En kund frågar efter ett gammalt avtal. Filen finns kvar, men bilagorna ligger i en annan mapp och ingen vet vilken version som undertecknades. Ett användbart arkiv ska göra det möjligt att besvara sådana frågor även när de som skötte ärendet har slutat.
Dokumentarkivering innebär att välja vilka handlingar som ska sparas, hur länge och med vilket sammanhang. Här går vi igenom sju steg för att ordna arbetet: från inventering och bevarandetider till digitalisering, behörigheter och återkommande kontroller.
Vad innebär dokumentarkivering?
I ett verksamhetsarkiv förvaras dokument som inte längre behövs i det dagliga arbetet, men som fortfarande har ett värde för verksamheten eller behöver sparas enligt tillämpliga krav. De ska gå att hitta, förstå och använda. Det kan gälla ett avslutat projekts slutrapport, ett tidigare beslut eller underlaget till en reklamation.
En handling kan dokumentera en åtgärd eller ett beslut redan medan ärendet pågår. Den får inte sin betydelse först när arbetet avslutas. FN:s introduktion till dokumenthantering, på engelska, beskriver den funktionen. Bestäm i er egen verksamhet vilken version som är den handling ni ska bevara och vilka kopior som bara är arbetsmaterial.
Planera också för återställning. Ett arkiv hjälper människor att använda sparade handlingar; en säkerhetskopia används för att återställa förlorad eller skadad information. Att lägga en fil i en arkivmapp gör den inte automatiskt oföränderlig och skapar inget rättsligt förbud mot radering. Behörigheter, återställningsrutiner och eventuella särskilda bevarandekrav behöver hanteras var för sig.
Papper, digitalt eller en kombination?
Ett pappersarkiv kan finnas i låsta skåp, ett arkivrum eller hos en extern förvarare. Bestäm hur handlingarna ordnas, vem som får hämta dem och hur utlån registreras. Lokalen behöver lämpligt skydd mot brand, fukt och obehörig åtkomst. Originalet finns till hands, men letande, transporter och återlämning tar tid.
Ett digitalt arkiv omfattar både skannade dokument och sådant som skapats digitalt, exempelvis e-post och rapporter. Metadata och innehållssökning kan underlätta arbetet mellan olika kontor. Det behövs samtidigt ansvar för behörigheter, läsbara filformat, återställning och möjligheten att flytta informationen till en annan lösning.
I en kombinerad lösning kopplas pappersoriginal och digital kopia ihop med en gemensam referens. Då kan en medarbetare söka fram kopian och se var originalet förvaras. Kontrollera vad som gäller för handlingstypen innan papper förstörs. En skanning visar i sig varken att originalet får förstöras eller att kopian kan användas på samma sätt i alla situationer.
Sju steg till ett användbart arkiv
1. Inventera handlingarna och deras användning
Ta med gemensamma mappar, e-post, verksamhetssystem och papperssamlingar. Anteckna ansvarig person eller funktion, förvaringsplats, hur ofta handlingarna används, känslighetsgrad och kända krav. Fråga dem som arbetar med materialet vilka bilagor och sammanhang som behövs för att förstå det.
Dela preliminärt upp materialet i pågående arbete, sådant som bör arkiveras och sådant som kan vara onödigt. Låt utsedda ansvariga bedöma osäkra fall före radering. En fil som ingen öppnat på länge kan fortfarande behövas i ett pågående ärende; bland flera kopior kan den äldsta vara den godkända versionen.
Börja gärna med en dokumentgrupp på en avdelning. Det gör det lättare att upptäcka återkommande problem, som saknade slutdatum eller samma underlag i flera system, innan hela verksamheten omfattas.
2. Bestäm bevarandetider och hur undantag hanteras
En bevarande- och gallringsplan behöver ange dokumentgrupp, bevarandetid, vilken händelse som startar tiden, ansvarig, kontroll inför slutåtgärden och eventuella undantag. För vissa handlingar kan utgångspunkten vara ett avslutat avtal eller ärende. Filens skapandedatum behöver därför inte vara rätt startdatum.
