Migracja systemu zarządzania dokumentami przenosi więcej niż tylko pliki. Musi przechowywać informacje potrzebne do znalezienia, zrozumienia i kontrolowania tych plików: metadane, własność, uprawnienia i wymaganą historię. Pomyślna migracja ma określony zakres, sprawdzoną metodę transferu i dowód, że miejsce docelowe jest kompletne.
Przewodnik obejmuje przejście z folderów współdzielonych, serwerów plików lub innego DMS: planowanie, pilotaż, uruchomienie i odbiór. Instrukcja migracji Folderit (po angielsku) opisuje dostępne metody. Metody i opublikowane limity sprawdzono 2 listopada 2026 r.; konfigurację oraz zakres usługi uzgodnij z Folderit.
1. Zinwentaryzuj dokumenty i systemy, które z nich korzystają
Wymień każde źródło, jego właściciela, liczbę plików, całkowity rozmiar, formaty, strukturę folderów i cel biznesowy. Uwzględnij dokumenty przechowywane w spółkach zależnych, archiwach wydziałowych i aplikacje przepływu pracy. Rejestruj, które procesy je tworzą lub aktualizują i które integracje zależą od ich istniejących lokalizacji.
Zdecyduj, co obejmuje zakres: bieżące pliki, wersje historyczne, metadane, dowody audytu, łącza, uprawnienia i niedokończone przepływy pracy. Traktuj je jako osobne wymagania dotyczące migracji. Przesyłanie plików nie odtwarza automatycznie historii wersji ani modelu dostępu starszego systemu.
Podziel dokumenty według decyzji: przenieść, zachować w kontrolowanym starszym archiwum albo ocenić pod kątem dozwolonego zniszczenia. Duplikaty usuwaj dopiero po wskazaniu egzemplarza referencyjnego i sprawdzeniu obowiązków zachowania dokumentacji. Migracja nie rozpoczyna okresu retencji od nowa.
2. Ustal kryteria odbioru i osoby odpowiedzialne
IT odpowiada za transfer i testy techniczne, osoby odpowiedzialne za obszary działalności – za kompletność, a właściwe osoby z zarządzania dokumentacją lub działu prawnego – za decyzje o przechowywaniu. Wyznacz osobę, która może zatwierdzić uruchomienie albo powrót do poprzedniego stanu.
Przewiń tabelę w poziomie, aby przeczytać obie kolumny.
| Kontrola akceptacji | Przykładowy dowód |
|---|---|
| Kompletność | Liczniki źródła i miejsca docelowego są zgodne, a każde wykluczenie jest wyjaśnione. |
| Integralność pliku | Pliki otwierają się poprawnie; sumy kontrolne są zgodne, jeśli transfer zachowuje oryginalne bajty. |
| Metadane | Wymagane pola, daty, identyfikatory i wartości list są poprawnie mapowane. |
| Dostęp | Autoryzowani użytkownicy mogą pracować; nieautoryzowani użytkownicy nie przechodzą testów dostępu. |
| Działanie procesów biznesowych | Wyszukiwanie, zatwierdzenia, linki do dokumentów i wymagane integracje przechodzą uzgodnione testy. |
| Odzyskiwanie | Zespół może przywrócić lub powrócić do uzgodnionego stanu źródłowego, jeśli akceptacja nie powiedzie się. |
Sprawdzanie niezmienności plików podczas transferu omawia poradnik National Library of New Zealand o zbiorach cyfrowych (po angielsku). Integralność pliku i odbiór biznesowy to różne kontrole: identyczne bajty nie dowodzą poprawnych uprawnień ani metadanych.
3. Mapuj metadane przed importem na dużą skalę
Utwórz arkusz mapowania zawierający pole źródłowe, pole docelowe, typ danych, regułę transformacji i właściciela. Na przykład przekonwertuj niespójną nazwę dostawcy na kontrolowaną listę, zamapuj datę zakończenia umowy na pole Data i zachowaj dotychczasowy identyfikator dokumentu w jego własnym polu.
Nie zastępuj pierwotnej daty biznesowej czasem przesłania. Rozróżnij datę faktury, datę zakończenia umowy i datę migracji. Sprawdź formaty dat, strefy czasowe, puste wartości, zduplikowane identyfikatory i dokumenty z wieloma wersjami.
Folderit obsługuje niestandardowe pola i szablony metadanych folderów wielokrotnego użytku. W przypadku metadanych przechowywanych w formacie Excel lub CSV należy przed głównym transferem danych skontaktować się z Folderit w celu uzgodnienia mapowania pól oraz sposobu dopasowywania każdego wiersza do jego pliku. Nie zakładaj, że arkusz kalkulacyjny będzie poprawnie dopasowywał pliki na podstawie samej nazwy.
4. Wybierz i przetestuj metodę przesyłania
- SFTP: odpowiedni dla dużych ilości plików i folderów; zorganizuj połączenie i proces za pomocą Folderit.
- Folderit Sync: aplikacja komputerowa do synchronizacji folderów i plików z komputera lub serwera plików.
