Esta comparativa de sistemas de gestión documental incluye Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte y NetDocuments. Cada uno responde a necesidades distintas: controlar documentos y decisiones, organizar por metadatos, capturar facturas, gestionar expedientes, colaborar con Microsoft 365, compartir archivos con terceros o trabajar con documentación jurídica y grandes proyectos.
Empiece por los documentos y las decisiones que necesita controlar. Después, compare el plan concreto y las condiciones de implantación. Un precio bajo de almacenamiento no indica cuánto costarán las aprobaciones, la conservación o la puesta en marcha. Una plataforma de colaboración también puede ofrecer controles útiles: compruebe cómo se configuran.
Somos el proveedor de Folderit y lo situamos primero como nuestra opción para el control documental empresarial. La comparativa se basa en documentación oficial de productos y precios revisada el 2 de noviembre de 2026; no es una prueba de rendimiento. Las capturas muestran las interfaces originales en inglés, cuyas opciones pueden variar según la versión y el plan. Nuestra guía para elegir un DMS en una pyme amplía los criterios de evaluación.
Cómo comparar los ocho sistemas
Compare las funciones de control documental, las condiciones comerciales, la modalidad de despliegue, las evidencias de seguridad y el trabajo de implantación. Pregunte qué plan permite cada acción, quién la configura y qué servicios o licencias adicionales necesita. Compruebe el alcance de los certificados e informes de auditoría: por sí solos no garantizan el cumplimiento de todos los procesos de su organización.
| Sistema | Una razón útil para preseleccionarlo | Modelo de contratación | Qué conviene comprobar |
|---|---|---|---|
| Folderit | Control documental para pequeñas y medianas empresas | Planes con usuarios y almacenamiento incluidos | Medium agrega retención y flujos de trabajo simples; Tailor agrega el diseñador de flujo de trabajo, eForms y acceso a la API. |
| M-Files | Organización por metadatos y trabajo en Microsoft 365 | Precio por usuario publicado para Essentials; presupuesto para Enterprise | Distinguir la asistencia cotidiana de Aino de los agentes de clasificación y extracción de Enterprise. |
| DocuWare | Entrada de documentos y facturas con flujo de trabajo. | Suscripción a la nube adaptada a los usuarios y al almacenamiento; presupuesto personalizado | Se incluyen flujos de trabajo centrales en la nube y Forms; IDP y otros módulos especializados tienen un costo adicional. |
| Laserfiche | Formularios, automatización de procesos y gestión de registros | Planes en la nube con un mínimo de usuarios; opción en infraestructura propia | Verifique los derechos de gestión de registros, los servicios de implementación y el número mínimo de usuarios contratados. |
| Microsoft SharePoint | Organizaciones que ya utilizan Microsoft 365 | Suscripción de Microsoft 365 y complementos necesarios | Asigne cada requisito de retención o gestión de registros de Purview a su licencia. |
| Box | Colaboración de contenido en la nube con socios externos | Niveles comerciales por usuario y productos adicionales | Compruebe las funciones necesarias de Box Automate y si Box Governance está incluido o se contrata aparte. |
| Egnyte | Reemplazo de servidores de archivos y colaboración de archivos de proyectos grandes | Niveles por usuario; Presupuesto para Ultimate | La gestión del ciclo de vida, los flujos de trabajo avanzados y las funciones de IA aparecen en diferentes niveles. |
| NetDocuments | Bufetes de abogados y otros equipos legales | Cotización específica de la organización | Incluya la estructura del asunto, el archivo de correo electrónico, los requisitos de seguridad y la migración en el alcance. |
Los importes indicados corresponden a las ofertas en dólares estadounidenses publicadas en la fecha de revisión, con sus condiciones de facturación cuando se han confirmado. No son presupuestos en moneda local. El total puede variar por impuestos, región, usuarios mínimos, límites de uso y servicios de implantación. Folderit muestra precios según la moneda: consulte su oferta local actual.
Funciones, planes y límites de cada sistema
1. Folderit: gestión documental para empresas con precios por plan
Adecuado para: equipos que necesitan documentos con capacidad de búsqueda, versiones claras, control de acceso y decisiones registradas en funciones como calidad, recursos humanos y administración. Evalúelo con las personas que serán responsables de esos documentos en el día a día.
Los planes publicados de Folderit incluyen búsqueda de texto completo con OCR, historial de versiones y registros de auditoría. Mini incluye cinco usuarios y 150 GB; Medium incluye diez usuarios y 500 GB y agrega flujos de trabajo simples de aprobación y confirmación de lectura, retención automatizada, numeración y metadatos personalizados. Tailor agrega el diseño avanzado de flujos de trabajo, eForms y registros personalizados, permisos granulares, inicio de sesión único y acceso a la API.
Distinga qué acredita cada acción. Una confirmación de lectura registrada acredita la acción del usuario; no es prueba de comprensión. Se aplica una aprobación a la versión enviada, no automáticamente a cada revisión posterior. Las reglas de retención implementan los períodos y acciones que define su organización; no deciden la base legal para destruir un registro.
