Dokumentu tveršanas darba plūsma

Kas ir dokumentu tveršanas darba plūsma?

Dokumentu tveršanas darba plūsma ir process, kas automātiski savāc, digitalizē un sakārto ienākošos dokumentus. Tā pārvalda ceļu no dokumentu saņemšanas, piemēram, papīra failu skenēšanas vai e-pasta importēšanas, līdz to glabāšanai dokumentu pārvaldības sistēmā. Tā ir kā dokumentu apstrādes konveijera līnija.

Ko dokumentu tveršanas darba plūsma patiesībā dara?

Tā sākas ar dokumentu tveršanu no dažādiem avotiem: skeneriem, e-pasta iesūtnēm, mobilajām ierīcēm vai pat uzraudzītām datora mapēm. Pēc tveršanas darba plūsma iegūst noderīgu informāciju, piemēram, datumus, vārdus un rēķinu numurus, izmantojot tādus rīkus kā OCR jeb optisko rakstzīmju atpazīšanu. Pēc tam tā piemēro noteikumus dokumenta nosaukšanai, atzīmēšanai un glabāšanai pareizajā vietā.

Kāpēc tas ir svarīgi dokumentu pārvaldībā?

Bez tveršanas darba plūsmas dokumentu saņemšana ir lēna un pakļauta kļūdām. Darbinieki var skenēt failus pa vienam, manuāli tos nosaukt un ievilkt pareizajā mapē. Tveršanas darba plūsma to visu paveic automātiski, padarot procesu ātrāku, precīzāku un mazāk atkarīgu no cilvēka darba. Tā palīdz arī versiju kontrolē un nodrošina, ka dokumenti nepazūd un nenonāk nepareizā vietā.

No kādiem avotiem tveršanas darba plūsma var saņemt dokumentus?

Tveršanas darba plūsmas var apstrādāt ievadi no daudziem avotiem, tostarp:

Mūsdienu sistēmas bieži atbalsta tiešu integrāciju ar šiem avotiem, padarot procesu vienmērīgu.

Kādu informāciju tā var iegūt?

Ar OCR un viedās datu atpazīšanas rīkiem tveršanas darba plūsma var iegūt:

Pēc tam šo informāciju izmanto dokumentu pareizai klasificēšanai, pārdēvēšanai un maršrutēšanai.

Vai tā aizstāj manuālu skenēšanu?

Ne gluži — tā to papildina. Manuāla skenēšana iegūst dokumenta attēlu, bet tveršanas darba plūsma padara šo skenēto failu lietderīgu. Tā to pārdēvē, iegūst svarīgos datus un pareizi saglabā. Bez darba plūsmas skenēti dokumenti ir tikai digitāli attēli mapē. Ar darba plūsmu tie kļūst pārmeklējami, atzīmēti un iekļauti dokumentu sistēmā.

Vai tveršanas darba plūsmu var pielāgot?

Jā, vairums sistēmu ļauj izveidot pielāgotas darba plūsmas konkrētajām vajadzībām. Varat noteikt:

Šie iestatījumi nodrošina darba plūsmas atbilstību esošajam procesam, nevis liek jums pielāgoties programmatūrai.

Vai tā var apstrādāt dažādus dokumentu veidus?

Noteikti. Laba tveršanas darba plūsma atpazīst un apstrādā dažādus dokumentu veidus, izmantojot veidnes vai noteikumus. Piemēram, tā var zināt, ka dokumentam ar vārdu “Rēķins” augšpusē jāpiešķir finanšu ieraksta atzīme un tas jānosūta uz grāmatvedības mapi, savukārt fails ar “CV” nonāk personāla nodaļā.

Kādi ir dokumentu tveršanas darba plūsmas ieguvumi?

To ir daudz, tostarp:

Komandām, kas ik nedēļu strādā ar simtiem vai tūkstošiem dokumentu, šie ieguvumi ātri summējas.

Vai OCR vienmēr ir daļa no tveršanas darba plūsmas?

