Virtuellt datarum för due diligence
Virtuellt datarum för due diligence
I affärssammanhang innebär due diligence att undersöka och analysera ett företag eller en organisation inför en transaktion. Ett företag kan exempelvis granska ett annat företags tillgångar som underlag för ett förvärvsbeslut.
Detta kan vara mellan företag eller det kan vara mellan avdelningar eller filialer. Folderit virtuella datarum för due diligence samlar datarum och företagsgranskning på en gemensam plattform.
Folderits virtuella datarum för due diligence kan användas inom bland annat följande områden:
- Personal och ledning
- Kapitalförvaltning
- Teknik och immateriella rättigheter
- Administration
- Juridik
- Kunder och försäljning
- Ekonomi
- HR
Säkerhet är viktigt
Folderit skyddar lagrade data med 256-bitars kryptering på banknivå och använder säkra, krypterade anslutningar vid överföring. Tidigare krävde företagsgranskningar ofta fysisk närvaro för att begränsa risker för datasäkerhet och konfidentialitet. Med ett virtuellt datarum kan processen i stället hanteras i molnet, så att teamet kan nå underlaget säkert utan att besöka en särskild plats.
Säkerhet är mer än bara att förhindra obehörig åtkomst. Företag måste också vara säkra på att allt de tittar på har kommit genom rätt kanaler. För att säkerställa detta kan du ställa in viktiga dokument för att gå igenom godkännanden. Detta kan vara i en sekvens av hierarkier eller allt på en gång. Detta säkerställer att filer når andra parter först efter att ha gått igenom lämpliga godkännanden. Du kan också tillämpa en lösenordspolicy som du väljer för att lägga till ytterligare ett säkerhetslager.
Effektivisering av processer
Om ett företag är positionerat för att förvärva ett annat företags tillgångar finns det mer i processen än att bara genomföra den i en säker miljö. Du behöver en VDR Due Diligence-lösning som låter dig förbereda i förväg hur du ska hantera dokumentdelningen.
Om vissa dokument bara ska vara synliga under en viss tid kan du ange när åtkomsten ska upphöra. Då får mottagaren ett bestämt tidsfönster för att gå igenom materialet. Det kan vara minuter, timmar, dagar, månader eller år. Det är särskilt användbart när tillgången till känsligt innehåll behöver begränsas.
Du kan också organisera kontrakt innan processen påbörjas. Du kan konfigurera behörigheter, synlighet och ställa in versioner med metadata, så att du kan gå fram och tillbaka på villkor och fortfarande hålla ett spår av dokumentets utveckling.
Folderit låter dig också konfigurera dina dokument så att endast en enskild användare kan arbeta med ett dokument åt gången. Med detta kan du säkerställa att medan en användare arbetar med en fil, kan ingen annan göra ändringar i det dokumentet. Om någon försöker göra det kommer de att se meddelandet att filen är låst tillsammans med användarnamnet och tidsstämpeln för den som arbetar med den.
Sekretess i virtuella datarum för due diligence
I en företagsgranskning behöver öppenhet balanseras mot skydd för båda parter. Även om ni vill vara transparenta ska känslig information inte lämnas ut för tidigt. Ge utvalda användare tillgång till vissa mappar och begränsa åtkomsten till andra. Det går även att ange att användare bara får förhandsvisa vissa filer. Folderits granskningsspår visar registrerad dokumentåtkomst, med användare och tidpunkt. Kunden kan konfigurera loggarnas bevarandetid efter organisationens krav.
Slutsats
Inför ett bilköp, ett husköp eller valet av en ny inneboende lägger många tid på att undersöka förutsättningarna. Den som granskas vill samtidigt kunna hålla viss information privat: privata meddelanden behöver exempelvis inte visas för att en bil ska säljas. Folderit låter dig bestämma vad som ska delas. Due diligence kräver noggrannhet, och Folderit ger verktyg för att organisera granskningen.
Allt detta innebär att du bestämmer vem som ska få tillgång till dina dokument hur länge och under vilka villkor.
Det kan vara en svår balans, men Folderits virtuella datarum för due diligence hjälper dig att hantera den. Börja prova här!