Coste y límites: compare los usuarios incluidos, el almacenamiento y el alcance del flujo de trabajo en la página de precios actual de Folderit. Los formularios avanzados o el diseñador visual requieren Tailor. Las opciones en la nube y en infraestructura propia, con condiciones específicas necesitan evaluación para la implementación propuesta; no asuma términos comerciales idénticos. Revise la información de seguridad y el Centro de confianza junto con sus propios requisitos.
2. M-Files: organización basada en metadatos
Adecuado para: organizaciones que desean una organización de documentos basada en metadatos y una estrecha conexión con Microsoft 365. Vale la pena probar su enfoque cuando es necesario encontrar el mismo documento en varios contextos comerciales en lugar de en una ruta de carpeta.
Las ediciones actuales enumeran flujos de trabajo gráficos, controles de acceso, versiones y gestión del ciclo de vida, y asistencia cotidiana de M-Files Aino. Enterprise agrega agentes de clasificación y extracción de metadatos, capacidades de auditoría extendidas y otros controles avanzados. Un asistente de IA y un agente de extracción son requisitos de compra diferentes.
Coste y límites: Essentials publica un precio de 65 USD por usuario al mes; Enterprise requiere un presupuesto según el alcance. Confirme el compromiso de facturación, la edición requerida y el modelo de implementación. M-Files ofrece opciones de alojamiento propio y en la nube y establece que el paquete y las funciones disponibles pueden variar entre ellas. Incluya en la evaluación la configuración, la administración y la implantación.
3. DocuWare: captura y flujos para operaciones con muchos documentos
Adecuado para: equipos con una gran cantidad de facturas o documentos en papel que quieren reunir la captura y los flujos de trabajo en un mismo entorno. Utilice escaneos representativos y excepciones de aprobación reales en una demostración.
La guía actual de precios de la nube de DocuWare incluye Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, búsqueda de texto completo, versiones y controles de acceso en su oferta principal de nube. El procesamiento inteligente de documentos (IDP), las firmas digitales y la integración de SAP son módulos con precios por separado. No trate todas las capacidades de captura o IA como incluidas simplemente porque el sistema base admite la entrada de documentos.
Coste y límites: el proveedor ofrece un rango típico de nube de entre 30 y 125 dólares estadounidenses o más por usuario al mes, según el plan, el tipo de usuario y la escala, con una suscripción anual y una cotización personalizada. Incluya almacenamiento, complementos y servicios en esa cotización. Confirme la interfaz del cliente y la disponibilidad de las funciones requeridas para la implementación en la nube frente a la implementación local.
4. Laserfiche: formularios, automatización y gestión de registros
Adecuado para: organizaciones que evalúan la gestión de documentos junto con formularios, automatización de procesos y gestión de registros. Identifique si el requisito es el almacenamiento ordinario de documentos, un proceso departamental o un programa formal de retención y disposición.
El plan Professional en la nube incluye formularios personalizados, automatización de procesos, funciones de inteligencia artificial y registros de auditoría. Records Management se incluye en Business y Business+ y se ofrece como complemento para suscripciones inferiores elegibles. Laserfiche también ofrece un producto para infraestructura propia; evalúe sus condiciones concretas, que pueden diferir de las de la nube.
Coste y límites: Professional actualmente muestra un equivalente anual de aproximadamente US$73 por usuario al mes con un mínimo de cinco usuarios; Business alrededor de 93 dólares estadounidenses con un mínimo de 25 usuarios. Cloud Starter se ofrece mediante una demostración; solicite su presupuesto actual. Los servicios profesionales y la implantación se facturan aparte. Una comparación por usuario debe tener en cuenta esos compromisos mínimos y el alcance de gestión de registros requerido.
5. Microsoft SharePoint: bibliotecas dentro de Microsoft 365
Adecuado para: organizaciones que ya utilizan Microsoft 365 y pueden administrar bibliotecas, permisos, metadatos y gobernanza. Las licencias existentes pueden constituir un punto de partida sensato, pero alguien aún tiene que diseñar y mantener la configuración.
Las bibliotecas SharePoint proporcionan historial de versiones y controles de acceso. Microsoft Purview proporciona políticas de retención, etiquetas y capacidades de administración de registros con diferentes requisitos de licencia. Especifique la acción que necesita: una política de retención básica, un período basado en eventos, una etiqueta que declara un registro y una revisión previa a su eliminación requieren comprobar licencias distintas.
Coste y límites: la oferta actual Microsoft 365 Business Basic de EE. UU. con Teams es de 7 USD por usuario al mes, se paga anualmente e incluye SharePoint; la oferta sin Teams es diferente. Los planes Business admiten hasta 300 usuarios. Confirme la licencia actual de Purview, cualquier servicio de automatización o IA y el tiempo del administrador requerido para el proceso propuesto. Una suscripción de almacenamiento no es el precio de todas las funciones de gobernanza.
