Ce comparatif de logiciels de gestion documentaire présente Folderit, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Microsoft SharePoint, Box, Egnyte et NetDocuments. Ces huit solutions répondent à des besoins différents : maîtriser les versions et les décisions, classer par métadonnées, traiter les factures, gérer la conservation, collaborer dans Microsoft 365, partager avec des tiers ou organiser le travail juridique et les fichiers de grands projets.
Partez des documents et des décisions à maîtriser, puis comparez l’offre précise et ses conditions de déploiement. Un faible coût de stockage ne révèle pas le coût des validations, de la conservation ou de la mise en œuvre. Une plateforme collaborative peut aussi proposer des contrôles utiles : vérifiez leur configuration.
Nous sommes l’éditeur de Folderit, présenté en premier comme notre solution de maîtrise documentaire pour les entreprises. Ce comparatif repose sur les informations officielles des fournisseurs, vérifiées le 2 novembre 2026 ; il ne s’agit pas d’un test de performance. Les captures montrent les interfaces originales en anglais, dont les options peuvent varier selon la version et l’offre. Notre guide de choix d’une GED pour les PME détaille les critères d’évaluation.
Comment comparer les huit solutions
Comparez le contrôle des documents, la portée commerciale, le déploiement, les preuves de sécurité et les efforts de mise en œuvre. Demandez quel plan fournit chaque action requise, qui la configure et de quels services ou licences supplémentaires il a besoin. Un rapport de certification ou d’audit doit être vérifié quant à sa portée réelle ; cela ne garantit pas que les processus de votre organisation sont conformes à toutes les obligations applicables.
| Système | Une raison utile pour le présélectionner | Modèle d’achat | Vérification importante de la portée |
|---|---|---|---|
| Folderit | Maîtrise documentaire pour les petites et moyennes structures | Forfaits avec utilisateurs et stockage inclus | Medium ajoute des flux de travail et une rétention simples ; Tailor ajoute le concepteur de workflow, eForms et l’accès API. |
| M-Files | Organisation par métadonnées et travail dans Microsoft 365 | Prix par utilisateur publié pour Essentials ; devis pour Enterprise | Distinguer l’assistance quotidienne d’Aino des agents de classification et d’extraction d’Enterprise. |
| DocuWare | Réception de documents et de factures avec workflow | Abonnement cloud adapté aux utilisateurs et au stockage ; devis sur mesure | Les flux de travail cloud de base et Forms sont inclus ; IDP et autres modules spécialisés coûtent un supplément. |
| Laserfiche | Formulaires, automatisation des processus et gouvernance documentaire | Niveaux cloud avec un nombre minimum d’utilisateurs ; option auto-hébergée | Vérifiez les droits de gestion des dossiers, les services de mise en œuvre et le nombre minimum d’utilisateurs à souscrire. |
| Microsoft SharePoint | Organisations utilisant déjà Microsoft 365 | Abonnement Microsoft 365 et modules complémentaires nécessaires | Associez chaque exigence de conservation ou de gestion des dossiers de Purview à sa licence. |
| Box | Collaboration de contenu cloud avec des partenaires externes | Niveaux professionnels par utilisateur et produits supplémentaires | Vérifier les fonctions nécessaires de Box Automate et si Box Governance est inclus ou proposé en option. |
| Egnyte | Remplacement du serveur de fichiers et collaboration entre projets et fichiers volumineux | Niveaux par utilisateur ; Devis pour Ultimate | La gestion du cycle de vie, les flux de travail avancés et les fonctionnalités d’IA apparaissent à différents niveaux. |
| NetDocuments | Cabinets d’avocats et autres équipes juridiques | Devis spécifique à l’organisation | Incluez la structure des dossiers juridiques, le classement des e-mails, les exigences de sécurité et la migration dans la portée. |
Les montants ci-dessous correspondent aux offres en dollars américains affichées à la date de vérification, avec les conditions de facturation confirmées. Ils ne constituent pas des devis en monnaie locale. Taxes, région, minimum d’utilisateurs, quotas d’utilisation et prestations peuvent modifier le total. Folderit affiche des prix selon la devise : consultez son offre locale actuelle.
