Dokumentu pārvaldības budžets neaprobežojas ar mēneša abonementu. Salīdziniet vajadzīgās lietotāju piekļuves, plānā iekļautos dokumentu procesus, krātuvi, konfigurēšanu un papildu licences. Noderīgākais rādītājs ir komandas faktiskā darba procesa izmaksas noteiktā laikposmā.
Šis ceļvedis palīdz MVU salīdzināt maksu par lietotāju, komandas pakotnes un individuālus piedāvājumus. Folderit ir mūsu produkts, tādēļ tā plānus skaidrojam tieši. Funkcijas pārbaudītas 2026. gada 2. novembrī. Cenas ir atkarīgas no valūtas, norēķinu perioda un konfigurācijas. Skatiet pašreizējo Folderit cenu lapu, nevis uzskatiet vecas emuāra summas par spēkā esošu piedāvājumu.
Trīs cenu noteikšanas modeļi, kas jāatpazīst
Abonementi katram lietotājam
Reiziniet cenu ar apmaksāto lietotāju skaitu, nevis vienkārši ar cilvēku skaitu uzņēmumā. Pajautājiet, vai recenzentiem, ārējiem saņēmējiem, pagaidu darbiniekiem un administratoriem ir vajadzīgas maksas licences. Pārbaudiet minimālo pirkumu: zema vienības cena ar lielu minimumu var pārsniegt mazākas komandas budžetu.
Cenas katram lietotājam var būt saprātīgas, ja piekļuves vajadzības ir stabilas un ir iekļautas nepieciešamās funkcijas. Pastāv risks, ka tiek plānots budžets desmit parastajiem lietotājiem un atklāts, ka vēl divdesmit neregulāriem dalībniekiem ir vajadzīgas arī licences. Pajautājiet, kas notiek, kad persona aiziet un viņa licence tiek piešķirta no jauna.
Pakotnes ar iekļautiem lietotājiem un krātuvi
Pakete nodrošina komandai noteiktu lietotāju skaitu un krātuvi noteiktai abonēšanas summai. Sadaliet kopējo summu ar cilvēkiem, kuri to faktiski izmantos, lai saprastu faktiskās izmaksas, bet iegādājieties procesu un jaudu, nevis tikai šo attiecību.
Pārbaudiet nākamo ietilpības soli, papildu lietotāju cenas, krātuves paplašināšanu un to, vai jaunināšana maina pieejamās funkcijas. Pakotne ar desmit iekļautiem lietotājiem nenozīmē neierobežotu lietotāju skaitu, un iekļauta krātuve nenozīmē neierobežotu katra faila versijas saglabāšanu.
Individuāli cenu piedāvājumi
Piedāvājums var attiekties uz lielāku izvietošanu, īpašām drošības prasībām, papildu moduļiem vai atsevišķi ietvertu instalāciju. Pieprasiet sadalījumu, kas nodala abonēšanu, ieviešanu, migrāciju, apmācību un pastāvīgo atbalstu. Apstipriniet atjaunošanas noteikumus, minimālās saistības un to, kuras piedāvājuma daļas nav obligātas.
Produkts ar individuālu cenu piedāvājumu nav automātiski dārgs, un publicētā sākumcena nav automātiski kopējā summa. Salīdziniet piedāvājumus vienādam lietotāju skaitam, dokumentiem un vajadzīgajām darbībām.
Vienkāršs budžeta aprēķins
Izmantojiet šo aprēķinu kā plānošanas struktūru: pirmā gada maksa ir vienāda ar divpadsmit abonēšanas mēnešiem, plus vienreizēja ieviešana un migrācija, kā arī papildu licences vai pakalpojumi, kā arī piemērojamie nodokļi. Pievienojiet iekšējo personāla laiku atsevišķi, lai tas paliktu redzams. Ja piedāvājumā ir izmantots cits norēķinu periods, pirms salīdzināšanas pielāgojiet aprēķinu.
| Izmaksu pozīcijas piemērs | Aprēķins | Summa |
|---|---|---|
| Abonements desmit maksas lietotājiem | 10 × 20 € × 12 mēneši | 2 400 € |
| Vienreizēja iestatīšana un migrācija | Hipotētiskā pakalpojuma tāme | 600 € |
| Pirmā gada kopsumma pirms nodokļu nomaksas | Abonements un iestatīšana | 3 000 € |
| Otrā gada abonements, apjoms nemainīgs | 10 × 20 € × 12 mēneši | 2 400 € |
Summas eiro ir izdomāti piemēri, nevis Folderit cenas, tirgus vidējie rādītāji vai vietējie piedāvājumi. Ja vēl pieciem neregulāriem pārbaudītājiem vajadzīga maksas licence, šī piemēra abonements maksās 3 600 € gadā pirms konfigurēšanas un nodokļiem. Aizstājiet katru vērtību ar piegādātāja faktiskajiem nosacījumiem un visā aprēķinā izmantojiet vienu valūtu.
