Gli otto sistemi di gestione dei documenti in questo confronto sono Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte e NetDocuments. Servono diverse situazioni di acquisto: controllo quotidiano dei documenti, organizzazione basata sui metadati, acquisizione delle fatture, gestione dei record, collaborazione in Microsoft 365, condivisione esterna, file di progetti di grandi dimensioni e lavoro legale.
Inizia con i documenti e le decisioni che il tuo team deve controllare, quindi confronta il piano e l’implementazione esatti. Un prezzo di archiviazione basso non indica il costo di un processo di approvazione, di una politica di conservazione o di un’implementazione completa. Allo stesso modo, una piattaforma di collaborazione può già fornire utili controlli sui documenti; verificane la configurazione prima di escluderla.
Siamo il fornitore di Folderit e presentiamo per prima la nostra soluzione per il controllo dei documenti aziendali. Il confronto si basa sulle informazioni ufficiali dei produttori su prodotti e prezzi, verificate il 2 novembre 2026. Non è il risultato di un nostro test pratico né una classifica universale. Gli screenshot conservati dall’articolo originale in inglese mostrano le interfacce originali, non configurazioni appena testate. Per una lista di valutazione più dettagliata, consulta la guida alla scelta di un DMS per le PMI.
Come confrontare gli otto sistemi
Confronta il controllo dei documenti, l’ambito commerciale, l’implementazione, le prove di sicurezza e lo sforzo di implementazione. Chiedi quale piano prevede ciascuna azione richiesta, chi lo configura e di quali servizi o licenze aggiuntivi ha bisogno. È necessario verificare la portata effettiva di una certificazione o di un rapporto di audit; non è una garanzia che i processi della tua organizzazione rispettino tutti gli obblighi applicabili.
| Sistema | Un motivo utile per inserirlo nella shortlist | Modello d’acquisto | Controllo importante dell’ambito |
|---|---|---|---|
| Folderit | Controllo dei documenti aziendali per team di piccole e medie dimensioni | Piani con utenti e spazio di archiviazione inclusi | Medium aggiunge flussi di lavoro semplici e regole di conservazione; Tailor aggiunge il designer dei flussi di lavoro, eForms e l’accesso API. |
| M-Files | Organizzazione basata sui metadati e lavoro in Microsoft 365 | Essentials: prezzo pubblicato per utente; Enterprise: preventivo | Distingui l’assistenza quotidiana di Aino dagli agenti di classificazione ed estrazione di Enterprise. |
| DocuWare | Acquisizione di documenti e fatture con flusso di lavoro | Abbonamento cloud dimensionato per utenti e spazio di archiviazione; preventivo su misura | Sono inclusi i flussi di lavoro cloud principali e Forms; IDP e altri moduli specialistici hanno un costo aggiuntivo. |
| Laserfiche | Moduli, automazione dei processi e governance dei record | Livelli cloud con minimi utente; opzione self-hosted | Verifica la licenza per la gestione dei record, i servizi di implementazione e il numero minimo di utenti. |
| Microsoft SharePoint | Organizzazioni che già utilizzano Microsoft 365 | Abbonamento Microsoft 365 e relativi componenti aggiuntivi | Associa ciascun requisito di conservazione o gestione dei record di Purview alla relativa licenza. |
| Box | Collaborazione sui contenuti cloud con partner esterni | Livelli aziendali per utente e prodotti aggiuntivi | Controlla le funzionalità di automazione richieste e se la governance è inclusa o facoltativa. |
| Egnyte | Sostituzione del file server e collaborazione su file di progetti di grandi dimensioni | Livelli per utente; Ultimate preventivo | La gestione del ciclo di vita, i flussi di lavoro avanzati e le funzionalità di intelligenza artificiale compaiono a diversi livelli. |
| NetDocuments | Studi legali e altri team legali | Preventivo specifico per l’organizzazione | Includere nell’ambito la struttura della pratica, l’archiviazione delle email, i requisiti di sicurezza e la migrazione. |
Gli esempi numerici riportati di seguito si riferiscono alle offerte in dollari USA visualizzate dai fornitori alla data di revisione, con i termini di fatturazione indicati laddove confermati. Non sono quotazioni in valuta locale. Tasse, regione, utenti minimi, limiti di utilizzo e implementazione possono modificare il totale. I prezzi pubblici di Folderit dipendono dalla valuta, quindi controlla la sua attuale offerta locale anziché considerare un vecchio importo convertito come un prezzo globale fisso.