Fonctions, offres et limites de chaque logiciel
1. Folderit : maîtrise documentaire et tarification par offre
À envisager pour : les équipes qui ont besoin de documents faciles à retrouver, de versions bien identifiées, de contrôle d’accès et de décisions enregistrées dans des fonctions telles que la qualité, les ressources humaines et l’administration. Évaluez-le avec les personnes qui seront responsables de ces documents au quotidien.
Les offres publiées de Folderit incluent la recherche en texte intégral avec OCR, l’historique des versions et les pistes d’audit. Mini comprend cinq utilisateurs et 150 Go ; Medium comprend dix utilisateurs et 500 Go et ajoute des workflows d’approbation et de confirmation de lecture simples, une conservation automatisée, une numérotation et des métadonnées personnalisées. Tailor ajoute la conception avancée de circuits de travail, eForms et des enregistrements personnalisés, des autorisations granulaires, une authentification unique et un accès API.
Distinguez ce que chaque action permet d’attester. Une confirmation de lecture enregistrée atteste l’action de l’utilisateur ; ce n’est pas une preuve de compréhension. Une approbation s’applique à la version soumise, et non automatiquement à chaque révision ultérieure. Les règles de conservation mettent en œuvre les périodes et les actions définies par votre organisation ; elles ne décident pas du fondement juridique de la destruction d’un document.
Coût et limites : comparez les utilisateurs inclus, le stockage et le périmètre des circuits sur la page des offres Folderit. Les formulaires avancés et le concepteur visuel nécessitent Tailor. Les modalités du cloud et d’un déploiement sur site doivent être évaluées séparément. Consultez les informations de sécurité et le Trust Center au regard de vos propres exigences.
2. M-Files : organisation fondée sur les métadonnées
À envisager pour : les organisations qui souhaitent une organisation des documents basée sur des métadonnées et une connexion étroite avec Microsoft 365. Son approche mérite d’être testée lorsqu’un même document doit être recherché dans plusieurs contextes métier plutôt que dans un seul chemin de dossier.
Les éditions actuelles répertorient les flux de travail graphiques, les contrôles d’accès, la gestion des versions et du cycle de vie, ainsi que l’assistance quotidienne M-Files Aino. Enterprise ajoute des agents de classification et d’extraction de métadonnées, des capacités d’audit étendues et d’autres contrôles avancés. Un assistant IA et un agent d’extraction sont des exigences d’achat différentes.
Coût et limites : Essentials affiche 65 USD par utilisateur et par mois ; Enterprise fait l’objet d’un devis selon le périmètre. Confirmez l’engagement de facturation, l’édition requise et le modèle de déploiement. M-Files propose des options cloud et auto-hébergées et indique que le contenu de l’offre et les fonctionnalités disponibles peuvent varier entre eux. Intégrez la configuration, l’administration et la mise en œuvre à votre évaluation.
3. DocuWare : capture et circuits de traitement documentaire
À envisager pour : équipes ayant un volume important de factures ou de documents papier et souhaitant la capture et le flux de travail dans le même environnement. Utilisez des documents numérisés représentatifs et des exceptions d’approbation réelles dans une démonstration.
Les directives actuelles de tarification du cloud de DocuWare incluent Intelligent Indexing, Workflow Manager, Forms, la recherche en texte intégral, les versions et les contrôles d’accès dans son offre cloud principale. Le traitement intelligent des documents, les signatures numériques et l’intégration SAP sont des modules tarifés séparément. Ne considérez pas toutes les fonctionnalités de capture ou d’IA comme incluses simplement parce que le système de base prend en charge la saisie de documents.
Coût et limites : le fournisseur indique une fourchette habituelle de 30 à 125 USD, voire davantage, par utilisateur et par mois, en fonction du forfait, du type d’utilisateur et de l’échelle, avec un abonnement annuel et un devis sur mesure. Incluez le stockage, les modules complémentaires et les services dans ce devis. Confirmez l’interface client et la disponibilité des fonctionnalités requises pour le déploiement dans le cloud par rapport au déploiement sur site.