- Przesyłanie przez przeglądarkę: przydatne w przypadku mniejszych migracji i reprezentatywnych partii testowych.
- Przesyłanie ZIP: przesyłaj strukturę folderów partiami. Aktualny przewodnik importowania określa maksymalnie 500 MB i 500 plików w jednym ZIP.
Zobacz Importowanie danych, aby zapoznać się z dostępnymi metodami. Potwierdź przepustowość i ograniczenia za pomocą pilota, korzystając z własnego zestawu plików. Uzgodnij osobno sposób zachowania wszelkich wymaganych dowodów audytu, historii wersji i zapisów przepływu pracy.
5. Odbuduj i sprawdź uprawnienia
Utwórz grupy docelowe i strukturę folderów przed przyznaniem szerokiego dostępu. Mapuj role biznesowe zamiast kopiować stare uprawnienia bez sprawdzania. Przetestuj dostęp za pomocą zwykłych kont użytkowników, w tym konta, któremu należy odmówić.
Poziomy uprawnień Folderit rozróżniają przeglądanie, pobieranie, edytowanie i przesyłanie. Sprawdź udostępnianie zewnętrzne i dostęp dziedziczony. Daj operatorom migracji tylko dostęp niezbędny do ich pracy, a następnie usuń tymczasowe uprawnienia, gdy migracja zostanie zaakceptowana.
6. Pilotuj cały proces biznesowy
Wybierz małą, reprezentatywną grupę dokumentów: zeskanowany plik PDF, plik pakietu Office, duży plik, starszą wersję i zastrzeżony zapis. Zaimportuj próbkę z metadanymi, a następnie poproś użytkowników o jej wyszukanie, edytowanie dozwolonych informacji i wykonanie zatwierdzenia lub potwierdzenia zapoznania się.
Sprawdź osobno zawartość pliku i metadane. OCR pomaga wyszukiwać obsługiwane skany; nie jest to dowód na to, że wszystkie pola strukturalne zostały przeniesione prawidłowo. Rejestruj każdy wyjątek, napraw jego przyczynę i powtórz kontrole, których to dotyczy, przed zatwierdzeniem kolejnej partii.
7. Zaplanuj przejście i wycofanie
Migracja etapowa może ograniczyć zakłócenia, ale nie gwarantuje zerowych przestojów. Wybierz okno przeniesienia i zdecyduj, kiedy stary system stanie się tylko do odczytu, w jaki sposób będą rejestrowane późniejsze zmiany i kiedy nowe dokumenty muszą zostać wprowadzone w systemie Folderit.
Nie zamykaj źródła tylko dlatego, że jego metadane zostały skopiowane. Dostęp do plików pozostających w innym systemie wymaga uzgodnionego i sprawdzonego rozwiązania. Unikaj niekontrolowanej edycji w obu systemach: określ wiarygodną lokalizację dla każdej fazy.
- Potwierdź odzyskiwalną kopię źródłową i uzgodnione kryteria wycofywania.
- Poinformuj o wszelkich przerwach w dostępie i zapewnij kontakt z pomocą techniczną.
- Przenieś ostateczne zmiany i uzgodnij je ze źródłem.
- Przed zmianą normalnych procedur pracy uzyskaj zgodę osoby odpowiedzialnej za obszar działalności.
8. Uzgodnij wyniki, przeszkol użytkowników i zaplanuj wyłączenie źródła
Utrzymuj rejestr transferów zawierający identyfikator źródła, identyfikator miejsca docelowego, status partii, wyniku i wyjątku. Sprawdź brakujące pliki i nieoczekiwane liczby. Zweryfikuj wymagane metadane, możliwości wyszukiwania i uprawnienia, a następnie zachowaj dowód akceptacji wraz z planem migracji.
Szkoluj użytkowników w zakresie zadań, które wykonują na co dzień i przeglądaj opinie po uruchomieniu. Zachowaj starsze źródło w ramach kontrolowanego dostępu przez uzgodniony okres sprawdzania poprawności lub przechowywania. Likwidację należy przeprowadzić dopiero po zatwierdzeniu przez odpowiednich właścicieli ustaleń dotyczących przechowywania dokumentacji, umów i zbycia.
Lista kontrolna gotowości do migracji
- Zatwierdzono zakres, właścicieli źródeł i spis dokumentów.
- Testowano mapowanie metadanych i metodę dopasowywania plików.
- Uwzględniono wymagane wersje, dowody audytu i historię przepływu pracy.
- Uprawnienia docelowe i negatywne testy dostępu zaliczone.
- Zaakceptowano pliki pilotażowe, wyszukiwania i przepływy pracy biznesowe.
- Uzgodniono przeniesienie, ostateczne zmiany, wycofanie i komunikację z użytkownikiem.
- Zarejestrowano uzgodnienia i zatwierdzenia wycofania źródła.
Wciąż wybierasz miejsce docelowe? Skorzystaj z naszego przewodnika po ocenie DMS. Aby zaplanować transfer Folderit, przejrzyj opcje migracji i skontaktuj się z zespołem przed przeniesieniem pełnego archiwum.