Lai iegūtu pakotnes cenu, nomainiet katra lietotāja reizinājumu ar norādīto mēneša paketes summu. 100 EUR ikmēneša pakete būtu 1200 eiro gadā pirms papildu izmaksām šajā hipotētiskajā uzdevumā. Tas, vai tas ir labāks, ir atkarīgs no tajā iekļautajiem lietotājiem, krātuves, funkcijām un ieviešanas vajadzībām.
Saskaņojiet cenu ar nepieciešamo darbu
Noderīgs piedāvājums nosauc konkrētās darbības, nevis tikai vispārīgus funkciju nosaukumus. “Darbplūsma iekļauta” var nozīmēt vienkāršu apstiprinājumu vai konfigurējamu vairāku posmu procesu. Pirms budžeta apstiprināšanas lūdziet piegādātājam parādīt jūsu gadījumu.
- Meklēšana: vai darbiniekiem ir jāatrod skenēts teksts, metadati vai abi? Apstipriniet dokumentu formātus, OCR tvērumu un iespējamos apstrādes limitus.
- Lēmumi: vai jums ir nepieciešams apstiprinājums, reģistrēts iepazīšanās apliecinājums, paraksts vai vairākas atšķirīgas darbības? Šīs darbības nav savstarpēji aizstājamas.
- Piekļuve: identificējiet administratorus, redaktorus, lasītājus, tikai augšupielādes dalībniekus un ārējos adresātus. Apstipriniet, kuras lomas un atļaujas ir piedāvātajā plānā.
- Ieraksti: definējiet versiju vēsturi, audita informāciju, saglabāšanas sākuma datumus un galīgās darbības. Neuzskatiet funkcijas nosaukumu par garantiju, ka tiek ievērota juridiskā atbilstība.
- Integrācija: nosauciet sistēmas un datus, lai izveidotu savienojumu. API piekļuve pati par sevi nenodrošina pabeigtu integrāciju vai nenovērš ieviešanas darbu.
Plašākam vērtējumam izmantojiet DMS izvēles ceļvedi MVU un astoņu dokumentu pārvaldības sistēmu salīdzinājumu. Salīdzinājuma cenas ir konkrēta datuma orientieri. Pirkuma pamatā jābūt pašreizējam piegādātāja piedāvājumam ar precīzu darbības apjomu.
Kā Folderit pakotnes ietekmē mazā uzņēmuma budžetu
Vietnes Folderit sarakstā iekļautajās pakotnēs ir iekļauta OCR nodrošināta pilna teksta meklēšana, versiju vēsture un audita žurnāli. Mini pakotnē ir iekļauti pieci lietotāji un 150 GB krātuve. Medium ietver desmit lietotājus un 500 GB, un tajā ir pievienotas vienkāršas apstiprināšanas un iepazīšanās apliecināšanas darbplūsmas, automatizēta saglabāšana, numerācija un pielāgoti metadati. Tailor pievieno uzlaboto darbplūsmas izstrādātāju, elektroniskās veidlapas, pielāgotus ierakstus, detalizētākas atļaujas, vienreizējo pierakstīšanos un API piekļuvi.
| Prasība | Ko novērtēt vietnē Folderit |
|---|---|
| Neliela dokumentu krātuve ar meklēšanu | Mini: pārbaudiet piecu lietotāju un 150 GB kvotas, salīdzinot ar faktiskajām vajadzībām. |
| Desmit cilvēku komanda ar vienkāršiem dokumentu lēmumiem | Medium: pārbaudiet iekļautās darbplūsmas darbības, saglabāšanas noteikumus un 500 GB ietilpību. |
| Strukturētas uzņemšanas formas vai sarežģītākas darbplūsmas | Tailor: nosakiet veidlapas, procesa nosacījumus, tiesības un lietotāju un krātuves konfigurāciju. |
| Integrācija vai atsevišķi aptverta izvietošana | Apstipriniet plānu, izpildes atbildību, nepieciešamos pakalpojumus un komerciālos noteikumus. |
Šāda pakotņu struktūra var atvieglot komandas budžeta plānošanu. Salīdziniet kopējo abonementu un iekļauto ietilpību, nevis pieņemiet vienādu papildu licences maksu par katru dokumentu procesa dalībnieku. Pirms ietaupījuma aprēķināšanas apstipriniet faktisko piedāvājumu un plāna robežas. Pakotne ir vērtīga, ja tā aptver komandai vajadzīgo procesu.