I sistemi in dettaglio
1. Folderit: controllo dei documenti aziendali con prezzi basati sul piano
La soluzione migliore: team che necessitano di documenti ricercabili, versioni chiare, controllo degli accessi e decisioni registrate in funzioni quali qualità, risorse umane e amministrazione. Valutalo con le persone responsabili di quei documenti ogni giorno.
I piani elencati di Folderit includono la ricerca OCR del testo completo, la cronologia delle versioni e gli audit trail. Mini include cinque utenti e 150 GB; Medium include dieci utenti e 500 GB e aggiunge semplici flussi di lavoro di approvazione e conferma di lettura, conservazione automatizzata, numerazione e metadati personalizzati. Tailor aggiunge progettazione avanzata del flusso di lavoro, eForms e record personalizzati, autorizzazioni granulari, Single Sign-On e accesso API.
Mantieni i controlli distinti. Una conferma di lettura registrata conferma l’azione dell’utente; non è una prova di comprensione. L’approvazione si applica alla versione inviata, non automaticamente a ogni revisione successiva. Le regole di conservazione implementano i periodi e le azioni definiti dall’organizzazione; non decidono la base giuridica per la distruzione di un documento.
Costi e limiti: confronta utenti inclusi, spazio e ampiezza dei flussi di lavoro nella pagina dei prezzi attuali di Folderit. I moduli elettronici e il designer visivo richiedono Tailor. Valuta separatamente le condizioni del cloud e dell’installazione locale per il progetto proposto; non presumere condizioni commerciali identiche. Confronta le informazioni sulla sicurezza e il centro di fiducia con i tuoi requisiti.
2. M-Files: organizzazione dei documenti basata sui metadati
La soluzione migliore: organizzazioni che desiderano un’organizzazione dei documenti guidata dai metadati e una stretta connessione a Microsoft 365. Vale la pena testare il suo approccio quando è necessario trovare lo stesso documento in diversi contesti aziendali anziché in un unico percorso di cartella.
Le edizioni attuali elencano i flussi di lavoro grafici, i controlli di accesso, la gestione delle versioni e del ciclo di vita e l’assistenza M-Files Aino quotidiana. Enterprise aggiunge agenti di classificazione ed estrazione di metadati, funzionalità di audit estese e altri controlli avanzati. Un assistente AI e un agente di estrazione sono requisiti di acquisto diversi.
Costi e limiti: il prezzo pubblicato di Essentials è di 65 dollari USA per utente al mese; Enterprise richiede un preventivo in base all’ambito. Verifica l’impegno di fatturazione, l’edizione necessaria e il modello di distribuzione. M-Files offre cloud e self-hosting, con possibili differenze nei pacchetti e nelle funzioni disponibili. Includi configurazione, amministrazione e implementazione nella valutazione.
3. DocuWare: acquisizione e flusso di lavoro per operazioni ad alto contenuto di documenti
La soluzione migliore: team con un’ingente quantità di fatture o documenti cartacei che desiderano l’acquisizione e il flusso di lavoro nello stesso ambiente. Utilizza scansioni rappresentative ed eccezioni di approvazione effettive in una dimostrazione.
Le attuali indicazioni sui prezzi del cloud di DocuWare includono Intelligent Indexing, Workflow Manager e Forms, ricerca full-text, versioni e controlli di accesso nella sua offerta cloud principale. L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP), le firme digitali e l’integrazione SAP sono moduli a prezzo separato. Non considerare ogni funzionalità di acquisizione o intelligenza artificiale come inclusa semplicemente perché il sistema di base supporta l’acquisizione di documenti.
