Narzędzie do współpracy nad dokumentami
Narzędzie do współpracy nad dokumentami
Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy pracujesz jako niezależny wykonawca, potrzebujesz skutecznego narzędzia do współpracy nad dokumentami, które pomoże zachować produktywność i porządek we wszystkich działaniach.
Według Salesforce 86% pracowników i kadry zarządzającej uważa, że brak współpracy lub nieskuteczna komunikacja prowadzą do niepowodzeń w pracy.
Budowanie kultury współpracy z wykorzystaniem chmury pomaga usuwać bariery w firmie. Aż 97% spośród 1 400 przedstawicieli kadry kierowniczej, właścicieli firm i osób zajmujących się edukacją uważa, że niedotrzymywanie terminów z powodu słabego zarządzania projektami i udostępniania dokumentów może bezpośrednio wpływać na wyniki finansowe. Problemy ze współpracą mogą więc oznaczać utracone zyski.
Zobacz, jak Folderit pomaga stworzyć przestrzeń, w której pracownicy współpracują wtedy, gdy jest to potrzebne, i tworzą elastyczne grupy robocze. Dzięki temu możesz wspierać produktywność, innowacyjność i zaangażowanie w całej organizacji.
Wspólne udostępnianie dokumentów
Współpraca przy udostępnianiu dokumentów ma długą historię, sięgającą 1968 roku. Jej podstawy przedstawił Douglas Engelbart podczas prezentacji znanej jako „The Mother of All Demos”.
To, co kiedyś było nowością, stało się powszechną praktyką. Narzędzia do udostępniania dokumentów pomagają poprawić sprawność i organizację pracy na każdym etapie działalności firmy.
Współpraca nad dokumentami umożliwia udostępnianie plików lub folderów, dostęp do nich i, zależnie od uprawnień oraz obsługiwanych formatów, edycję w czasie rzeczywistym. Dokument może mieć różną postać: pliku tekstowego, PDF, a nawet filmu. Współczesne organizacje często wykorzystują takie narzędzia w codziennej pracy, między innymi przy prezentacjach, notatkach służbowych i spotkaniach.
Folderit to intuicyjny system zarządzania dokumentami, który działa bezpiecznie w chmurze. Możesz łatwo zarządzać dokumentami, udostępniać je i zatwierdzać. Możesz także pobrać pliki i foldery całego konta lub zapisać je pojedynczo na lokalnym dysku. Integracja z Office 365 ułatwia pracę z istniejącymi dokumentami, a nasze API pozwala połączyć Folderit z innymi narzędziami organizacji. Dzięki temu poświęcasz mniej czasu na przeszukiwanie dokumentów, śledzenie zmian i odnajdywanie starszych wersji w stale rosnącym zbiorze informacji.
Obieg zatwierdzania i automatyczne przechowywanie
Według Finance Online przygotowywanie dokumentów może wiązać się z utratą 50% czasu pracy. Specjaliści poświęcają niemal 18 minut na wyszukiwanie plików i przekazywanie ich do zatwierdzenia. Brak odpowiednio zorganizowanego obiegu dokumentów może obniżać skuteczność firmy, a w konsekwencji prowadzić do utraty przychodów.
Jeśli stale obsługujesz dokumenty wymagające zatwierdzenia, takie jak faktury czy wnioski, scentralizowany proces w Folderit pozwala je zatwierdzać i dodawać komentarze, aby szybciej komunikować się i rozwiązywać pytania. Odpowiedni system zarządzania dokumentami (DMS) może zaoszczędzić zespołowi czas i pieniądze.
System taki jak Folderit pomaga uniknąć zagubionych faktur oraz monitorować i kontrolować nieopłacone faktury, co wspiera wyniki firmy. Trudnością bywa również ustalenie, jak długo przechowywać dokumenty podatkowe, umowy czy dane osobowe pracowników. W Folderit możesz określić okresy przechowywania plików i folderów oraz skonfigurować ich automatyczne usuwanie po upływie tego czasu.
Bezpieczne przechowywanie i elastyczna kontrola dostępu
W obliczu coraz częstszych wycieków danych ochrona dokumentów i plików jest niezbędna do sprawnej, bezpiecznej współpracy. Jeśli firma jest narażona na utratę danych, phishing lub przejęcie kont, narzędzie do współpracy nad dokumentami w chmurze może pomóc chronić organizację, pracowników i klientów przed tymi zagrożeniami.
Bezpieczna chmura Folderit łączy 256-bitowe szyfrowanie AES, szyfrowane połączenia i zaawansowaną zaporę sieciową, aby chronić informacje przed nieuprawnionym dostępem. 256-bitowe szyfrowanie AES zapewnia dodatkową warstwę ochrony o wysokiej odporności na ataki siłowe. Ten rodzaj szyfrowania przyjęła również administracja federalna USA do ochrony informacji wrażliwych, a NSA dopuściła go do informacji o najwyższym stopniu tajności.
Folderit korzysta z centrów danych w Irlandii i Australii, aby przechowywać informacje i umożliwiać ich bezpieczne udostępnianie zespołom. Elastyczne, szczegółowe uprawnienia pozwalają określić, kto ma dostęp do folderu lub konkretnych dokumentów. Możesz więc ograniczyć odczyt, modyfikowanie, wykonywanie działań i usuwanie plików do osób z odpowiednimi uprawnieniami.
Ty i Twój zespół możecie korzystać z informacji na urządzeniach cyfrowych również poza biurem. Ułatwia to komunikację w podróży, bez konieczności powrotu do siedziby lub prowadzenia długich rozmów telefonicznych, aby odnaleźć dokument z pomocą współpracowników.
Przypomnienia i osobista skrzynka odbiorcza
Według Quantum Workplace około 80% pracowników wskazuje, że nieporozumienia komunikacyjne występują w ich miejscu pracy często, a połowa przyznaje, że bezpośrednio w nich uczestniczyła.
W Folderit możesz usprawnić zarządzanie projektami, wysyłając dokumenty i załączniki bezpośrednio do skrzynki odbiorczej Folderit. Informacje o nadawcy, temacie i treści wiadomości są dodawane do metadanych otrzymanych plików jako zwykły tekst.
Przypomnienia pozwalają zaplanować powiadomienia na określoną datę i godzinę, aby łatwiej dopilnować terminów dokumentów. Możesz utworzyć dowolną liczbę przypomnień i wybrać różnych odbiorców wiadomości e-mail. Zapewniasz w ten sposób ciągłość komunikacji oraz umożliwiasz pracownikom wnoszenie uwag w uporządkowany i możliwy do prześledzenia sposób.
Zaawansowane wyszukiwanie z OCR
Masz dość przeglądania niezliczonych plików i spędzania godzin na szukaniu jednego dokumentu? Ręczne przeszukiwanie dokumentów zabiera pracownikom cenny czas, zwłaszcza gdy mają już inne zadania do wykonania.
Wyszukiwanie plików może kosztować przeciętną firmę dodatkowe 3 900 USD rocznie na pracownika. Pracownicy mogą poświęcać nawet 30 minut dziennie na szukanie materiałów, dokumentów, filmów i arkuszy kalkulacyjnych.
Folderit rozszerza wyszukiwanie i organizację plików o OCR oraz powiązania między dokumentami w chmurze, aby ułatwić odnalezienie informacji potrzebnych do pracy.
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) umożliwia przeszukiwanie treści obsługiwanych dokumentów, zdjęć i zrzutów ekranu. Łącz wyszukiwanie według nazwy pliku, metadanych i słów w treści, aby mieć dokumenty oraz ważne informacje firmowe zawsze pod ręką.