4. Laserfiche : formulaires, automatisation et conservation
À envisager pour : organisations évaluant la gestion des documents ainsi que les formulaires, l’automatisation des processus et la gouvernance des enregistrements. Déterminez si l’exigence concerne le stockage de documents ordinaires, un processus départemental ou un programme formel de conservation et d’élimination.
Le niveau cloud actuel Professional répertorie les formulaires personnalisés, l’automatisation des processus, les fonctions d’IA et la journalisation d’audit. Records Management est inclus dans Business et Business+ et proposé en tant que module complémentaire pour les abonnements inférieurs éligibles. Laserfiche propose également un produit à héberger sur votre infrastructure ; évaluez cette offre précisément, sans lui attribuer les conditions de la formule cloud.
Coût et limites : Professional affiche actuellement un équivalent annuel d’environ 73 USD par utilisateur et par mois avec un minimum de cinq utilisateurs ; Business environ 93 $ US avec un minimum de 25 utilisateurs. Cloud Starter est proposé par l’intermédiaire d’une démonstration ; demandez son devis actuel. Les prestations de services et de mise en œuvre sont facturées séparément. Une comparaison par utilisateur doit tenir compte de ces engagements minimum et de la portée de gestion des enregistrements requise.
5. Microsoft SharePoint : bibliothèques dans Microsoft 365
À envisager pour : organisations utilisant déjà Microsoft 365 et capables d’administrer les bibliothèques, les autorisations, les métadonnées et la gouvernance. Les licences existantes peuvent en faire un point de départ judicieux, mais quelqu’un doit encore concevoir et maintenir la configuration.
Les bibliothèques SharePoint fournissent un historique des versions et des contrôles d’accès. Microsoft Purview fournit des politiques de rétention, des étiquettes et des capacités de gestion des enregistrements avec différentes exigences de licence. Spécifiez l’action dont vous avez besoin : une politique de rétention de base, une période basée sur des événements, une étiquette déclarant un document comme enregistrement et une revue avant élimination ne relèvent pas nécessairement de la même licence.
Coût et limites : l’offre américaine actuelle Microsoft 365 Business Basic avec Teams est de 7 USD par utilisateur et par mois, payée annuellement et inclut SharePoint ; l’offre sans Teams est différente. Les forfaits Business prennent en charge jusqu’à 300 utilisateurs. Confirmez la licence Purview actuelle, tous les services d’automatisation ou d’IA et le temps d’administrateur requis pour le processus proposé. Un abonnement au stockage n’est pas le prix de chaque fonctionnalité de gouvernance.
6. Box : collaboration cloud et gouvernance selon l’offre
À envisager pour : les équipes cloud-first qui partagent régulièrement du contenu avec des clients ou des partenaires. Testez à la fois le travail interne et l’expérience du collaborateur externe, y compris les exigences de compte et d’accès.
Box Automate est disponible dans tous les offres professionnelles avec un éditeur visuel de circuits de travail de base. Enterprise et Enterprise Plus ajoutent des fonctionnalités telles que le branchement conditionnel et parallèle et les variables avancées ; Enterprise Advanced ajoute des fonctions d’automatisation par agents d’IA. Box Governance permet la conservation, l’élimination et les blocages de suppression pour motifs juridiques, et son statut inclus ou facultatif dépend du package.
Coût et limites : l’offre annuelle américaine répertorie Business à 15 US$ et Enterprise à 35 US$ par utilisateur et par mois, avec un minimum de trois utilisateurs. Comparez le package exact de flux de travail et de gouvernance plutôt que de supposer que ces fonctionnalités sont absentes de tous les niveaux inférieurs ou incluses dans chaque abonnement. Confirmez les exigences en matière de localisation des données et tout produit supplémentaire pertinent.