Costi e limiti: il fornitore offre una fascia di prezzo cloud tipica da 30 a oltre 125 dollari USA per utente al mese, a seconda del piano, del tipo di utente e della portata, con un abbonamento annuale e un preventivo su misura. Includi spazio di archiviazione, componenti aggiuntivi e servizi nel preventivo. Confermare l’interfaccia client e la disponibilità delle funzionalità richieste per la distribuzione nel cloud rispetto a quella locale.
4. Laserfiche: modulistica, automazione e governance dei record
La soluzione migliore: organizzazioni che valutano la gestione dei documenti insieme a moduli, automazione dei processi e governance dei record. Identificare se il requisito è l’archiviazione ordinaria dei documenti, un processo dipartimentale o un programma formale di conservazione e smaltimento.
L’attuale livello cloud Professional elenca moduli personalizzati, automazione dei processi, funzioni di intelligenza artificiale e registrazione degli audit. Records Management è incluso in Business e Business+ e offerto come componente aggiuntivo per gli abbonamenti inferiori idonei. Laserfiche offre anche un prodotto self-hosted; valuta l’offerta specifica anziché trasferire su di essa i presupposti del piano cloud.
Costi e limiti: con fatturazione annuale, il costo mensile attuale di Professional è di circa 73 dollari USA per utente, con un minimo di cinque utenti. Business è di circa 93 dollari, con un minimo di 25 utenti. Per Cloud Starter è disponibile una demo: richiedi un preventivo aggiornato. I servizi professionali e l’implementazione si pagano a parte. Il confronto deve considerare il numero minimo di utenti e l’ambito di gestione dei record richiesto.
5. Microsoft SharePoint: raccolte di documenti all’interno di Microsoft 365
La soluzione migliore: organizzazioni che già utilizzano Microsoft 365 e sono in grado di amministrare librerie, autorizzazioni, metadati e governance. Le licenze esistenti possono renderlo un punto di partenza sensato, ma qualcuno deve ancora progettare e mantenere la configurazione.
Le raccolte SharePoint offrono cronologia delle versioni e controlli degli accessi. Microsoft Purview offre criteri di conservazione, etichette e funzioni di gestione dei record con requisiti di licenza differenti. Un criterio di base, un periodo che parte da un evento, un’etichetta che dichiara un documento come record e una revisione prima dell’eliminazione non corrispondono allo stesso diritto di licenza.
Costi e limiti: l’attuale offerta Microsoft 365 Business Basic negli Stati Uniti con Teams è di 7 USD per utente al mese, pagata annualmente e include SharePoint; l’offerta no-Teams è diversa. I piani Business supportano fino a 300 utenti. Conferma la licenza corrente di Purview, eventuali servizi di automazione o intelligenza artificiale e il tempo dell’amministratore richiesto per il processo proposto. Un abbonamento allo spazio di archiviazione non è il prezzo di ogni funzionalità di governance.
6. Box: collaborazione sui contenuti cloud con governance dipendente dal piano
La soluzione migliore: team cloud-first che condividono regolarmente contenuti con clienti o partner. Testa sia il lavoro interno che l’esperienza del collaboratore esterno, compresi i requisiti di account e accesso.
Box Automate è disponibile nei piani aziendali con un editor visivo di base per i flussi di lavoro. Enterprise ed Enterprise Plus aggiungono ramificazioni condizionali e parallele e variabili avanzate. Enterprise Advanced aggiunge flussi con agenti di intelligenza artificiale. Box Governance offre conservazione, eliminazione e blocchi della cancellazione per motivi legali; l’inclusione o l’acquisto separato dipendono dal pacchetto.
Costi e limiti: l’offerta annuale per gli Stati Uniti prevede Business a 15 USD e Enterprise a 35 USD per utente al mese, con un minimo di tre utenti. Confronta l’esatto flusso di lavoro e il pacchetto di governance anziché dare per scontato che tali funzionalità siano assenti da tutti i livelli inferiori o incluse in ogni abbonamento. Conferma i requisiti di localizzazione dei dati e qualsiasi prodotto aggiuntivo pertinente.