Det finns ingen gemensam tidsfrist för alla dokument i ett företag. Kontrollera tillämpliga krav och låt ansvariga godkänna reglerna. Om dataskyddsförordningen gäller behöver även lagring av personuppgifter ha ett motiverat ändamål och en lämplig begränsning. EU-kommissionens genomgång av dataskyddsprinciperna, på engelska, ger en översikt. Språket i den här artikeln avgör inte vilken lagstiftning som gäller för läsaren.
Skriv också hur en planerad gallring stoppas när exempelvis en reklamation fortfarande är öppen. Vem tar emot informationen, vem beslutar om undantaget och när ska det omprövas? Ange detta i arbetsrutinen så att frågan kan hanteras även när den vanliga ansvariga är frånvarande.
3. Välj förvaring och fördela ansvaret
Med en egen server behöver verksamheten ordna drift, uppdateringar, säkerhetskopiering och återställning. En molntjänst kan minska behovet av egen infrastruktur och underlätta åtkomst från flera platser. Bedöm även administration, export, avtal och vad som händer när tjänsten ska lämnas.
Om informationen finns på flera platser ska det framgå var det bevarade exemplaret finns och vad som är en arbetskopia. Utse ansvariga för behörigheter, återställningskontroller och framtida informationsöverföring. Dokumentera leverantörens uppgifter och verksamhetens egna uppgifter, så att inget hamnar mellan dem.
4. Digitalisera med kvalitetskontroll och användbara metadata
Bestäm vem som kontrollerar skanningen. Kontrollera sidantal, ordning, läsbarhet, bilagor och vid behov baksidor. Prova ett mindre urval av olika handlingar innan större mängder skannas. En fil kan öppnas och ge träff i en sökning trots att en viktig sida saknas.
Välj metadata utifrån hur kollegorna faktiskt letar: dokumenttyp, datum, avtalspart, projektreferens, ansvarig och datum som styr bevarandet kan vara användbara fält. Kom överens om namn och värden. Taggar kan komplettera strukturen, men många olika benämningar för samma sak gör sökningen svårare.
PDF/A kan ingå i verksamhetens val av filformat. Det innebär inte att Folderit automatiskt konverterar till eller validerar PDF/A. Folderits OCR indexerar innehåll i stödda textdokument, PDF-filer samt PNG- och JPG-bilder för innehållssökning. Skanning, sidkontroll och eventuell formatkonvertering är separata arbetsmoment. Se OCR-dokumentationen på engelska.
5. Ge rätt personer rätt åtkomst
Utgå från arbetsuppgiften och materialets känslighet. Den som behöver läsa ett gammalt projektunderlag behöver inte nödvändigtvis kunna ändra eller radera det. I Folderit ger Previewer förhandsgranskning av stödda filer, Viewer läsning och nedladdning och Editor mer omfattande rättigheter, däribland radering. Tailor har även anpassade, detaljerade behörigheter. Kontrollera rättigheterna för den aktuella resursen.
Gå igenom externa användare, gruppmedlemskap och åtkomst för personer som lämnat verksamheten. Administratören kan konfigurera tvåfaktorsautentisering, lösenordsregler och tillåtna IP-adresser eller CIDR-intervall. Kryptering, skyddade anslutningar och kontots säkerhetsinställningar fyller olika delar av skyddet.
Granskningsloggen visar datum, tid, händelse och användarnamn, eller IP-adress vid besök via en offentlig länk. Åtkomst till uppgifterna styrs också av behörigheter. Använd loggen för att utreda aktivitet och följ verksamhetens rutiner för vad som behöver kontrolleras. Läs de engelska anvisningarna om behörighetsnivåer, säkerhetspolicy, granskningsloggar och Folderits säkerhet.
6. Automatisera reglerna när de har godkänts
Automatiserad bevarandehantering ingår i Medium och Tailor. Administratören anger en aktiv bevarandetid för mappen och kan välja ett datumfält som startpunkt. När tiden löper ut kan den konfigurerade åtgärden flytta materialet till en arkivmapp, skicka det till papperskorgen eller radera det permanent. Mapphierarkin kan bevaras vid arkivering, och tillämpning på undermappar är ett val.