7. Egnyte : collaboration et cycle de vie des fichiers
À envisager pour : équipes remplaçant des serveurs de fichiers ou collaborant sur des dossiers de projets importants, notamment des travaux d’architecture, d’ingénierie et de construction. Testez la taille réelle des fichiers, l’accès à distance et la structure de projet requise.
Le niveau actuel Enterprise Lite ajoute la gestion du cycle de vie du contenu et des flux de travail avancés. Elite ajoute d’autres outils d’IA, une signature électronique et un filigrane dynamique ; Ultimate répertorie la classification des types de documents et l’extraction groupée de métadonnées. Ces distinctions sont importantes lorsque l’exigence va au-delà du partage de fichiers.
Coût et limites : les tarifs annuels affichés aux États-Unis sont de 22 USD pour Business, de 39 USD pour Enterprise Lite et de 48 USD pour Elite par utilisateur et par mois ; Ultimate nécessite un devis. Confirmez les actions requises en matière de cycle de vie et de flux de travail au niveau proposé. Si l’accès local ou la mise en cache sont importants, incluez explicitement cet arrangement de déploiement dans l’évaluation.
8. NetDocuments : documents et courriels des équipes juridiques
À envisager pour : cabinets d’avocats, services juridiques d’entreprise et équipes juridiques du secteur public. Évaluez la façon dont les documents et les e-mails sont organisés par client et par sujet, y compris le travail confidentiel et les barrières de confidentialité entre dossiers.
NetDocuments décrit une plate-forme cloud de documents et de courrier électronique avec des versions, des recherches et des travaux via des outils tels que Outlook, Word et Teams. Sa suite ndMAX comprend un assistant d’IA juridique et des applications de workflow reproductibles. Les résultats de l’IA doivent encore être examinés par rapport aux documents sous-jacents ; la présence de la fonction ne dispense pas de vérifier la réponse.
Coût et limites : la tarification est adaptée à la taille de l’équipe, aux produits, aux exigences de sécurité, à la mise en œuvre et à la migration. Demandez un devis couvrant la structure réelle du dossier, le classement des e-mails, les intégrations et le modèle d’accès. Une plateforme juridique spécifique mérite d’être prise en considération pour le travail juridique ; les équipes qui gèrent principalement des documents qualité, RH ou financiers doivent également évaluer l’adéquation de cette spécialisation.
Passer de la présélection à un essai concret
Pour chaque fournisseur, utilisez le même petit ensemble de documents et exigez les mêmes preuves. Incluez une facture numérisée, une procédure révisée et un contrat confidentiel. Il s’agit de tâches d’évaluation proposées et non de résultats d’un test effectué pour cet article.
- Rechercher : recherchez une numérisation difficile et récupérez un document via des métadonnées en utilisant un compte utilisateur ordinaire.
- Versions et décisions : soumettez une version pour approbation, ajoutez une révision ultérieure et établissez exactement quelle version couvre la décision.
- Accès : montrez ce qu’un réviseur, un éditeur et un destinataire externe peuvent réellement voir et télécharger.
- Exceptions : gérez un rejet, une absence de réponse et une correction sans perdre l’historique.
- Conservation : démontrez la date de début, les éléments couverts, l’action de fin et la procédure d’une restriction qui empêche la suppression.
- Preuve et sortie : récupérez les enregistrements d’événements pertinents et confirmez les formats d’exportation, les métadonnées et les responsabilités de migration.
Les exigences de sécurité doivent refléter les risques et les responsabilités de votre organisation. Le guide destiné aux petites entreprises du NIST Cybersecurity Framework (en anglais) offre un cadre volontaire utile pour organiser cette discussion ; il ne s’agit pas d’une certification DMS ni d’un substitut aux exigences légales applicables.
Choisissez le système dont les contrôles, l’administration et le coût complet démontrés conviennent à votre travail. Si Folderit figure sur votre liste restreinte, discutez de votre processus documentaire avec notre équipe et apportez les versions, les rôles et les exceptions que vous devez évaluer.
