Dokumendihaldussüsteemi vahetus hõlmab enamat kui failide kopeerimist. Säilima peab ka teave, mille abil dokumente leida, mõista ja hallata: metaandmed, vastutajad, juurdepääsuõigused ja vajalik ajalugu. Edukal üleviimisel on kokku lepitud ulatus, katsetatud edastusviis ning tõendid sihtsüsteemi täielikkuse kohta.
Juhend sobib üleminekuks jagatud kaustadest, failiserverist või teisest dokumendihaldussüsteemist. See hõlmab planeerimist, pilootprojekti, kasutuselevõttu ja kontrolli. Võimalikke viise kirjeldab Folderiti migratsioonijuhend (inglise keeles). Edastusviise ja avaldatud piiranguid kontrolliti 2. novembril 2026. Leppige lahendus ja teenuse ulatus Folderitiga kokku.
1. Inventeerige dokumendid ja neid kasutavad süsteemid
Loetlege iga allikas, selle omanik, failide arv, kogumaht, vormingud, kausta struktuur ja ärieesmärk. Kaasake tütarettevõtetes, osakondade arhiivides ja töövoorakendustes hoitavad dokumendid. Salvestage, millised protsessid neid loovad või värskendavad ja millised integratsioonid sõltuvad nende olemasolevatest asukohtadest.
Otsustage, mis on hõlmatud: praegused failid, ajaloolised versioonid, metaandmed, auditi tõendid, lingid, õigused ja lõpetamata töövood. Käsitlege neid eraldi migratsiooninõuetena. Failiedastus ei taasta automaatselt pärandsüsteemi versiooniajalugu ega juurdepääsumudelit.
Jagage sisu otsuse järgi: üle viia, säilitada kontrollitud ligipääsuga vanas arhiivis või hinnata lubatud hävitamiseks. Duplikaadid eemaldage alles pärast ametliku eksemplari ja säilitamiskohustuste kontrolli. Üleviimine ei alusta dokumendi säilitustähtaega uuesti.
2. Määrake vastuvõtukriteeriumid ja vastutajad
IT vastutab edastuse ja tehnilise kontrolli eest, valdkonna vastutajad dokumentide täielikkuse eest ning dokumendihalduse või õigusküsimuste eest vastutav isik säilitamisotsuste eest. Määrake inimene, kes võib anda kasutuselevõtuloa või otsustada lähteolekusse naasmise.
Mõlema veeru lugemiseks kerige tabelit külgsuunas.
| Vastuvõtmise kontroll | Näidistõendid |
|---|---|
| Täielikkus | Allika ja sihtkoha loendused ühtivad, kusjuures iga väljajätmine on selgitatud. |
| Faili terviklikkus | Failid avanevad õigesti; kontrollsummad ühtivad seal, kus edastus säilitab algsed baidid. |
| Metaandmed | Nõutavad väljad, kuupäevad, identifikaatorid ja loendiväärtused kaardistatakse õigesti. |
| Juurdepääs | Volitatud kasutajad saavad töötada; volitamata kasutajad ebaõnnestuvad juurdepääsutestides. |
| Igapäevatöö toimimine | Otsing, kinnitused, dokumentide lingid ja nõutavad integratsioonid läbivad kokkulepitud testid. |
| Taastamine | Kui aktsepteerimine ebaõnnestub, võib meeskond taastada või naasta kokkulepitud lähteolekusse. |
Failide muutumatuse kontrollimist selgitab National Library of New Zealandi digikogude juhend (inglise keeles). Faili terviklikkus ja tööprotsessi vastuvõtt on eri kontrollid: ühesugused baidid ei tõenda õiguste ega metaandmete korrektsust.
3. Kaardistage metaandmed enne mahukat importi
Looge lähtevälja, sihtvälja, andmetüübi, teisendusreegli ja omanikuga vastendusleht. Näiteks teisendage ebajärjekindel tarnija nimi kontrollitud loendiks, vastendage lepingu lõppkuupäev väljale Kuupäev ja säilitage päranddokumendi identifikaator oma väljal.
Ärge asendage dokumendi algset sisulist kuupäeva üleslaadimise ajaga. Eristage arve kuupäeva, lepingu lõppkuupäeva ja üleviimise kuupäeva. Kontrollige kuupäevavorminguid, ajavööndeid, tühje väärtusi, korduvaid tunnuseid ja mitme versiooniga dokumente.
Folderit toetab kohandatud välju ja kaustade metaandmemalle (inglise keeles). Exceli või CSV metaandmete puhul leppige enne põhiülekannet kokku väljade vastendus ning iga rea failiga sidumise viis. Ainult failinimi ei pruugi olla usaldusväärne sidumisvõti.
4. Valige ja katsetage edastusviis
- SFTP: suurte faili- ja kaustamahtude jaoks; ühendus ning protsess tuleb Folderitiga kokku leppida.
- Folderit Sync: töölauarakendus arvuti või failiserveri kaustade ja failide sünkroonimiseks.
