Šta je DocuWare?

DocuWare je sveobuhvatan elektronski sistem za upravljanje dokumentima (DMS) i platforma za automatizaciju tokova rada, razvijena za digitalizaciju i upravljanje poslovnim informacijama. DocuWare softver nudi snažne mogućnosti integracije i prikladan je za različite industrije, poput finansija, ljudskih resursa i prodaje. Djeluje kao centralni repozitorij u kojem organizacije mogu sigurno prikupljati, pohranjivati, indeksirati i pronalaziti dokumente. Pored jednostavne pohrane, DocuWare koristi digitalne tokove rada za automatizaciju poslovnih procesa, poput odobravanja faktura i uvođenja zaposlenika.

Dostupan kao cloud SaaS rješenje, odnosno softver kao usluga, i kao on-premises instalacija, DocuWare pomaže kompanijama preći na rad bez papira pretvaranjem fizičkih dokumenata u digitalni format. Osigurava integritet podataka, podržava regulatornu usklađenost i povezuje odvojene timove sigurnim dijeljenjem informacija. 

Ključne komponente DocuWarea

DocuWare platforma sastoji se od više integrisanih modula koji zajedno pružaju sveobuhvatan softver za upravljanje dokumentima:

• Digitalni ormari za dokumente: To su centralizovani digitalni repozitoriji za organizovanu pohranu dokumenata. Djeluju kao baza podataka u kojoj se dokumenti indeksiraju i štite.
• Upravitelj tokova rada: Grafički uređivač koji olakšava izradu složenih tokova rada. Korisnici jednostavno prevlače pojedinačne elemente u dijagram toka, bez potrebe za programerskim znanjem.
• Inteligentno indeksiranje: AI usluga koja automatski klasifikuje dokumente i izvlači podatke, odnosno metapodatke, za popunjavanje indeksnih polja.
• E-obrasci: Web-obrasci koji prikupljaju informacije za pokretanje digitalnih tokova rada bez potrebe za fizičkim dokumentom.
• Mobilna aplikacija: Izvorna aplikacija koja omogućava zaposlenicima da ostanu informisani, odobravaju zahtjeve i pravovremeno završavaju zadatke pri radu na daljinu.

Kako funkcioniše DocuWare

Razumijevanje tehničke arhitekture pomaže organizacijama planirati uspješne implementacije. DocuWare sistem radi prema logici „Prikupi, pohrani, upravljaj i automatizuj”.

• Upravljanje životnim ciklusom dokumenata: Od prikupljanja, dijeljenja, pregleda, odobravanja i arhiviranja do konačnog uklanjanja. DocuWare centralizuje upravljanje dokumentima iz bilo kojeg izvora, poput emaila, papira ili web-obrazaca, izvlači ključne podatke i strukturisano ih pohranjuje, omogućavajući korisnicima trenutno pronalaženje datoteka i izvršavanje zadataka.
• Inteligentna obrada dokumenata (IDP): IDP koristi vještačku inteligenciju i automatizaciju za unapređenje prikupljanja, razumijevanja i upravljanja dokumentima, stvarajući brže i tačnije tokove rada. Ovo DocuWare proširenje efikasno izvlači složene nestrukturisane podatke čak i s rukom pisanih ili oštećenih stranica i klasifikuje ih u pozadini radi kontinuiteta poslovanja.
• Upravljanje zadacima i obavijesti: DocuWare automatizacija osigurava da korisnici ne propuštaju zadatke. Zadaci se grupišu u liste koje se automatski ažuriraju, poput „Pregledaj nove ugovore” ili „Odobri HR dokumente”. Dokumenti se odmah dodaju ili uklanjaju prema kriterijima. Email obavijesti upozoravaju učesnike na potrebu za reakcijom.

Koje su osnovne funkcije i mogućnosti DocuWarea?

DocuWare nudi skup alata razvijenih za upravljanje cijelim životnim ciklusom dokumenta. Nakon implementacije optimizuje tokove dokumenata i integriše se s postojećim poslovnim procesima radi maksimalne efikasnosti.

Osnovne funkcije i mogućnosti DocuWarea uključuju:

• Inteligentno indeksiranje: DocuWare platforma koristi vještačku inteligenciju (AI) i optičko prepoznavanje znakova (OCR) da „čita” dokumente. Automatski prepoznaje ključna polja podataka, poput naziva dobavljača, datuma ili ukupnog iznosa, i pretvara ih u strukturisane indeksne pojmove.
• Automatizovana obrada: Sistem može podijeliti grupne skenove u pojedinačne datoteke i usmjeriti ih u odgovarajuću digitalnu ladicu. To uklanja ručni unos podataka i osigurava pravilnu pohranu od početka.

• Upravljanje zadacima: Kada poslovni dokument zahtijeva pažnju, naprimjer faktura za odobravanje, sistem dodjeljuje zadatak odgovornom korisniku.
• Okidači i pravila: Tokovi dokumenata pokreću se određenim događajima, poput pohrane dokumenta ili promjene statusnog polja. Naprimjer, ako iznos fakture premaši postavljeni limit, tok može automatski usmjeriti dokument višem rukovodiocu na pregled.