Saglabājiet skaidras svarīgas atšķirības. Reģistrēts iepazīšanās apliecinājums parāda lietotāja rīcību, nevis izpratni. Apstiprinājums attiecas uz iesniegto versiju, nevis automātiski uz vēlākiem labojumiem. Saglabāšanas noteikumi veic organizācijas izvēlētos periodus un darbības; tie nenosaka likumīgo iznīcināšanas datumu. Papildu veidlapām un vizuālajam darbplūsmas noformētājam ir nepieciešams Tailor.
Parakstiem piedāvājumā apstipriniet izvēlēto parakstīšanas metodi, tās pieejamību plānā, lietojuma limitu un ārējo pakalpojumu sniedzēju iespējamās maksas. Atsevišķi pārbaudiet mākoņpakalpojuma un atsevišķi saskaņojamas lokālās instalācijas prasības; neuzskatiet abonēšanas vai ieviešanas nosacījumus par vienādiem.
Izmaksas, kas var nebūt iekļautas reklamētajā cenā
Migrācija sākas ar izlemšanu, ko pārvietot. Skaitiet failus, versijas, metadatus, atļaujas un visas saites, kurām jāpaliek lietojamām. Lielapjoma augšupielāde un rūpīgi kartēta migrācija ir dažādi projekti. Iekļaujiet laiku dublikātu tīrīšanai, piekļuves pārbaudei un izlases pārbaudei pēc pārsūtīšanas. Mūsu dokumentu pārvaldības migrācijas rokasgrāmatā ir izskaidrots plānošanas darbs.
Plānojiet arī konfigurēšanu un apgūšanu: mapju struktūru, lietotāju grupas, metadatus, darbplūsmas lēmumus, administratoru apmācību un īsu izmēģinājumu ar reāliem izņēmumiem. Nosakiet atbildīgos. Iekšējais darbs arī patērē laiku, pat ja piegādātāja rēķinā nav ieviešanas pakalpojuma rindas.
Jautājiet par notiekošo krātuves pieaugumu, atbalstītajiem formātiem, atbalsta tvērumu, papildu vidēm un datu eksportēšanu. Apstipriniet failu, metadatu un attiecīgās vēstures eksportēšanas formātu, kas veic eksportēšanu un vai par pakalpojumiem tiek iekasēta atsevišķa maksa. Zemai sākuma cenai nevajadzētu liegt jums plānot reālu izeju.
Pieprasiet piedāvājumu, kuru varat apstiprināt
Nosūtiet katram piegādātājam to pašu informāciju: aktīvie lietotāji un neregulāri dalībnieki, pašreizējais dokumentu apjoms un izaugsme, nepieciešamie meklējumi, lēmuma darbības, piekļuves lomas, saglabāšanas noteikumi, integrācijas, izvietošanas preference un mērķa palaišanas datums. Pieprasiet pirmā gada kopējo summu un atjaunošanas gada kopējo summu tajā pašā valūtā un tajā pašā nodokļu bāzē.
Pēc tam pārbaudiet nelielu reprezentatīvu procesu. Augšupielādējiet skenētu attēlu, pārskatiet dokumentu, pieprasiet nepieciešamo lēmumu, pārbaudiet ierobežota lietotāja skatījumu un pārbaudiet pieejamo vēsturi. Tie ir ieteiktie novērtēšanas uzdevumi, nevis testi, ko apgalvojam veikuši šim rakstam. Drošības prasībām jāatspoguļo jūsu organizācijas riski; NIST mazo uzņēmumu kiberdrošības rokasgrāmata (angļu valodā) piedāvā brīvprātīgu struktūru šai diskusijai.
Izvēlieties budžetu, ko varat pamatot ar cilvēkiem, ietilpību un vajadzīgo darbu. Vērtējot Folderit, apspriediet dokumentu procesu ar mūsu komandu un jautājiet, kurš plāns un konfigurācija to aptver. Tā iegūsiet lietderīgāku atbildi nekā atsevišķu mēneša summu.
