Inteligentne zarządzanie dokumentami

Inteligentne rozwiązania dla dokumentów

Dokumenty tworzone i obsługiwane przez kompetentne zespoły zasługują na równie sprawne zarządzanie. Inteligentne rozwiązania dokumentowe ułatwiają pracę firmy i zwiększają bezpieczeństwo. Folderit wspiera obieg dokumentów na wiele sposobów.

Inteligentne przechowywanie dokumentów

Po utworzeniu dokument trzeba zapisać i zachować. System Folderit zapewnia:

• Bezpieczne przechowywanie z szyfrowaniem i automatycznymi kopiami zapasowymi po stronie serwera
• Kontrolę dostępu dla użytkowników i grup oraz publiczne łącze do wybranych dokumentów
• Opcjonalną datę wygaśnięcia udostępnienia, aby automatycznie zakończyć dostęp w określonym dniu i o określonej godzinie

Inteligentne zatwierdzanie dokumentów

Jeśli dokument jest fakturą lub innym materiałem wymagającym zatwierdzenia, Folderit oferuje odpowiednie narzędzia. Jego obieg zatwierdzania umożliwia pracę równoległą lub sekwencyjną. W czytelnym widoku sprawdzisz, kto zatwierdził lub odrzucił dokument, i zobaczysz komentarze tych osób.

Inteligentne wyszukiwanie dokumentów

Przechowywany dokument musi być możliwy do odnalezienia wtedy, gdy go potrzebujesz. Folderit pokazuje wyniki podczas pisania i oferuje pogłębione wyszukiwanie w treści dokumentów za pomocą OCR oraz w metadanych i innych parametrach. Rozwiązania Folderit pomagają odnaleźć potrzebne dokumenty.

Inteligentne zarządzanie okresem przechowywania

Cykl życia dokumentu, od utworzenia po usunięcie, wymaga rzetelnego zarządzania. Jeśli niektóre dokumenty mają zostać trwale usunięte po określonym czasie, możesz zautomatyzować to działanie w systemie zarządzania dokumentami Folderit. Wybierz, ile lat, miesięcy, tygodni lub dni, albo ich kombinację, należy przechowywać dokumenty przed automatycznym usunięciem. Unikniesz przechowywania ich dłużej, niż potrzebujesz lub pozwalają na to Twoje obowiązki.

Folderit oferuje również inne funkcje usprawniające pracę:

1. Dziennik audytu rejestrujący działania użytkowników w Folderit
2. Automatyczne przypomnienia
3. Podgląd plików w systemie
4. Skrzynkę odbiorczą e-mail
5. Własne zasady haseł
6. Wersjonowanie plików
7. Powiązania między plikami

To praktyczne rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Łatwo sprawdzisz, czy odpowiada Twoim potrzebom: skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego: https://my.folderit.com/site/signup/