Un contrat circule entre les achats et un fournisseur. Quelle copie peut être envoyée pour signature ? La gestion des versions documentaires vise à répondre à cette question : retrouver les différents états d’un document, comprendre leur évolution et identifier celui que l’équipe est autorisée à utiliser.
La GED rassemble les fichiers et leur historique, mais les règles de travail restent essentielles. Le document le plus récent n’est pas nécessairement le document approuvé. Voici sept pratiques pour organiser cette distinction et limiter les erreurs dans Folderit.
1. Adopter une règle de nommage commune
Définissez les informations utiles dans le nom : type de document, partenaire, date et référence de version éventuelle. Conservez le même ordre pour toute l’équipe. Les mentions « final », « final corrigé » ou « dernière version » deviennent vite ambiguës et ne prouvent aucune approbation.
Privilégiez des noms lisibles, une structure stable et un format de date cohérent. Les conseils pratiques des Archives nationales américaines sur le nommage (en anglais) offrent des exemples utiles. Répartissez intelligemment les informations entre nom et métadonnées afin de garder des fichiers faciles à identifier.
2. Réserver la modification aux bonnes personnes
Consulter un contrat et maintenir son contenu sont deux responsabilités différentes. Désignez un responsable documentaire, puis accordez les droits de modification aux personnes qui en ont réellement besoin. Réexaminez ces droits lorsqu’une mission change ou qu’une personne quitte l’organisation.
Les niveaux d’accès de Folderit comprennent notamment Previewer, Viewer et Editor. Previewer permet de prévisualiser les fichiers pris en charge sans téléchargement ; Viewer permet aussi de télécharger et d’imprimer. Editor permet notamment de modifier les métadonnées et de déposer de nouvelles versions. Choisissez le niveau adapté à la tâche et au périmètre partagé.
3. Conserver les révisions dans un même historique
Ajoutez une révision comme nouvelle version du document existant plutôt que comme fichier indépendant. Les différents états restent ainsi réunis avec des métadonnées communes. Dans la liste « Versions », le nom de la version actuelle apparaît en gras. La documentation sur l’historique des versions présente les commandes disponibles.
Le dépôt d’une nouvelle version la rend immédiatement actuelle. Cela n’indique pas qu’elle a été relue ou approuvée. Prévoyez aussi une brève explication des modifications importantes, par exemple une échéance ou un tarif changé. L’historique aide à retrouver les fichiers ; la vérification de leur contenu reste une tâche à organiser.
4. Rattacher la décision à la version examinée
Déterminez qui relit, qui approuve et qui peut diffuser le document. Les circuits d’approbation documentaire structurent ces responsabilités. Les instructions techniques actuelles expliquent les possibilités de configuration.
L’approbation concerne une version précise. Si une nouvelle version est déposée pendant une demande en cours, l’indicateur de cette demande reste sur la version soumise précédemment. Il faut donc vérifier la ligne correspondante et le résultat du circuit. Le simple dépôt d’une révision ne signifie pas que toute nouvelle version entre automatiquement dans un circuit d’approbation.
Exemple hypothétique : les achats déposent une version 3 avec un nouveau prix pendant l’approbation de la version 2. La version 3 est actuelle, mais la demande existante porte toujours sur la version 2. Le responsable doit préciser quel document peut être utilisé et prévoir une nouvelle validation si nécessaire.
5. Travailler depuis un emplacement de référence
Choisissez un emplacement central dans la GED Folderit et partagez l’accès au document de référence. Évitez que plusieurs pièces jointes deviennent autant de documents de travail concurrents. Définissez qui réintègre les modifications locales et quand une copie téléchargée doit être vérifiée avant réutilisation.
Pour travailler localement, le verrouillage facultatif du fichier peut aider. Le bouton « Lock File » apparaît quand le fichier est partagé avec au moins un Editor. Le verrou bloque le dépôt de nouvelles versions, mais permet toujours la consultation et le téléchargement. Il doit être activé volontairement, puis levé pour reprendre les mises à jour.
6. Gérer les anciennes versions sans effacer les repères utiles
Les versions antérieures permettent de comprendre une ancienne décision ou de revenir sur une erreur. Elles restent dans la liste des versions de Folderit, avec les commandes disponibles pour les télécharger ou les restaurer. Il ne s’agit pas d’un archivage automatique assorti d’une durée de conservation. Organisez les documents dépassés selon vos propres règles.
Désignez les personnes habilitées à décider de la conservation et de la suppression. Supprimer une version individuelle la retire définitivement. La durée appropriée dépend de vos documents et des exigences applicables ; un outil de versionnage ne la fixe pas à votre place.
7. Former l’équipe au parcours complet
Faites pratiquer la recherche du document, le dépôt d’une révision, la vérification du statut et l’identification de la version approuvée. Montrez également comment lever un verrou et retrouver un ancien état. Une courte consigne interne doit préciser les responsabilités, le nommage et les règles de diffusion, puis évoluer avec le processus.
Vous pouvez essayer gratuitement Folderit pour préparer cette formation avec un document d’exemple.
Adaptation et vérification de la documentation produit : 6 novembre 2026. Article original en anglais : 18 avril 2023.
