{"id":77029,"date":"2025-09-23T16:07:34","date_gmt":"2025-09-23T13:07:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.folderit.com\/?page_id=77029"},"modified":"2026-11-02T02:34:18","modified_gmt":"2026-11-02T00:34:18","slug":"kaj-je-sistem-dms","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/","title":{"rendered":"Kaj je sistem DMS?"},"content":{"rendered":"\n

Sistem DMS<\/a><\/strong> (kraj\u0161e za Document Management System system, dobesedno \u00bbsistem sistem za upravljanje dokumentov\u00ab<\/em>) je programska re\u0161itev za shranjevanje, organiziranje, iskanje in varovanje digitalnih dokumentov. \u010ceprav je izraz tehni\u010dno podvojen, saj DMS<\/em> \u017ee pomeni Document Management System oziroma sistem za upravljanje dokumentov<\/em>, se pogosto uporablja pri spletnih iskanjih in poslovnih pogovorih.<\/p>\n\n\n\n

Sistem DMS v osnovi deluje kot digitalna omara za dokumente<\/strong>, vendar z naprednimi funkcijami, ki mo\u010dno presegajo preprosto hrambo. Dokumenti niso samo varni in preprosto dostopni, temve\u010d tudi ustrezno nadzorovani, sledljivi in skladni z regulativnimi zahtevami.<\/p>\n\n\n\n

Namen sistema DMS<\/h2>\n\n\n\n

Glavni cilj sistema DMS je uvajanje strukture in nadzora<\/strong> v vse ve\u010djo koli\u010dino poslovnih informacij. V \u0161tevilnih organizacijah so datoteke razpr\u0161ene po e-po\u0161tnih predalih, namizjih, skupnih diskih in celo fizi\u010dnih omarah. To ote\u017euje:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Hitro iskanje prave razli\u010dice dokumenta.<\/li>\n\n\n\n
  • Varno skupno rabo datotek med ekipami.<\/li>\n\n\n\n
  • Izpolnjevanje standardov skladnosti, ki zahtevajo podrobne revizijske sledi.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    DMS te izzive re\u0161uje z enim osrednjim repozitorijem<\/strong> za vse dokumente, dostopnim kadar koli in kjer koli.<\/p>\n\n\n\n

    Klju\u010dne funkcije sistema DMS<\/h2>\n\n\n\n

    Kakovosten sistem DMS obi\u010dajno vklju\u010duje:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Osrednji repozitorij<\/strong>: Vse datoteke so na enem varnem mestu, pogosto v oblaku, s strukturiranimi mapami in metapodatki za preprosto organizacijo.<\/li>\n\n\n\n
    2. Napredno iskanje<\/strong>: Namesto brskanja po ne\u0161tetih mapah uporabniki dokumente takoj najdejo s polnim besedilom, oznakami ali metapodatki po meri.<\/li>\n\n\n\n
    3. Upravljanje razli\u010dic<\/strong>: DMS samodejno bele\u017ei spremembe, prepre\u010duje podvojitve in omogo\u010da obnovo prej\u0161njih razli\u010dic.<\/li>\n\n\n\n
    4. Nadzor dostopa in pravice<\/strong>: Skrbniki lahko omejijo dostop do ob\u010dutljivih datotek in zagotovijo, da jih le poobla\u0161\u010deni uporabniki vidijo, urejajo ali delijo.<\/li>\n\n\n\n
    5. Revizijske sledi<\/strong>: Vsako dejanje, odprtje, urejanje ali skupna raba, se zabele\u017ei. To je bistveno za panoge, za katere veljajo GDPR, HIPAA ali standardi ISO.<\/li>\n\n\n\n
    6. Orodja za sodelovanje<\/strong>: Zaposleni lahko skupaj pi\u0161ejo dokumente, dodajajo komentarje in izvajajo delovne tokove odobritev, ne da bi izgubili sled, kdo je kaj naredil.<\/li>\n\n\n\n
    7. Hramba in arhiviranje dokumentov<\/strong>: Politike lahko samodejno arhivirajo ali izbri\u0161ejo zastarele dokumente in ohranijo informacije ustrezne ter skladne.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

