Шта је документ о пријеносу отпада?

Кратак одговор: Документ о пријеносу отпада (WTN) је правни документ који биљежи пријенос неопасног отпада с једне стране на другу у UK. Описује отпад, идентификује обје стране и биљежи детаље пријеноса. Компаније морају чувати документе о пријеносу отпада најмање двије године.

Документ о пријеносу отпада је писана евиденција коју прописи о дужности пажљивог поступања захтијевају када неопасни отпад прелази од произвођача, пријевозника или постројења за одлагање другом учеснику. Ствара сљедив ланац надзора како би регулатори могли провјерити да је свака компанија одговорно поступала с отпадом и предавала га само овлаштеним странама.

Захтјев произлази из члана 34. британског Закона о заштити околиша из 1990. и Прописа о отпаду за Енглеску и Велс из 2011. Свака компанија која производи, увози, превози, држи, обрађује или одлаже отпад подлијеже дужности пажљивог поступања. Документ о пријеносу отпада даје кључни доказ испуњавања те дужности. Опасни отпад прати строжи паралелни процес уз пратеће документе, које компаније морају чувати три године умјесто двије.

Шта укључује документ о пријеносу отпада?

Важећи документ мора садржавати довољно детаља да инспектор може реконструисати шта је пренесено, ко је обавио пријенос и гдје је отпад завршио.

Обавезна поља документа о пријеносу отпада су:

Компаније с редовним и поновљеним преузимањем исте врсте отпада од истог пријевозника могу користити „сезонски документ”: један документ о пријеносу отпада који обухвата више пријеноса током највише 12 мјесеци. То смањује папирологију, али чини тачну евиденцију посебно важном јер један изгубљен документ може представљати цијелу годину пријеноса.

Зашто су документи о пријеносу отпада важни за усклађеност?

Обавеза чувања од двије године може створити проблеме усклађености ако компаније правилно не управљају евиденцијом. Околишни регулатори попут Environment Agency могу затражити копије докумената о пријеносу отпада, а немогућност достављања засебан је прекршај, неовисан о евентуалном основном кршењу поступања с отпадом. Казне се крећу од фиксних прекршајних налога од 300 £ до неограничених новчаних казни након осуде за неиспуњавање дужности пажљивог поступања.

WTN документи могу се појавити и изван околишних инспекција. Ревизије ISO 14001 могу провјеравати може ли организација доказати ланац надзора над отпадом. Грађевински и производни клијенти могу тражити документацију о отпаду у оквиру дубинске анализе ланца добављача. У уговорном спору или захтјеву осигурања везаном за незаконито одложени отпад који је повезан с компанијом, документ може показати да је компанија предала отпад регистрованом пријевознику.

У пракси се документи о пријеносу отпада често гомилају на мјестима с којих је евиденцију тешко пронаћи, попут возачке кабине, ладице у канцеларији на локацији или имејл прилога прослијеђеног рачуноводству. Компанија са седмичним преузимањима на три локације створи више од 150 WTN докумената током двогодишњег периода чувања. Ревизор затим може затражити један документ с одређеног датума.

Како компаније требају похрањивати и водити документе о пријеносу отпада?

Папирни WTN документи и даље су правно важећи, а прихватљиве су и електронске копије. Многи пријевозници отпада издају дигиталне документе након затварања националног система едоц 2020. године, па је структурисан дигитални репозиториј практичан подразумијевани избор за чување.

Примјена основних пракси контроле докумената на документацију о отпаду рјешава проблеме проналажења прије него што настану. Скенирајте или отпремите сваки документ по примитку и означите га пољима метаподатака попут датума пријеноса, локације, пријевозника и шифре отпада, а затим га похраните у мапу под контролом дозвола. Ако регулатор затражи документ за одређено преузимање, претрага метаподатака може га пронаћи без ручног прегледања архивских кутија.

Чување захтијева сличне контроле. У систему за управљање документима попут Folderit-а, правило чувања постављено на нивоу мапе може аутоматски примијенити двогодишњи минимум. Подсјетници прије датума уклањања смањују ризик од прераног брисања или неограниченог чувања без разлога. Траг ревизије биљежи ко је приступио или преузео сваки документ, што може бити важно ако документација о отпаду постане доказ у спору.

Компаније које уз стандардне WTN документе воде и пратеће документе за опасни отпад требају раздвојити те двије врсте и примијенити различита правила чувања. Три године за пратеће документе опасног отпада и двије за WTN избјегавају грешку примјене једне опће политике која не задовољава строжи захтјев.

Документи о пријеносу отпада као дио шире евиденције усклађености

Документ о пријеносу отпада ријетко је самосталан. Повезан је с потврдама регистрације пријевозника, околишним дозволама, уговорима о управљању отпадом и процедурама за поједине локације које ревизори могу међусобно провјеравати. Третирање WTN докумената као једног типа унутар контролисаног репозиторија усклађености држи пратеће доказе уз документе. Досљедно архивирање ове евиденције при одласку отпада с локације олакшава проналажење током околишне инспекције или ISO 14001 ревизије.