Vad är DocuWare?

DocuWare är ett omfattande elektroniskt dokumenthanteringssystem (DMS) och en plattform för automatisering av arbetsflöden, utformad för att digitalisera och hantera verksamhetsinformation. Programvaran har omfattande integrationsmöjligheter och används inom bland annat ekonomi, HR och försäljning. Den fungerar som en gemensam plats där organisationer kan samla in, lagra, indexera och hitta dokument säkert. Utöver lagring används digitala arbetsflöden för att automatisera processer som fakturagodkännande och introduktion av nyanställda.

DocuWare finns som molnbaserad SaaS-tjänst, Software as a Service, och för lokal installation. Lösningen hjälper företag att minska pappershanteringen genom att omvandla fysiska dokument till digitala format. Den skyddar informationens riktighet, stödjer regelefterlevnad och kopplar samman team genom säker informationsdelning. 

DocuWares huvuddelar

DocuWare består av flera integrerade moduler som tillsammans ger en omfattande lösning för dokumenthantering:

• File Cabinets: Centrala digitala dokumentarkiv för ordnad lagring. De fungerar som databaser där dokument indexeras och skyddas.
• Workflow Manager: En grafisk redigerare för att skapa komplexa arbetsflöden. Användare drar och släpper delar i ett flödesschema utan att behöva programmera.
• Intelligent Indexing: En AI-baserad tjänst som klassificerar dokument automatiskt och hämtar ut metadata till indexfält.
• E-Forms: Webbaserade formulär som samlar in uppgifter och startar digitala arbetsflöden utan pappersdokument.
• Mobilapp: En app som låter medarbetare hålla sig uppdaterade, godkänna förfrågningar och slutföra uppgifter även när de arbetar på distans.

Så fungerar DocuWare

Kunskap om den tekniska arkitekturen hjälper organisationer att planera införandet. DocuWare bygger på stegen samla in, lagra, hantera och automatisera.

• Hantering av dokumentens livscykel: Från insamling, delning, granskning, godkännande och arkivering till slutligt omhändertagande. DocuWare samlar dokument från e-post, papper och webbformulär, hämtar ut viktiga uppgifter och lagrar dem strukturerat så att användare snabbt kan hitta filer och slutföra uppgifter.
• Intelligent Document Processing (IDP): IDP använder AI och automatisering för bättre insamling, tolkning och hantering av dokument. Det ger snabbare och mer korrekta arbetsflöden. Tillägget kan hämta ut komplexa, ostrukturerade uppgifter även ur handskrivna eller slitna sidor och klassificera dem i bakgrunden för att stödja verksamhetens kontinuitet.
• Uppgiftshantering och aviseringar: DocuWares automatisering hjälper användarna att hålla reda på sina uppgifter. De samlas i listor som uppdateras automatiskt, till exempel ”Granska nya avtal” eller ”Godkänn HR-dokument”. Dokument läggs till eller tas bort utifrån bestämda kriterier. E-postaviseringar meddelar berörda personer när något behöver hanteras.

Vilka är DocuWares centrala funktioner?

DocuWare erbjuder verktyg för att hantera dokumentets hela livscykel. Efter införandet kan systemet effektivisera dokumentflöden och kopplas till befintliga verksamhetsprocesser.

DocuWares centrala funktioner omfattar:

• Intelligent Indexing: Plattformen använder AI och optisk teckenigenkänning, OCR, för att läsa dokument. Den identifierar uppgifter som leverantörsnamn, datum och totalbelopp och omvandlar dem till strukturerade indexvärden.
• Automatisk bearbetning: Systemet kan dela upp skannade dokumentbuntar i separata filer och skicka dem till rätt digitala inkorg. Det minskar manuell inmatning och hjälper till att placera filer rätt från början.

• Uppgiftshantering: När ett verksamhetsdokument behöver hanteras, exempelvis en faktura som ska godkännas, tilldelar systemet en uppgift till ansvarig användare.
• Utlösare och regler: Dokumentflöden startas av bestämda händelser, som att ett dokument lagras eller ett statusfält ändras. Om ett fakturabelopp överstiger en viss gräns kan arbetsflödet exempelvis skicka fakturan till en högre chef för granskning.

• Integrationer med affärssystem och CRM: Systemet ansluter till exempelvis SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce och QuickBooks.
• E-postintegration: Användare kan lagra mejl och bilagor direkt från Microsoft Outlook eller Gmail i det gemensamma arkivet utan att lämna e-postprogrammet.
• Hårdvara: Programvaran fungerar med i stort sett alla skannrar och multifunktionsskrivare för att digitalisera pappershandlingar.

