Gestion des contrats d’entreprise

Gestion des contrats d’entreprise avec la gestion documentaire avancée de Folderit

La gestion de vos contrats devient difficile à maîtriser ? Découvrez la gestion des contrats d’entreprise de Folderit, une plateforme pour simplifier leur suivi. Centralisez vos contrats dans un espace protégé, où les personnes autorisées peuvent les retrouver facilement. 

Folderit associe un chiffrement AES 256 bits pour le stockage et des droits d’accès détaillés, afin de limiter la consultation des documents sensibles aux personnes habilitées. Automatisez les workflows, collaborez sur les documents et réduisez les tâches manuelles. Utilisez les intégrations disponibles, notamment Microsoft Office 365 et DocuSign, selon leur périmètre et leurs conditions. 

Transformez une gestion contractuelle chronophage en un processus plus clair et efficace avec Folderit.

Les difficultés de la gestion des contrats d’entreprise

Bien gérer les contrats est essentiel pour une entreprise, mais comporte de nombreux défis. Les méthodes traditionnelles peuvent être lourdes, lentes et sujettes aux erreurs. Voici les difficultés courantes :

• Désorganisation : Des contrats répartis entre plusieurs emplacements et formats rendent les documents importants difficiles à retrouver rapidement.
• Risques de sécurité : Les informations contractuelles sensibles peuvent être exposées à des accès non autorisés ou à des incidents, au détriment de la conformité et de la confiance.
• Processus inefficaces : Les workflows manuels ralentissent les validations et peuvent entraîner des échéances manquées et des occasions perdues.
• Collaboration difficile : Les difficultés de coordination pendant les négociations et les validations créent des blocages et des retards.
• Exigences de conformité : Vérifier que les contrats respectent les règles juridiques et réglementaires est complexe, surtout lorsque les volumes sont importants.

Les conséquences d’une gestion contractuelle insuffisante

Une gestion mal maîtrisée peut avoir de lourdes conséquences :

• Pertes de revenus : Les retards de validation peuvent faire perdre des possibilités commerciales et du chiffre d’affaires.
• Hausse des coûts : Des processus inefficaces et peu automatisés augmentent les coûts opérationnels.
• Risques juridiques : Le non-respect des obligations légales et réglementaires peut entraîner des sanctions et des litiges.
• Atteinte à la réputation : Les incidents de sécurité et les manquements à la conformité peuvent nuire à la réputation de l’entreprise et à la confiance de ses partenaires.

Comment Folderit répond à ces difficultés

Folderit aide à relever ces défis en apportant une gestion documentaire structurée et sécurisée aux contrats tout au long de leur cycle de vie.

Une gestion documentaire centralisée et plus simple

Référentiel central : Conservez vos contrats dans un emplacement centralisé et protégé. La plateforme facilite leur organisation, leur consultation et leur gestion à distance, pour que l’équipe retrouve les informations à jour selon ses droits.

Recherche avancée : Retrouvez les contrats nécessaires avec la recherche plein texte et les filtres avancés de Folderit. Affinez les résultats à partir des mots-clés, dates, métadonnées et autres critères disponibles.

Historique des versions et pistes d’audit : Suivez l’évolution des contrats grâce aux versions et aux journaux d’activité. Identifiez les opérations et leurs auteurs, consultez les révisions et restaurez une version précédente si nécessaire.

Des mesures de sécurité solides

Chiffrement AES 256 bits : Folderit protège le stockage des données contractuelles par chiffrement AES 256 bits et les échanges par des connexions chiffrées. Ces protections s’inscrivent dans un dispositif qui comprend aussi les droits d’accès et les procédures de votre organisation.

Contrôle des accès personnalisable : Définissez qui peut consulter vos contrats grâce aux autorisations utilisateur personnalisables. Attribuez des droits aux personnes ou aux groupes concernés afin de réserver la consultation et la modification des documents sensibles aux utilisateurs habilités.

Conformité et préservation juridique : Configurez les règles de conservation des contrats selon vos obligations et votre calendrier documentaire. Si un litige impose un gel de conservation, définissez et vérifiez avec Folderit les mesures nécessaires pour suspendre les suppressions et préserver les éléments concernés ; une fonction native de legal hold ne doit pas être présumée incluse.

Des workflows automatisés et efficaces

Automatisation des processus : Gagnez du temps et réduisez les erreurs avec des circuits de validation, des notifications et des rappels configurés. Définissez les responsables et les échéances pour suivre les tâches contractuelles selon les règles de votre organisation.

Collaboration sur les documents : Facilitez la révision et les échanges grâce aux commentaires et à la modification des fichiers pris en charge, notamment par Microsoft 365. Les parties prenantes peuvent examiner les contrats et apporter leurs retours pour fluidifier les validations.

Intégration avec les outils existants : Folderit propose notamment des intégrations Microsoft Office 365 et DocuSign pour créer, modifier ou soumettre des contrats à la signature dans les parcours pris en charge. Confirmez les licences, comptes tiers et étapes propres aux services concernés.

Accompagner le télétravail et le travail hybride

Accès cloud : Consultez et gérez vos contrats depuis le bureau, votre domicile ou en déplacement grâce à la plateforme cloud. Vous restez connecté au suivi contractuel pour prendre des décisions à distance.

Accès mobile : L’interface adaptée aux smartphones et tablettes permet de consulter les contrats et d’effectuer les actions prises en charge en mobilité, notamment les validations et les parcours de signature compatibles.

Améliorez votre gestion contractuelle avec Folderit

Folderit s’adresse aux organisations de différentes tailles, des petites structures aux grandes entreprises. Sa plateforme aide à simplifier les processus contractuels, à soutenir les démarches de conformité et à améliorer la collaboration, selon la configuration et la formule retenues.

Prêt à faire évoluer votre gestion des contrats ? 

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