      Prednosti uporabe sistema DMS<\/h2>\n\n\n\n

      Uvedba DMS lahko preoblikuje na\u010din dela organizacije z dokumenti. Prednosti vklju\u010dujejo:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • U\u010dinkovitost<\/strong> \u2014 Zaposleni manj \u010dasa i\u0161\u010dejo datoteke in ve\u010d \u010dasa namenijo produktivnemu delu.<\/li>\n\n\n\n
      • Varnost<\/strong> \u2014 \u0160ifriranje, pravice in obla\u010dne varnostne kopije varujejo pred izgubo podatkov in nepoobla\u0161\u010denim dostopom.<\/li>\n\n\n\n
      • Skladnost<\/strong> \u2014 Vgrajene revizijske sledi in pravila hrambe podpirajo pravne in regulativne zahteve.<\/li>\n\n\n\n
      • Prihranek stro\u0161kov<\/strong> \u2014 Manj\u0161a odvisnost od fizi\u010dne hrambe in papirnih postopkov.<\/li>\n\n\n\n
      • Raz\u0161irljivost<\/strong> \u2014 DMS lahko raste z organizacijo ter upravlja tiso\u010de ali milijone dokumentov.<\/li>\n\n\n\n
      • Sodelovanje<\/strong> \u2014 Ekipe na razli\u010dnih lokacijah varno dostopajo do istih dokumentov in sodelujejo v realnem \u010dasu.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        Kdo uporablja sisteme DMS?<\/h2>\n\n\n\n

        Sistemi DMS so raz\u0161irjeni v panogah, kjer sta varnost in dostopnost dokumentov klju\u010dni:<\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Zdravstvo<\/strong> \u2014 Kartoteke pacientov, recepti in dokumentacija o skladnosti.<\/li>\n\n\n\n
        • Pravne storitve<\/strong> \u2014 Pogodbe, datoteke primerov in sodni dokumenti.<\/li>\n\n\n\n
        • Finance<\/strong> \u2014 Ra\u010duni, revizijska poro\u010dila in regulativne vloge.<\/li>\n\n\n\n
        • Javna uprava in izobra\u017eevanje<\/strong> \u2014 Javne evidence, politike in upravne datoteke.<\/li>\n\n\n\n
        • Mala in srednja podjetja (MSP)<\/strong> \u2014 Kadrovske datoteke, politike in vsakodnevni operativni dokumenti.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          DMS in hramba v oblaku<\/h2>\n\n\n\n

          Pomembno je lo\u010diti DMS od osnovne obla\u010dne hrambe, kot sta Google Drive ali Dropbox. Oboje shranjuje datoteke na spletu, vendar DMS ponuja posebne funkcije<\/strong> za poslovno uporabo, kot so:<\/p>\n\n\n\n

            \n
          • Podrobne pravice dostopa.<\/li>\n\n\n\n
          • Samodejni delovni tokovi.<\/li>\n\n\n\n
          • Revizijski dnevniki, pripravljeni za skladnost.<\/li>\n\n\n\n
          • Pravila dolgoro\u010dnega arhiviranja in hrambe.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

            Orodja za obla\u010dno hrambo so odli\u010dna za posameznike in majhne ekipe, organizacije, ki potrebujejo nadzor, skladnost in raz\u0161irljivost<\/strong>, pa imajo veliko ve\u010d koristi od namenskega sistema DMS.<\/p>\n\n\n\n

            Pogosta zmota: \u00bbsistem DMS\u00ab<\/h2>\n\n\n\n

            Ker DMS<\/em> \u017ee pomeni Document Management System oziroma sistem za upravljanje dokumentov<\/em>, je izraz \u00bbsistem DMS\u00ab tehni\u010dno ponavljanje. Vendar je postal obi\u010dajen na\u010din spletnega iskanja<\/strong>, podobno kot izraz \u00bbATM machine\u00ab. Med raziskovanjem re\u0161itev boste pogosto naleteli na izmeni\u010dno uporabo obeh izrazov.<\/p>\n\n\n\n

            Sklep<\/h2>\n\n\n\n

            Sistem DMS<\/strong> je ve\u010d kot prostor za datoteke: je strukturirano okolje, ki zagotavlja, da so dokumenti:<\/p>\n\n\n\n