• Fulltextsökning: Sök efter ord i själva dokumentinnehållet.
• Indexfält: Filtrera efter metadata som ”Datum”, ”Kund-ID” eller ”Dokumenttyp”.
• Mappvyer: Bläddra i en traditionell mappstruktur som speglar indexuppgifterna.

Vilka säkerhetsfunktioner har DocuWare?

DocuWare har säkerhetsfunktioner för att skydda känsliga verksamhetsuppgifter och stödja regelefterlevnad.

• Kryptering: Dokumenten lagras med AES-kryptering på 256 bitar, en standard som används av amerikanska myndigheter för säkra uppgifter. Kommunikationen mellan klient och server skyddas med HTTPS/TLS.
• Behörigheter: Administratörer kan ange strikta behörighetsnivåer och styra vem som får läsa, redigera, exportera och radera dokument utifrån roller och grupper.
• Granskningsspår: Systemet loggar dokumentåtgärder och skapar en tydlig historik över vem som öppnat en fil och vilka ändringar som gjorts. Det är viktigt vid revisioner.
• Bevaranderegler: Organisationer kan ange automatiska regler för att spara dokument under en obligatorisk period, exempelvis 7 år för vissa skattehandlingar beroende på tillämpliga regler, och sedan gallra dem automatiskt. Det stödjer arbetet med GDPR, HIPAA och SOC 2.

Vilka driftsmodeller erbjuder DocuWare?

DocuWare kan driftas på olika sätt för att passa olika IT-strategier.

• DocuWare Cloud: En SaaS-tjänst på Microsoft Azure med hög skalbarhet, automatiska uppdateringar och utan att kunden behöver underhålla servrar. Den passar organisationer som vill komma igång snabbt utan att investera i egen hårdvara.
• Lokal installation: Organisationer som behöver direkt kontroll över servrar och datalagring kan installera DocuWare på egna servrar. Versionen erbjuder samma funktioner som molnversionen, men det interna IT-teamet ansvarar för säkerhetskopior och serverunderhåll.

Vanliga användningsområden för DocuWare

DocuWare är inte begränsat till en viss bransch men används ofta för att modernisera enskilda avdelningar. Effektivare dokumenthantering hjälper kunder att förbättra processer, öka produktiviteten och skapa bättre förutsättningar för medarbetarna.

• Leverantörsreskontra: Automatisera fakturahantering, 3-vägsmatchning och godkännandeflöden för snabbare betalningar, färre inmatningsfel och lägre kostnader för manuellt arbete.
• HR-hantering: Hantera personalakter, automatisera introduktionschecklistor och förvara känsliga personalhandlingar säkert.
• Försäljning och avtalshantering: Samla avtal och automatisera påminnelser om förnyelse så att tidsfrister inte missas. Team kan följa ändringar och godkännanden i realtid.
• Regelefterlevnad och bevarande av handlingar: Tillämpar automatiskt en gallringsspärr utifrån dokumentets metadata och gällande bevaranderegler. Det styr hur dokumentet lagras, när det markeras för gallring och vilka som måste meddelas innan en åtgärd genomförs.

Vilka riktar sig DocuWare till?

DocuWare är en skalbar programvara för dokumenthantering för företag av olika storlek, från små och medelstora verksamheter till stora koncerner. Plattformens bredd gör att den kan användas i flera sektorer och möta olika behov och utmaningar.

• Hälso- och sjukvård: DocuWare hanterar patienthandlingar och stödjer tillämpliga krav, exempelvis HIPAA i USA. Snabb och säker åtkomst till viktig information kan underlätta vårdarbetet och förbättra vårdupplevelsen.
• Ekonomi och finans: Finansinstitut använder DocuWare för att effektivisera fakturahantering och revisionsförberedelser. Systemet skyddar känsliga ekonomiska uppgifter och stödjer arbetet med branschens krav.
• Utbildning: Utbildningsorganisationer använder DocuWare för effektiv hantering av elev- och studenthandlingar, enklare administration och bättre kommunikation mellan avdelningar, elever och vårdnadshavare.
• Tillverkning: Tillverkare använder DocuWare för order, lagerhandlingar och dokumentation för regelefterlevnad. Det stödjer en smidig verksamhet som kan möta både myndighetskrav och kundernas behov.