie rejestrować zgłoszenia w folderze z ograniczonym dostępem i przekazywać właściwym kierownikom potrzebne informacje do dalszych działań. Pomagają w tym dzienniki audytu, historia wersji i ustawienia powiadomień, które pozwalają analizować przerwy w przepływie dokumentacji. Skargi i podobne materiały wrażliwe są przechowywane z uprawnieniami odpowiednimi do ich poufności. 

Archiwizacja dokumentów HR

Archiwizacja/przechowywanie danych w bezpiecznym środowisku są ważne dla każdej organizacji. Folderit łączy szyfrowanie 256-bit i transfery zabezpieczone SSL, aby ograniczać ryzyko nieuprawnionego dostępu. Ma to znaczenie tam, gdzie przechowywanie i audyty wynikają z obowiązków prawnych. HR może określić okresy przechowywania poszczególnych dokumentów.

System dokumentów HR Folderit umożliwia pracę na jednej platformie z wszechstronnym przechowywaniem plików utworzonych w różnych narzędziach i dostępem zgodnym z uprawnieniami, gdziekolwiek jesteś. Ludzkiego podejścia do zasobów ludzkich nic nie zastąpi; Folderit pomaga obsłużyć dokumentację, która je wspiera.