              \n
            • Preprosto najdljivi.<\/li>\n\n\n\n
            • Varno shranjeni.<\/li>\n\n\n\n
            • Skladni s predpisi.<\/li>\n\n\n\n
            • Dostopni pravim ljudem ob pravem \u010dasu.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              Za podjetja, ki \u017eelijo zmanj\u0161ati neu\u010dinkovitost, pove\u010dati varnost in ohraniti skladnost, je sistem DMS bistveno orodje.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":0,"parent":76987,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-77029","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\nKaj je sistem DMS? | Folderit<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"en_US\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Kaj je sistem DMS? | Folderit\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Document Management System Folderit\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2026-11-02T00:34:18+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Folderit-EDMS.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1200\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"628\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/png\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:title\" content=\"Kaj je sistem DMS? | Folderit\" \/>\n<meta name=\"twitter:description\" content=\"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.\" \/>\n<meta name=\"twitter:site\" content=\"@FolderitDMS\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"3 minutes\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/\",\"name\":\"Kaj je sistem DMS? | Folderit\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#website\"},\"datePublished\":\"2025-09-23T13:07:34+00:00\",\"dateModified\":\"2026-11-02T00:34:18+00:00\",\"description\":\"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"sl\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/\"]}]},{\"@type\":\"BreadcrumbList\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/#breadcrumb\",\"itemListElement\":[{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":1,\"name\":\"Home\",\"item\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/cloud-dms\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":2,\"name\":\"Slovar upravljanja dokumentov\",\"item\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/\"},{\"@type\":\"ListItem\",\"position\":3,\"name\":\"Kaj je sistem DMS?\"}]},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#website\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/\",\"name\":\"Document Management System Folderit\",\"description\":\"Simple Cloud Document Management System Software\",\"publisher\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#organization\"},\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":{\"@type\":\"PropertyValueSpecification\",\"valueRequired\":true,\"valueName\":\"search_term_string\"}}],\"inLanguage\":\"sl\"},{\"@type\":\"Organization\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#organization\",\"name\":\"Folderit Ltd\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/\",\"logo\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"sl\",\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#\/schema\/logo\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg\",\"width\":300,\"height\":300,\"caption\":\"Folderit Ltd\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#\/schema\/logo\/image\/\"},\"sameAs\":[\"https:\/\/www.facebook.com\/folderit\",\"https:\/\/x.com\/FolderitDMS\",\"https:\/\/www.linkedin.com\/company\/folderit-document-management-system\/\",\"https:\/\/www.youtube.com\/@Folderit_com\"]}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"Kaj je sistem DMS? | Folderit","description":"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/","og_locale":"en_US","og_type":"article","og_title":"Kaj je sistem DMS? | Folderit","og_description":"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.","og_url":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/","og_site_name":"Document Management System Folderit","article_publisher":"https:\/\/www.facebook.com\/folderit","article_modified_time":"2026-11-02T00:34:18+00:00","og_image":[{"width":1200,"height":628,"url":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Folderit-EDMS.png","type":"image\/png"}],"twitter_card":"summary_large_image","twitter_title":"Kaj je sistem DMS? | Folderit","twitter_description":"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.","twitter_site":"@FolderitDMS","twitter_misc":{"Est. reading time":"3 minutes"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/","url":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/","name":"Kaj je sistem DMS? | Folderit","isPartOf":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#website"},"datePublished":"2025-09-23T13:07:34+00:00","dateModified":"2026-11-02T00:34:18+00:00","description":"Kaj je sistem DMS? Spoznajte upravljanje dokumentov, varno shranjevanje, iskanje, razli\u010dice, pravice dostopa in avtomatizacijo postopkov.","breadcrumb":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/#breadcrumb"},"inLanguage":"sl","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/"]}]},{"@type":"BreadcrumbList","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/kaj-je-sistem-dms\/#breadcrumb","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"name":"Home","item":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/cloud-dms\/"},{"@type":"ListItem","position":2,"name":"Slovar upravljanja dokumentov","item":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/slovar-upravljanja-dokumentov\/"},{"@type":"ListItem","position":3,"name":"Kaj je sistem DMS?"}]},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#website","url":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/","name":"Document Management System Folderit","description":"Simple Cloud Document Management System Software","publisher":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#organization"},"potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/?s={search_term_string}"},"query-input":{"@type":"PropertyValueSpecification","valueRequired":true,"valueName":"search_term_string"}}],"inLanguage":"sl"},{"@type":"Organization","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#organization","name":"Folderit Ltd","url":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/","logo":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"sl","@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#\/schema\/logo\/image\/","url":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg","contentUrl":"https:\/\/www.folderit.com\/wp-content\/uploads\/2016\/02\/folderit-document-management-logo.jpg","width":300,"height":300,"caption":"Folderit Ltd"},"image":{"@id":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/#\/schema\/logo\/image\/"},"sameAs":["https:\/\/www.facebook.com\/folderit","https:\/\/x.com\/FolderitDMS","https:\/\/www.linkedin.com\/company\/folderit-document-management-system\/","https:\/\/www.youtube.com\/@Folderit_com"]}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/77029","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/28"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=77029"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/77029\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":77939,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/77029\/revisions\/77939"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/76987"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.folderit.com\/sl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=77029"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}