7. Egnyte: collaborazione sui file e gestione del ciclo di vita per livello
La soluzione migliore: team che sostituiscono i file server o collaborano su file di progetto sostanziali, inclusi lavori di architettura, ingegneria e costruzione. Testa le dimensioni effettive dei file, l’accesso remoto e la struttura del progetto richiesta.
L’attuale livello Enterprise Lite aggiunge la gestione del ciclo di vita dei contenuti e flussi di lavoro avanzati. Elite aggiunge ulteriori strumenti AI, firma elettronica e filigrana dinamica; Ultimate elenca la classificazione del tipo di documento e l’estrazione di metadati in blocco. Queste distinzioni contano quando i requisiti vanno oltre la condivisione di file.
Costi e limiti: le tariffe mensili statunitensi con fatturazione annuale sono US$ 22 per Business, US$ 39 per Enterprise Lite e US$ 48 per Elite per utente al mese; Ultimate richiede un preventivo. Conferma il ciclo di vita richiesto e le azioni del flusso di lavoro al livello proposto. Se l’accesso locale o la memorizzazione nella cache sono importanti, includi tale accordo di distribuzione esplicitamente nella valutazione.
8. NetDocuments: gestione di documenti ed e-mail per attività legali
La soluzione migliore: studi legali, dipartimenti legali aziendali e team legali del settore pubblico. Valuta il modo in cui documenti ed e-mail sono organizzati per cliente e pratica, compresi i requisiti di riservatezza e separazione degli accessi tra pratiche.
NetDocuments descrive una piattaforma cloud per documenti ed e-mail con versioni, ricerca e lavoro tramite strumenti come Outlook, Word e Teams. La sua suite ndMAX include un assistente legale AI e applicazioni per flussi di lavoro ripetibili. I risultati dell’intelligenza artificiale devono ancora essere esaminati rispetto ai documenti sottostanti; la disponibilità del prodotto non rende una risposta autorevole.
Costi e limiti: i prezzi sono personalizzati in base alle dimensioni del team, ai prodotti, ai requisiti di sicurezza, all’implementazione e alla migrazione. Richiedi un preventivo che copra la struttura effettiva della pratica, l’archiviazione delle email, le integrazioni e il modello di accesso. Una piattaforma specifica per il settore legale merita considerazione per il lavoro legale; anche i team che gestiscono principalmente documenti relativi alla qualità, alle risorse umane o alla finanza dovrebbero valutare l’idoneità di tale specializzazione.
Trasforma la shortlist in una prova pratica
Per ciascun fornitore, utilizza lo stesso piccolo set di documenti e richiedi le stesse prove. Includi una fattura scansionata, una procedura rivista e un contratto riservato. Questi sono compiti di valutazione proposti, non risultati di un test eseguito per questo articolo.
- Cerca: trova una scansione difficile e recupera un documento tramite metadati utilizzando un normale account utente.
- Versioni e decisioni: presenta una versione per l’approvazione, aggiungi una revisione successiva e stabilisci esattamente quale versione copre la decisione.
- Accesso: mostra ciò che un revisore, un redattore e un destinatario esterno possono effettivamente vedere e scaricare.
- Eccezioni: gestisci un rifiuto, una risposta mancata e una correzione senza perdere la cronologia.
- Conservazione: mostra la data di inizio, gli elementi coperti, l’azione finale e la procedura per una restrizione che impedisce la cancellazione.
- Evidenze ed esportazione: recupera i record degli eventi rilevanti e conferma i formati di esportazione, i metadati e le responsabilità della migrazione.
I requisiti di sicurezza dovrebbero riflettere i rischi e le responsabilità della tua organizzazione. La guida per le piccole imprese del NIST Cybersecurity Framework (in inglese) offre un utile quadro volontario per organizzare tale discussione; non è una certificazione DMS né un sostituto dei requisiti legali applicabili.
Scegli il sistema i cui controlli, amministrazione e costi completi dimostrati si adattano al tuo lavoro. Se Folderit è nella tua lista, discuti il processo documentale con il nostro team e porta le versioni, i ruoli e le eccezioni che devi valutare.