Parasti jā. OCR jeb optiskā rakstzīmju atpazīšana ir pamatkomponents, kas pārvērš skenētus attēlus vai PDF pārmeklējamā un rediģējamā tekstā. Bez OCR sistēma nevarētu iegūt tekstu no attēliem, ierobežojot automatizāciju.

Vai varu pārskatīt vai mainīt darba plūsmas darbības?

Jā. Vairums platformu ļauj noteikt pārskatīšanas kontrolpunktus. Tas var nozīmēt iegūto metadatu pārskatīšanu, failu nosaukumu pārbaudi vai dokumenta atrašanās vietas apstiprināšanu pirms galīgās saglabāšanas. Daži uzņēmumi dod priekšroku pilnīgai automatizācijai, bet citi vēlas cilvēka apstiprinājumu sensitīviem dokumentiem.

Vai Folderit to atbalsta?

Jā, Folderit integrē tveršanas darba plūsmas ar viedu metadatu atzīmēšanu un strukturētu glabāšanu. Tas var apstrādāt ienākošus dokumentus no dažādiem avotiem un automātiski kārtot tos pēc pielāgotajiem noteikumiem. Tas īpaši palīdz uzņēmumiem, kam vajadzīga ātra apstrāde un uzticama dokumentu klasifikācija.

Ko darīt, ja dokumenti nāk no dažādiem avotiem?

Tieši tam tveršanas darba plūsmas ir paredzētas. Neatkarīgi no tā, vai dokumenti pienāk e-pastā, no skenera, viedtālruņa vai kopīga mākoņdiska, tveršanas darba plūsma var tos apvienot vienā automatizētā procesā. Tā mazina haosu, ko rada pa ierīcēm un platformām izkaisīti faili.

Vai tā var darboties reāllaikā?

Jā, dažas darba plūsmas sākas uzreiz pēc dokumenta saņemšanas. Piemēram, uz noteiktu e-pasta adresi nosūtīts rēķins dažu sekunžu laikā var automātiski nonākt sistēmā, saņemt pareizu nosaukumu un atzīmi “Kreditoru parādi”, kā arī tikt nosūtīts apstiprināšanai.

Vai ir riski vai trūkumi?

Automatizācija ir jaudīga, bet nav perfekta. Nepareizi iestatīti noteikumi var novest pie nepareizas dokumentu saglabāšanas vai nosaukšanas. Tāpēc ir prātīgi sākt ar testēšanas posmu un precizēt noteikumus pirms pilnīgas ieviešanas. Vairums sistēmu saglabā arī žurnālus, lai problēmas gadījumā varētu izsekot notikušajam.

Kā sākt izmantot dokumentu tveršanas darba plūsmu?

Sāciet ar biežāko dokumentu avotu un iegūstamās informācijas noteikšanu. Pēc tam izvēlieties platformu, kas atbalsta darba plūsmu automatizāciju un OCR. Iestatiet noteikumus pēc komandas nosaukšanas principiem, mapju struktūras un apstiprināšanas procesa. Veiciet dažas testa augšupielādes, pārliecinieties par paredzēto darbību un vajadzības gadījumā pielāgojiet.

Kuras nozares visvairāk iegūst no tveršanas darba plūsmām?

Tās var izmantot gandrīz jebkura nozare, bet īpaši vērtīgas tās ir:

Visur, kur dokumentu saņemšana atkārtojas, tveršanas darba plūsmas var sniegt lielu ieguvumu.

Noslēguma pārdomas par tveršanas darba plūsmām

Tveršanas darba plūsmas ir būtiski rīki ikvienai organizācijai ar lielu dokumentu apjomu. Tās novērš atkārtotus uzdevumus, uzlabo dokumentu precizitāti un palīdz komandai koncentrēties uz vērtīgāku darbu. Ja joprojām manuāli kārtojat digitālos dokumentus, ir laiks apsvērt automatizāciju.

Navigācija