Det går att göra undantag för enskilda filer eller mappar, med en egen aktiv period eller inställningen inactive för bevarande utan tidsgräns. Kontrollera undantag och öppna ärenden innan en raderande regel används. En sådan inställning ersätter inte verksamhetens beslut eller en särskild rättslig spärr mot gallring.
I den engelska manualen väljer du Active, öppnar Advanced och anger Retention start date field. Kontrollera under Apply to att regeln omfattar de objekttyper ni vill hantera, exempelvis Files för uppladdade filer. Detta är en annan inställning än om regeln ska gälla undermappar. Kolumnen Retention end och Dashboard & Reports hjälper till att följa slutdatumen. Prova ett representativt urval och kontrollera startdatum, beräknat slutdatum och vald åtgärd. Automatiken rättar inte felaktiga metadata och klassificerar inte själv alla dokumenttyper. Stegen beskrivs i manualen för bevarandehantering på engelska.
7. Kontrollera att arkivet fungerar i vardagen
Be en behörig kollega att hitta ett avslutat projekts avtal, godkända bilagor och beslut. Kan personen identifiera rätt version, förstå sammanhanget och öppna filerna? Anteckna vad som saknas och vem som åtgärdar det. Det är en bättre kontroll av användbarheten än att bara konstatera att uppladdningen gick igenom.
Planera återkommande genomgångar av behörigheter, bevaranderegler, undantag, filformat och återställningsrutiner. Ändra instruktioner och tekniska regler när verksamheten eller kraven ändras. Ge varje åtgärd en ansvarig och ett datum för uppföljning.
Tolv dokumentgrupper att ta med i inventeringen
Grupperna nedan hjälper olika avdelningar att hitta sitt material. De är inget beslut att spara allt och innebär inte att samma bevarandetid eller åtkomst passar varje handling.
- Juridiska handlingar: avtal, underlag som visar att krav har uppfyllts och juridisk korrespondens.
- Ekonomiska handlingar: fakturor, kvitton, ekonomiska rapporter, skatteunderlag och revisionsrapporter.
- Personalhandlingar: löneuppgifter, medarbetarbedömningar, personalpolicyer och rutiner.
- Korrespondens: e-post, brev och promemorior som dokumenterar verksamhetens arbete.
- Rapporter och utredningar: studier, förslag och genomförbarhetsbedömningar med tillhörande underlag.
- Styrande dokument: policyer, rutiner och handböcker samt de äldre versioner som behöver sparas.
- Kundhandlingar: beställningar, kundavtal och återkoppling med ett bestämt bevarandeändamål.
- Immateriella rättigheter: patent-, varumärkes- och upphovsrättshandlingar samt licensavtal.
- Utbildningshandlingar: betyg, elev- eller studentuppgifter och riktlinjer för utbildningsverksamheten.
- Projekthandlingar: planer, rapporter och mötesprotokoll som förklarar projektets förlopp.
- Tekniska handlingar: bruksanvisningar, konstruktionsunderlag och ritningar med versionsuppgifter.
- Miljö- och säkerhetshandlingar: säkerhetsrutiner, incidentrapporter och certifieringsunderlag.
Börja med en dokumentgrupp och följ den hela vägen
Som ett tänkt exempel kan ett projektarkiv ha en gemensam projektreferens, ett bekräftat avslutsdatum, en ansvarig och en hänvisning till den godkända bevaranderegeln. Den som avslutar projektet kontrollerar slutrapport och bilagor. En annan behörig kollega försöker därefter hitta och läsa samma underlag. Exemplet beskriver ett arbetssätt att pröva, inte en testad installation eller en rättsligt fastställd bevarandetid.
Utvidga lösningen när den första gruppen fungerar. Samla frågor från både dem som lägger in material och dem som letar efter det senare. Det visar vilka metadata som behövs och vilka instruktioner som ska förtydligas. Läs mer om Folderits funktioner för digital arkivering, eller prova Folderit med ett avgränsat material.
Demonstrationen nedan är den engelskspråkiga videon från originalartikeln.
Innehållet granskat den 14 november 2026. Svensk bearbetning av en artikel publicerad den 18 oktober 2024. Beskrivningarna av Folderits funktioner har stämts av mot den aktuella dokumentationen.