• ERP i CRM integracije: Povezuje se sa sistemima poput SAP-a, Microsoft Dynamicsa, Salesforcea i QuickBooksa.
• Email integracija: Korisnici mogu pohraniti emailove i priloge direktno iz Microsoft Outlooka ili Gmaila u centralni arhiv, bez napuštanja email klijenta.
• Hardver: Softver radi s gotovo svakim skenerom ili multifunkcionalnim štampačem za prikupljanje papirnih zapisa.

• Pretraga cijelog teksta: Pretraživanje bilo koje riječi unutar sadržaja dokumenta.
• Indeksna polja: Filtriranje prema određenim metapodacima, poput „Datum”, „ID klijenta” ili „Tip dokumenta”.
• Pregledi mapa: Kretanje kroz tradicionalnu strukturu mapa koja odražava indeksne podatke.

Koje sigurnosne funkcije ima DocuWare?

DocuWare pruža sigurnost enterprise nivoa za zaštitu osjetljivih poslovnih podataka i podršku regulatornoj usklađenosti.

• Šifriranje: Svi dokumenti pohranjuju se uz AES šifriranje od 256 bita, standard američke vlade za sigurne podatke. Komunikacija klijenta i servera zaštićena je HTTPS/TLS-om.
• Prava pristupa: Administratori mogu postaviti stroge nivoe dozvola. Mogu kontrolisati ko smije čitati, uređivati, izvoziti ili brisati dokumente na osnovu korisničkih uloga ili grupa.
• Tragovi revizije: Sistem bilježi svaku radnju nad dokumentom. Time stvara transparentnu historiju ko je pristupio datoteci i koje su promjene napravljene, što je neophodno za revizije.
• Pravila čuvanja: Organizacije mogu postaviti automatska pravila čuvanja dokumenata tokom obaveznog perioda, naprimjer 7 godina za porezne zapise, a zatim ih automatski izbrisati. To pomaže ispunjavanju zahtjeva GDPR-a, HIPAA-e i SOC 2.

Koji su modeli implementacije DocuWarea?

DocuWare pruža fleksibilnost hostinga softvera, prilagođavajući se različitim IT strategijama.

• DocuWare Cloud: Ovo je SaaS model hostovan na Microsoft Azureu. Nudi visoku skalabilnost, automatska ažuriranja i nikakvo održavanje servera za klijenta. Idealan je za organizacije koje žele brzu implementaciju bez ulaganja u interni hardver.
• On-premises: Organizacijama koje zahtijevaju direktnu kontrolu nad serverima i pohranom podataka, DocuWare se može instalirati na vlastite servere. Ova verzija nudi iste funkcije kao cloud verzija, ali odgovornost za rezervne kopije i održavanje servera preuzima interni IT tim.

Uobičajeni primjeri primjene DocuWarea

Iako DocuWare nije vezan za određenu industriju, često se koristi za modernizaciju pojedinih odjela. Pojednostavljivanjem upravljanja dokumentima pomaže klijentima da unaprijede poslovne procese, povećaju efikasnost i zadovoljstvo zaposlenika.

• Obaveze prema dobavljačima: Automatizacija obrade faktura, trostrukog usklađivanja i usmjeravanja na odobravanje radi bržeg plaćanja, uklanjanja grešaka pri unosu i uštede smanjenjem troškova ručne obrade.
• Upravljanje ljudskim resursima: Upravljanje evidencijom zaposlenika, automatizacija kontrolnih lista uvođenja u posao i sigurna pohrana osjetljivih dosjea zaposlenika.
• Prodaja i upravljanje ugovorima: Centralizacija pohrane ugovora i automatizacija podsjetnika za obnovu kako se rokovi ne bi propuštali, uz praćenje izmjena i odobravanja u realnom vremenu.
• Usklađenost i čuvanje zapisa: Automatski primjenjuje zabranu uklanjanja dokumenata prema pravilima politike čuvanja na svaki dokument na osnovu njegovih metapodataka. To određuje kako se pohranjuje, kada se označava za uklanjanje odnosno brisanje i koga treba obavijestiti prije radnje.

Kome je DocuWare namijenjen?

DocuWare je skalabilan softver za upravljanje dokumentima koji se može proširivati i služiti kompanijama svih veličina, od malih i srednjih preduzeća do velikih korporacija. Njegova fleksibilnost omogućava korištenje u različitim sektorima, prema specifičnim potrebama i izazovima.

• Zdravstvo: U zdravstvu DocuWare upravlja podacima pacijenata i osigurava usklađenost s propisima poput HIPAA-e. Poboljšava zdravstvenu zaštitu pružanjem brzog i sigurnog pristupa ključnim informacijama, unapređujući cjelokupno iskustvo pacijenta.
• Finansije: Finansijske institucije oslanjaju se na DocuWare za pojednostavljivanje procesa poput obrade faktura i pripreme revizija. Također osigurava zaštitu osjetljivih finansijskih podataka i održavanje usklađenosti s industrijskim standardima.
• Obrazovanje: Obrazovne ustanove koriste DocuWare za efikasno upravljanje studentskim zapisima, olakšavanje administrativnih procesa i poboljšanje komunikacije između odjela, studenata i roditelja.
• Proizvodnja: Proizvođači koriste DocuWare za efikasnu obradu narudžbi, evidencije zaliha i dokumentacije za usklađenost. Ova mogućnost osigurava nesmetan rad, ispunjavanje regulatornih zahtjeva i potreba klijenata.