6. Box: colaboración en la nube y gobernanza según el plan
Adecuado para: equipos que dan prioridad a la nube y que comparten contenido periódicamente con clientes o socios. Pruebe tanto el trabajo interno como la experiencia del colaborador externo, incluidos los requisitos de cuenta y acceso.
Box Automate está disponible en todos los planes comerciales con un editor visual básico de flujos de trabajo. Enterprise y Enterprise Plus agregan capacidades como ramificación condicional y paralela y variables avanzadas; Enterprise Advanced agrega automatización mediante agentes de IA. Box Governance proporciona conservación, eliminación y bloqueos de eliminación por motivos legales, y su estado incluido u opcional depende del paquete.
Coste y límites: la oferta anual de EE. UU. enumera Business a 15 dólares estadounidenses y Enterprise a 35 dólares estadounidenses por usuario al mes, con un mínimo de tres usuarios. Compare el flujo de trabajo exacto y el paquete de gobernanza en lugar de asumir que esas características están ausentes en todos los niveles inferiores o están incluidas en cada suscripción. Confirme los requisitos de ubicación de datos y cualquier producto adicional relevante.
7. Egnyte: colaboración y ciclo de vida de archivos
Adecuado para: equipos que reemplazan servidores de archivos o colaboran en archivos de proyectos importantes, incluidos trabajos de arquitectura, ingeniería y construcción. Pruebe los tamaños de archivos reales, el acceso remoto y la estructura del proyecto requerida.
El nivel Enterprise Lite actual agrega gestión del ciclo de vida del contenido y flujos de trabajo avanzados. Elite agrega más herramientas de inteligencia artificial, firma electrónica y marcas de agua dinámicas; Ultimate enumera la clasificación de tipos de documentos y la extracción masiva de metadatos. Estas distinciones son importantes cuando el requisito va más allá del intercambio de archivos.
Coste y límites: las tarifas anuales de EE. UU. mostradas son de 22 USD para Business, 39 USD para Enterprise Lite y 48 USD para Elite por usuario al mes; Ultimate requiere una cotización. Confirme las acciones requeridas del ciclo de vida y del flujo de trabajo en el nivel propuesto. Si el acceso local o el almacenamiento en caché son importantes, incluya ese acuerdo de implementación explícitamente en la evaluación.
8. NetDocuments: documentos y correo para equipos jurídicos
Adecuado para: bufetes de abogados, departamentos jurídicos corporativos y equipos jurídicos del sector público. Evalúe cómo se organizan los documentos y el correo electrónico por cliente y asunto, incluido el trabajo confidencial y las barreras de confidencialidad entre asuntos.
NetDocuments describe una plataforma de correo electrónico y documentos en la nube con versiones, búsqueda y trabajo a través de herramientas como Outlook, Word y Teams. Su suite ndMAX incluye un asistente legal de inteligencia artificial y aplicaciones de flujo de trabajo repetibles. Los resultados de la IA aún deben revisarse con respecto a los documentos subyacentes; Disponer de la función no elimina la necesidad de comprobar la respuesta.
Coste y límites: los precios se adaptan al tamaño del equipo, los productos, los requisitos de seguridad, la implementación y la migración. Solicite una cotización que cubra la estructura real del asunto, el archivo de correo electrónico, las integraciones y el modelo de acceso. Una plataforma jurídica específica merece consideración para el trabajo jurídico; Los equipos que gestionan principalmente documentos de calidad, recursos humanos o finanzas también deben evaluar la idoneidad de esa especialización.
De la preselección a una prueba práctica
Para cada proveedor, utilice la misma pequeña muestra de documentos y solicite la misma evidencia. Incluya una factura escaneada, un procedimiento revisado y un contrato confidencial. Estas son tareas de evaluación propuestas, no resultados de una prueba realizada para este artículo.
- Buscar: encuentre un escaneo difícil y recupere un documento a través de metadatos utilizando una cuenta de usuario normal.
- Versiones y decisiones: envíe una versión para su aprobación, agregue una revisión posterior y establezca exactamente qué versión cubre la decisión.
- Acceso: muestre lo que un revisor, un editor y un destinatario externo pueden ver y descargar.
- Excepciones: gestione un rechazo, una falta de respuesta y una corrección sin perder el historial.
- Retención: demuestre la fecha de inicio, los elementos afectados, la acción final y el procedimiento para una restricción que impide la eliminación.
- Evidencia y salida: recupere los registros de eventos relevantes y confirme los formatos de exportación, los metadatos y las responsabilidades de migración.
Los requisitos de seguridad deben reflejar los riesgos y responsabilidades de su organización. La guía para pequeñas empresas del Marco de ciberseguridad del NIST (inglés) ofrece un marco voluntario útil para organizar ese debate; no es una certificación DMS ni un sustituto de los requisitos legales aplicables.
Elija el sistema cuyos controles demostrados, administración y costo completo se ajusten a su trabajo. Si Folderit está en su preselección, analice su proceso documental con nuestro equipo y prepare las versiones, los roles y las excepciones que necesita evaluar.