- Brauseri üleslaadimine: kasulik väiksemate migratsioonide ja tüüpiliste testpartiide jaoks.
- ZIP-faili üleslaadimine: teisaldage kausta struktuur partiidena. Praegune importimisjuhend määrab maksimaalselt 500 MB ja 500 faili ZIP-i kohta.
Saadaolevate meetodite kohta vaadake jaotist Andmete importimine. Kinnitage läbilaskevõimet ja piiranguid pilootprogrammiga, kasutades oma failikomplekti. Leppige eraldi kokku, kuidas säilitada nõutavad auditi tõendid, versiooniajalugu ja töövookirjed.
5. Looge ja kontrollige juurdepääsuõigused
Enne laia juurdepääsu andmist looge sihtrühmad ja kaustade struktuur. Kaardistage ettevõtte rollid, selle asemel, et kopeerida vanu lube ilma ülevaatuseta. Testige juurdepääsu tavaliste kasutajakontodega, sealhulgas kontoga, mis tuleb keelata.
Folderiti õigustasemed (inglise keeles) eristavad eelvaadet, allalaadimist, muutmist ja üleslaadimist. Kontrollige välist jagamist ning päritud õigusi. Andke üleviimise tegijatele ainult vajalik ligipääs ja eemaldage ajutised õigused pärast töö vastuvõtmist.
6. Piloteerige terviklik äriprotsess
Valige väike esinduslik komplekt: skannitud PDF, Office’i fail, suur fail, varasem versioon ja piiratud juurdepääsuga dokument. Importige need koos metaandmetega. Laske kasutajatel dokumente otsida, lubatud andmeid muuta ning läbida kinnitamine või tutvumiskinnitus.
Kontrollige faili sisu ja metaandmeid eraldi. OCR aitab otsida toetatud skaneeringuid; see ei tõenda, et kõik struktureeritud väljad migreerusid õigesti. Logige iga erand, parandage selle põhjus ja korrake mõjutatud kontrolle enne järgmise partii kinnitamist.
7. Planeerige kasutuselevõtt ja tagasipöördumine
Etapiviisiline üleviimine võib häireid vähendada, kuid ei taga katkestusteta tööd. Leppige kokku üleminekuaeg: millal muutub vana süsteem kirjutuskaitstuks, kuidas kogutakse hilisemad muudatused ning mis hetkest lisatakse uued dokumendid Folderitisse.
Ärge sulgege allikat ainult seetõttu, et selle metaandmed on kopeeritud. Juurdepääs failidele, mis jäävad teise süsteemi, nõuab kokkulepitud ja testitud korraldust. Vältige mõlemas süsteemis kontrollimatut redigeerimist: tuvastage iga faasi autoriteetne asukoht.
- Kinnitage taastatav lähtekoopia ja kokkulepitud tagasipööramise kriteeriumid.
- Teavitage juurdepääsu katkestustest ja andke tugikontakt.
- Edastage lõplikud muudatused ja ühildage need allikaga.
- Enne tavapärase töökorra muutmist hankige valdkonna vastutaja nõusolek.
8. Võrrelge tulemusi, koolitage kasutajaid ja sulgege lähteallikas läbimõeldult
Pidage edastusregistrit, mis sisaldab allika identifikaatorit, sihtkoha identifikaatorit, partii, tulemust ja erandi olekut. Uurige puuduvaid faile ja ootamatuid loendusi. Kinnitage nõutavad metaandmed, otsitavus ja õigused, seejärel säilitage vastuvõtutõendid koos migratsiooniplaaniga.
Koolitage kasutajaid nende igapäevasteks toiminguteks ja vaadake pärast käivitamist tagasiside üle. Hoidke vana süsteemi kokkulepitud kontrolli- või säilitusaja jooksul kontrollitud ligipääsuga kättesaadavana. Sulgege see alles pärast säilitamise, lepingute ja hävitamisega seotud korralduse heakskiitu pädevate vastutajate poolt.
Migratsioonivalmiduse kontrollnimekiri
- Kinnitatud ulatus, allikaomanikud ja dokumentide loend.
- Testitud metaandmete vastendamist ja failide sobitamise meetodit.
- Arvestatakse nõutud versioonid, auditi tõendid ja töövoo ajalugu.
- Sihtõigused ja negatiivsed juurdepääsutestid on läbitud.
- Pilootfailid, otsingud ja ettevõtte töövood on aktsepteeritud.
- Kasutuselevõtt, viimased muudatused, tagasipöördumine ja kasutajate teavitamine on kokku lepitud.
- Tulemuste võrdlus ja lähteallika sulgemise heakskiit on dokumenteeritud.
Alles valite sihtsüsteemi? Vaadake meie dokumendihalduse ostujuhendit. Folderitisse üleviimiseks tutvuge migratsioonivõimalustega (inglise keeles) ja võtke enne kogu arhiivi teisaldamist meeskonnaga ühendust.
